干好企业办公室的工作，不易；尤其是行政。
    行政是什么？往好听里说，叫支持保障，是企业运转的后勤、是上传下达的纽带、是规章制度的制定者和执行者，是领导信任的人儿、贴身的角儿；可关上门说，就是打杂的伺候人的搞服务的，是鸡毛蒜皮没小事的琐碎繁杂，是哪着火奔哪的着急忙慌，是表彰大会上坐底下鼓掌的，是干好了应该、干砸了挨板儿的……
    其实不管别人怎么理解，都不为错，只是要看你自己。要想让人家高抬一眼，你就得想法把这摊平凡的活干好、干出彩儿，这可不易——要会做事，更要会做人。但反过来，要是抱着“不求有功但求无过”的心态，行政也不难。因为干好干坏，基本没有量化的考核指标，多是通过领导和员工的满意度来衡量，甚至很多时候有功的不如嘴甜的，多干的不如会来事的。
    那么企业里的行政工作到底指什么？我总结后，得出下面的结论：
    往大里说，行政有两大方向：对外和对内。对外，就是指外联，具体工作有外部公关、有企业年检、有来宾接待，还有积累企业人脉、扩展可用资源等等，有些单位把法务工作和媒体维护也放在了这里。
    对内，就比较庞杂了。依我看来，还得再分两大块：其一，是日常行政事务；其二，是公司首脑的助理文秘。公司首脑的助理和文秘工作，包括协助领导制定日程、管理时间，制作会议纪要、起草重要文件，以及拟定领导发言稿件、撰写通稿；此外还包括监督催办公司各项重要工作等等，甚至要给领导做好生活秘书、司机和保镖。
    这项工作不好干，别看助理秘书们职位上隶属于办公室，但接触的都是上层的官儿，听见的都是绝密的事儿，嘴里不能跑车、肚里却要撑船；论专业讲能力，得让公司上下认可；必要的时候，还得让副总们听你安排。说实话，肚里没点儿真本事，公司里没点儿老资历，还真干不了这活儿。
    再说说日常行政事务，这可是支持保障体系里最繁琐、最麻烦、最伤神费力的部分，大到公司运转，小到钉扣锚栓，没有你不操心的。什么行政制度汇编执行、管理费用预算编制、资产管理、档案管理、办公环境维护、后勤保障、来宾接待、会务服务……反正公司业务口职责范围里不包括的东西，不论文武，你都得捡起来，都得惦记着忙乎着。
    想干好这活儿，你首先得熟悉各项管理制度，得知道多少钱以上算“固资”、多少钱以下算“低耗”，低耗是什么采购流程、固资又是什么报废手续；要关心食堂伙食质量，还要控制支出提防厨子记花账；要知道每辆车每天都去了哪、拉谁去的、有没有办私事、有没有闯红灯，哪辆又该加油了、哪辆又该年检了，哪辆又该保养了、哪辆又该买险了……有人查阅档案，一说名目，必须马上检索到所有信息：哪个项目的、合同还是补充协议、跟谁签的、原件还是复印件、多咱儿归档的、编号多少、现在躺在哪排柜子第几层哪个档案盒里……
    办公室主任最累。
    要在第一时间拿出最妥当的方案处理紧急事件、要在最后一刻检查各屋各室门窗电源；有时疲惫不堪也要笑逐颜开接待贵客，有时还要提心吊胆在法律文书上签回执；有时为了协调好各部门关系，要在某些问题上合理让步，放低姿态息事宁人；有时为了坚持原则，又要和别的主管不卑不亢、据理力争、坚持到底、当仁不让……还要有心计、能撑事，要上得厅堂下得厨房，要懂得必要时运用手腕，要善于危机时化解矛盾；既要让领导交代你工作后放心，又要让同事托付你责任后满意——总之，相当好一个办公室主任，不说人事单说行政，就不易。

    我以前在房地产公司做过行政专员，也做过总经理秘书。我体会，要想干好这两摊活儿，那必须花一番心思。
    就拿给领导当秘书来说吧，就得时刻苦练内功。
    每天和领导在一起，要会察言观色、要懂门槛礼数，点菜要有思路、挡酒要有真量，说话得有分寸、做事得有把握，手要勤、眼要快，要急到领导前边、乐在领导后边。不能说上通天文下晓地理，也要做到爱好广泛知识面宽，反正领导开了头儿的话题，不能到你这没了词儿、断了茬儿。领导们喜欢养鱼还是浇花，你要了如指掌；领导喜欢打羽毛球，你就穿件尤尼克斯的T恤；领导喜欢帕瓦罗蒂，你就学学《我的太阳》；心细的，连领导结婚纪念日和老婆孩子生日，都要烂熟于胸；身份证号也得装脑袋里，万一双休日领导让你订机票，你总不能回单位查本子或者在电话里头问人家吧？
    恭维领导也是必须的，领导心情好，对公司上下谁都好，也有利于各项工作推进。但“拍马屁”也要讲究个真实自然、深浅得当。否则，让领导觉得太假太肤浅就不来劲了，弄不好还得在大伙儿心中落个坏名声，不值。
    领导秘书要苦练内功，行政专员也得动脑子，不能一味低头傻干，容易累着自己还不出成绩。我觉得，一个好的行政专员，要把握以下四点，时刻反省自身。
    第一，要有责任心。责任心对于我们来说太重要了，因为我们每天面对的活儿枯燥繁杂，很快会身心疲惫。人一疲惫，就容易丢三落四，赶上责任心不强的，就要犯错误、酿成损失甚至出大事。行政上的活儿，干一百个好难顶一个不好，真有个闪失，对不住公家也对不起自个儿。
    第二，要有执行力。还是那句话，行政上的活儿枯燥繁杂，涉身其中，不时刻挑战一下自己的执行力和忍耐力，是难有作为的。这个过程是异常痛苦的，所以说，不是说谁都能干行政，也不是说你学历高、有经验，就干得了办公室主任的。
    第三，要有创新意识。有人说干办公室工作不需要创新意识，其实不然。没有一项工作敢说自己不必与时俱进的。就拿企业里的各项规章制度和工作流程来说，它们的制定都是带有时代色彩、带有物质局限性的，假如一个办公室主任带领一帮兵弟兄天天墨守成规的干活儿，那是要浪费人财物的。所以，有些东西，该创新的就要创新。
    第四，那就是人缘了，文化词儿叫“亲和力”。这可是硬邦邦的道理，我已屡试不爽。比如说，行政部和财务部的关系最难搞，一个花钱一个管钱，冥冥中有很多微妙的冲突和误会。但幸亏我为人做事好讲人缘，最终以诚待人、以德服人，搞好了双方关系，相互一配合，可谓无坚不摧、所向披靡，工作上的困难无不迎刃而解——爽！
    最后，想干好这行，还要多看书多读报，要把想到东西能写出来，要外圆内方、老于人情世故……等等这些必不可少，不过这又都是行政人员和办公室主任的基本功，不必多讲。不过说到家，不能忘的还是那句话——做事先做人。
    其实做这行，我可不是尽善尽美，需要提高的地方太多了，幸亏我爱这行，因为我总觉得干好这行，就能学会做人，学会了做人，是这辈子最大财富。

我想起一个幽默：要说做行政、做办公室的最佳人选，我琢磨着，怎么也应该是上大学的时候读行政管理专业，又总爱去法律系蹭课，偶尔还让数学系的情人讲讲逻辑，每周末还忘不了跑去中文系参加老乡会；后来，参加了工作，又被社会开过玩笑，被现实蹂躏过、折磨过，哭过、笑过、呆过，幸福过、感恩过，还得反思过……