​宝洁大中华区传播与公关副总裁 许有杰

你进公司第一份写的文件是什么？或许是不成文规定，我发现会议记录是最常遇到的商业写作，而通常也是大多数人进公司写的第一份文件，它不见得是加分的文件，但写不好会扣分。到底怎么写好会议记录呢？以下是宝洁大中华区传播与公关副总裁许有杰的人气分享。

所有的商业写作，都可以归类成「通知」（Inform）及「影响」（Influence）两大类。市场调查报告属于「通知」类，主要在陈述结果；若是向主管提案，则属于「影响」类，希望自己的想法能受主管采用。不过，两者的最终目的都是相同的：让主管拥有足够的信息，用以做重要决策。

不可否认地，在公司里，每个人都有自己的事要做、要忙，所以「让人在最少的阅读、最短的时间内清楚你要传递的讯息」，就是商业写作的首要原则。

确认会议目的，才能掌握写作方向

会议记录，顾名思义就是记录会议内容，但依我长期在业界的观察，许多人会把重点放在记录过程与细节，而非结果，以致信息太多，反而会埋没最重要的讯息。

一个好的会议记录，必须先理解会议的最终目的。在开会前，就先向主管或会议发起人确认此次会议要达成的目标，再根据目标，把讨论结果记录下来，没必要将会议提及的所有文字都一一列出。

下图是我常用的会议记录格式，我习惯将纸张分为两栏，一栏记录议题（Topic）的讨论结果，另一栏则是写下议题的「下一步」（Next step）由谁负责追踪、内容为何、预计何时完成等。下次开会，再把会议记录拿出来，就可以知道上次开会大家同意了什么，而这段期间，大家完成了什么。

http://wx3/wap720/691d4998gy1fctkr13mn3j20ci0gojs0.jpg3件事" />

​掌握三大要点，写出「好」会议记录

不管任何职务、阶级的人都有可能会需要写会议记录，它看似简单，其实还是有些眉角需注意。我觉得会议记录是最容易受到「拖延症」影响的工作，推测原因可能是大家不太理解其功用，所以才忽略它的重要性。

我认为工作者需掌握三大要点，才能写出一个好的会议记录：

1. 确保与会者达到共识：

撰写者可以先把会议记录寄给有参加会议的人，请他们看内容是否正确，如果有误，赶紧修正。若是大家对纪录都没有异议，那此份会议记录就可以代表大家对会议结果的共识。

2. 做为后续提醒：

天有不测风云，项目的方向或时程会有所更动，有时并不是因为员工出错，而是受外在因素影响。当主管有所质疑时，只要拿出会议记录比对，就能有所依据，证明是受到外在因素的影响，而不是没掌握好可控因子。

3. 时效内完成才具可信度：

会议记录在24小时内完成，才能确保内容的准确度。有些人会觉得比起其他工作，会议记录较不需要紧急处理，就把工作排序到很后面。以致要开始写的时候，往往都忘了当初会议的内容为何，就算向其他人确认，大家也不一定记得。

会议记录是件简单的事情，不必搞得太复杂，最起码文笔要通顺，不要有错字或造成别人误解的语句，因为愈简单的东西，如果有错，愈容易被看见。

下次在撰写会议记录前，应该要先与主管沟通、达到共识，看哪些细节需要保留，而哪些不用，才能精简地表达重点，不至于失焦。

​查看更多数据化管理文章，请关注公众号：数据化管理（sjhglwx）

​