新浪博客好友景行高山老师致克茹好友：

电子邮件还算比较新的通讯联络方式，经常遇到一些邮件，比如无头（无寄件人）、无尾（无发件人）、无标题、空白邮件（只有附件）等等，感觉不是很有礼貌，为规范其行为，我曾在专门给学生的邮箱里设自动回复的内容，大意就是上述那些不礼貌的邮件将被自动删除，因此引起的不便或给发件人造成的损失由自己负责。 ……可否把这方面的礼仪总结一下，写成一个系统一点文章，以便形成一个规范……

感谢景行高山老师提醒！

礼仪培训师徐克茹：再谈电子邮件礼仪

前文《群发邮件时的重要问题》详述了群发电子邮件的不同方法，本文对电子邮件的发送礼仪再做一个总结，不足之处，还请各位补充：

1、注意保密。

一般单位的文件秘密级别可以分为“绝密”、“机密”、“密”、“普通”等四个级别，只有其中的“普通”文件可以通过电子邮件发送，凡带有“密”的文件严禁用电子邮件发送。

发送时，要搞清群发的“并列收件人”、“抄送”和“密送（有的邮箱称之为‘暗送’）”功能的区别。

2、在地址输入框内，准确无误地键入对方的邮箱地址。避免误将邮件发送给他人。

3、在主题输入框内，必须简明扼要地书写邮件主题。主题不清楚或无主题邮件，可能会被对方当成垃圾邮件删除掉。

4、正式邮件——（包括发给领导、同事、客户、老师、长辈、同学等人的邮件，唯本人之亲密关系人除外），请使用传统的信函格式。

什么是传统的信函格式呢？传统的信函格式，包括称谓、问候语、正文、敬祝语、具名语、日期六个部分。

（1）称谓

书信中的称谓是写信人对收信人的称呼，它表示写信人与收信人的关系。称呼写在第一行，要顶格写，后面加冒号。对收信人的称呼要根据发信人与收信人的关系来定，还要考虑具体情况。例如：“敬爱的李部长”、“尊敬的张经理”、“李老师”、“王先生”等。直呼其名只限于较亲密或熟悉的人之间。书信最后的署名也要按照自己和收信人的关系来写，与开头的称呼相对应。

（2）问候语

称谓之后，另起一行空两格，书写问候语，如“您好！”、“近来身体可好？”、“最近工作一定很忙吧！”，等等。   

（3）正文

书写时要另起一行空两格。继续书写内容时，可以转行分段叙述，每一段开头空两格。

（4）敬祝语

敬祝语位于正文后，一般是表示祝愿或敬意的敬语、祝词。在公务书信中，即使是最简洁的信件，也不可省略敬祝语，否则会失去公务信件的正式感。

具体的敬祝语应根据双方的关系来定。敬祝语由两部分组成，前一部分（如“此致”、“祝颂”、“祝”、“谨祝”、“预祝”等）应单独占一行，左起空两格，后一部分（如“敬礼”、“最诚挚的敬礼”、“安康”、“文祺”、“商祺”、“工作顺利”、“身体健康”、“节日愉快”、“一帆风顺”等）必须另起一行顶格写。

（5）具名语

具名语是写信人的姓名加身份和修饰语，要与称呼相适应，写在敬祝语下面的右下角区域。

（6）日期

日期是传统邮件必须的部分，写在具名语的下面略靠右。电子邮件上通常自附发送时间，遇到一天之内频繁往返发送邮件的情况时，可以省略日期。

5、邮件内容应简明扼要，篇幅不可过长。如果发送的是长篇的资料，应选择以附件形式发送。每次所发的附件不可过大，要考虑到对方邮箱的容量大小。附件过大时可分几次发送，便于对方查收。发送附件时应以正文说明，正文不可为空。

6、邮件用语要礼貌规范，表达出对对方的尊重。撰写英文邮件时不可全部采用大写字母，否则像是在向对方“吼叫”。慎用网络流行语。

7、重要邮件发送后，可短信告知对方，提醒对方查收。发送之前，养成再次检查的好习惯。

8、定期查看新邮件，并注意及时回复。涉及较难处理的问题时，可先回复邮件已收到，再择时另发邮件予以具体回复。

9、定期整理邮箱。重要邮件要及时拷贝保存，垃圾邮件要及时清除。有些来历不明的邮件可能携带病毒，最好不要打开，应直接删除。

返回礼仪培训师徐克茹新浪博客主页