监督检查方法介绍

业务执行结果有效性监督

--如何监督检查业务执行结果和直接找到业务亏损原因？（二）

 

作者：樊光中

 

 

     工作方法

     1）组织形式

     监督检查工作小组人员按照各自分工独立或者2人一组共同完成。

     2）工作依据与方法技巧

     有效性监督依据是业务执行结果资料，任务是发现业务执行结果偏离管理目标的事实。执行结果有效性监督核心方法是目标对比法，即将业务执行结果对比业务管理目标，认证业务管理目标是否实现。任务1、2和3的工作方法均是目标对比法。

    监督对象----某业务管理目标一般在公司对该业务主责部门的年度管理目标责任书中明确了具体管理目标值，在公司的业务管理制度中明确定义了该业务的管理 目标名称、含义、计算公式等内容。但是，有的企业，管理目标值不一定在年度管理责任书中明确，也不一定在公司的该业务管理制度中明确规定，如果两个地方都 没有明确，有效性监督过程中的业务执行结果监督就没有参照标准了，这样的情形，若进行制度建设充分性监督，监督评价制度建设充分性时，会发现制度中缺失业 务管理目标方面的定义。

    还有一种情形，制度中定义的业务管理目标比较抽象和空泛，难以参照对比，无法评价业务执行结果是否达到业务管理目标，这样的情形，若进行业务流程适宜性监督时，会发现制度中定义的业务管理目标不适宜。

    在业务制度中明确定义了业务管理目标，责任书中也明确了当年的业务管理目标考核值，则就可以进行以下的业务执行结果有效监督评价工作。

     实施过程中，执行结果有效性监督可以细分为业务执行结果有效性评价标准选择、抽取业务样本、业务执行结果描述和执行结果有效性对标判断四步来完成。

     第一步是执行结果有效性评价标准选择

     执行结果有效性评价的实质是针对业务绩效情况的评价。要评价业务绩效，需要有一个参照标准。这个参照标准指的是我们企业管理层给各业务经办责任部门、责 任岗位确定的年度责任目标，往往以签订目标管理责任书形式来明确，这个目标就是业务绩效应该达到的目标值，即业务管理目标。

    有效性评价标准选择原则

    1）遵循业务管理目标按照业务分类分解原则。业务管理目标可以分为三个层次，第一个层次是业务整体绩效管理目标。如企业的采购成本 管理目标，指的是企业某一绩效考核期内，所有物资采购成本的合计数应该在某个合理控制的额度以内，其所有采购的物资采购额就包括各类物资的分项采购额合 计；第二个层次是业务内部的分类绩效管理目标。业务整体绩效管理目标是由各分类绩效管理目标的加权合计，业务整体的有效运行依赖各分类业务的有效运行，业 务总的绩效管理目标实现依靠各分类业务绩效管理目标的实现程度。这样的分类，可以按照业务对象的自然特征分类，如物资采购成本管理目标，就有生产用原材料 采购成本、辅助物资采购成本、零星物资采购成本等组成，物资采购成本管理目标的实现依靠生产用原材料采购成本、辅助物资采购成本、零星物资采购成本等的分 别实现；也可以按照业务的重要性、或者价值百分比，进行ABC分类法，分为A类、B类、C类三类业务绩效管理目标；第三个层次是单笔业务的管理目标。企业 业务流程的管理目标的实现，依靠企业组织的具体每笔业务的工作质量，也就是说，每笔业务都应该有一个具体的管理目标，该具体管理目标是否实现，影响该业务 流程的管理目标的最终实现程度。一般情况下，一个类别的业务实施过程，对应一个具体的业务流程，于是，各分类业务管理目标实际是由各分类的单笔业务事件项 管理目标实现有机组成的。某类业务的单笔业务事件管理目标实现，该类业务绩效管理目标实现就有支撑。因此，业务绩效管理目标，按照分层分类，主要有单笔业 务绩效管理目标、分类业务绩效管理目标和业务整体绩效管理目标三个层次组成。管理实践中，为了实现业务整体绩效管理目标，往往以业务整体绩效管理目标值为 依据，根据各分类业务在整体中的占比和业务的市场特征，分别确定各分类业务绩效管理目标值，单笔业务绩效管理目标就直接参照分类管理目标值。如企业采购成 本预算降低率，如企业确定2014年企业采购成本预算降低率为8%，企业采购成本又可以分类生产用原材料采购成本、辅助物资采购成本、零星物资采购成本， 假设成本占比分别为80%、15%、5%，根据这三类物资采购的不同市场趋势，物资采购部门经过测算，可以将降低率8%进一步分解为原材料采购成本预算降 低率6%、物资采购成本预算降低率20%、资采购成本预算降低率4%，而三个分类的单笔业务绩效管理目标则分别为6%、20%、4%。如果物资管理部门没 有将企业采购成本预算降低率进行进一步测算分解，则三个分类的绩效管理目标和三个分类的单笔业务绩效管理目标均采用企业采购成本预算降低率为8%。

    2）遵循业务目标实现按照时间单元分解的原则。业务最终绩效管理目标的实现程度依赖业务在单元时间段内的目标实现程度。在管理实践 中，为了保证企业业务绩效管理目标最终实现，企业管理者往往会以年度作为一个完整的业务绩效管理目标考核周期，也有业务因为完成周期超过1年的，则以业务 完成期作为一个完整的业务绩效管理目标考核周期。实施者为了能够提高目标实现的程度，会把业务完成期超过1年的分解到年时间单元段，也会进一步将年度的业 务绩效管理目标分解到季度、月度、旬等更小时间单元段，分段来动态掌握业务目标实现情况。目标管理过程中，用旬的绩效管理目标保证月的绩效管理目标实现， 用月的绩效管理目标保证季度的绩效管理目标实现，用季度绩效管理目标来保证年度绩效管理目标的实现，再用年度绩效管理目标的实现保证业务完成期超过1年的 业务绩效管理目标实现。按照业务绩效管理目标的实现在不同长度时间单元段内的相互依赖性，有效性评价标准，我们按照旬、月、季度、年度的绩效管理目标定义 业务不同的期间绩效管理目标，结合前面的分类原则，这样，关于业务流程的绩效管理目标，在时间轴上，主要有旬、月、季度、年度、业务完成期（超过1年的） 绩效管理目标组成，不太重要的业务，可以按照月、季度、年度、业务完成期（超过1年的）绩效管理目标组成。还是以2014年企业采购成本预算降低率为8% 为例，实施部门物资部为了确保管理目标实现，从时间轴上，分解为1-3月企业采购成本预算降低率为10%，4-6月为9%，7-9月为8%，10-12月 为9%，这样2014年1季度企业采购成本预算降低率为10%，2季度月为9%，3季度为8%，4季度为9%。如果物资管理部门没有将企业采购成本预算降 低率从时间轴上进一步测算分解，则月、季度采购成本预算降低率均以8%为准。

    3）遵循顾客价值、相关方满足和目标管理责任书导向三结合的原则。目标的实现必须围绕顾客需求得到满足为前提，兼顾相关方满足，同 时，将企业内部设定的目标管理责任书确定的目标值结合。企业内部为了调动管理积极性、明确管理目标，会每年年初签订年度绩效管理目标责任书，给业务生产经 营人员明确业务绩效管理目标，而这样的目标往往是依据顾客需要、市场行情、相关方诉求来确定的，因此，有效性评价标准与企业内部签订的年度绩效管理目标责 任书保持一致，并参照顾客需要、市场行情和相关方诉求。

    有效性评价标准选择

     有效性评价标准依据，首先是企业内部签订的年度各项业务绩效管理目标责任书，其次，在没有签订管理目标责任书时，依据顾客需要、市场行情确定绩效管理目 标。具体包括三个层面的执行结果有效性评价标准：单项业务执行结果有效性评价标准，期间业务执行结果有效性评价标准和年度（业务完成期超过1年的为业务完 成期）业务执行结果有效性评价标准，期间业务执行结果有效性评价标准和年度业务执行结果有效性评价标准又可以按照分类、整体执行结果有效性评价标准进行划 分。

    具体详见下图4-4业务结果有效性评价标准矩阵分布图。

图4-4业务结果有效性评价标准矩阵分布图

时间 分类	旬	月	季度	年度	业务完成期（超过1年的）
A类	A类每旬分解目标	A类每月分解目标	A类每季度分解目标	A类年度分解目标	A类业务完成期目标
B类	B类每旬分解目标	B类每月分解目标	B类每季度分解目标	B类年度分解目标	B类业务完成期目标
C类	C类每旬分解目标	C类每月分解目标	C类每季度分解目标	C类年度分解目标	C类业务完成期目标
……
业务整体	业务整体每旬分解目标	业务整体每月分解目标	业务整体每季度分解目标	业务整体年度分解目标	业务整体在完成期目标
备注	业务分类可以可按规格、型号、批次、重要程度、价值不同、ABC分类法等进行，并且分类，可以分为3类、4类，甚至更多的细分类均可。

     第二步是抽取业务样本

     针对监督对象---某业务，对于业务事件在监督检查时间范围内发生的全部业务事件，如果我们时间投入和监督成本投入都比较经济，可以对全部业务事件的执行 结果与绩效管理目标进行对比，查证业务事件的执行结果对比业务绩效管理目标的实现程度，发现“未实现”绩效管理目标的事实。但是，当业务事件在监督检查时 间范围内发生次数很多，对全部的业务事件都进行执行结果有效性监督，可能不经济，因此需要抽样。整个抽样技术方法和符合性监督方法中的第二步抽样技术方法 是完全一致的，这里就不再阐述。也可以直接100%抽取，对监督检查时间范围内（监督覆盖时间范围）全部发生业务事项的执行结果与管理目标进行对比，监督 业务执行结果的有效性，这时候仅需要执行任务3就可以了。任务2和任务1就没有必要做了。如果监督对象—某业务在监督检查时间范围内的业务事项发生在 200项以下，或者业务管理部门建立了比较详细的业务执行过程与执行结果登记台账，均可以进行100%的业务事项有效性监督[1]。

    第三步是业务执行结果描述

    按照前面说明的方法，确定执行结果有效性评价标准后，怎样把企业业务的执行结果描述出来？我们需要借助工作表格记录4-1、4-2、4-3《监督检查（执 行结果有效性检查与评价）实施表》。根据该工具表格，将业务流程运行实际结果情况进行多层次的描述，包括A、B、C类业务在单笔、月、季度、年度、完成期 的实际执行结果进行客观的描述，单笔业务实际执行结果根据所抽取的业务样本的最终业务执行结果资料进行描述，月、季度、年度、完成期的实际执行结果需要受 监督部门、或者单位的业务经办人员提供业务实际执行结果资料，按照业务台账，逐笔汇总统计、累计获得。需要注意的是，业务执行的总体结果统计口径要与管理 部门对该业务设定的管理目标计算方法、目标值计算口径保持一致。

    第四步是执行结果有效性对标判断

     描述业务实际执行结果，按照业务自然特性、或者ABC分类原则分类统计各类业务实际执行结果,将全部发生业务执行结果汇总形成总的实际结果,对照业务制度规定目标与责任目标，发现业务执行结果偏离业务绩效目标的方面，提出监督发现与整改的监督建议或者监督决定。

 

 

      实施案例

      针对任务1的案例：监督评价某公司采购业务执行总体结果实现该业务管理目标的程度。

记录4-5监督检查（执行结果有效性检查与评价）实施表

受监督单位名称：XXXX公司          监督检查员：XXX   

 2014年7月6日                  工作组组长审核: XXX

业务名称	统计时间分段	公司设定的绩效管理目标	实际执行结果整体统计数	是否实现管理目标
XXX公司采购业务执行结果整体统计	2013年1月	不低于8%	7.8%	■未实现
	2013年2月		8.2%	■实现
	2013年3月		8.7%
	2013年4月		8.6%
	2013年5月		8.8%
	2013年6月		8.65%
	2013年7月		8.2%
	2013年8月		8.1%
	2013年9月		7.8%	■未实现
	2013年10月		8.7%	■实现
	2013年11月		8.3%
	2013年12月		8.5%
	2014年1月		8.6%
	2014年2月		8.5%
	2014年3月		9.3%
	2014年4月		8.9%
	2014年5月		9.4%
	2014年6月		9.1%
	2013年1季度		8.6%
	2013年2季度		8.7%
	2013年3季度		8.4%
	2013年4季度		8.3%
	2014年1季度		8.6%
	2014年2季度		8.9%
	2013年年度	不低于8%	8.5%	■实现

 

      针对任务2的案例：将业务按轻重缓急、主次、重要性不同进行细分，监督评价各类业务事项执行结果实现管理目标的程度。

记录4-6监督检查（执行结果有效性检查与评价）实施表

受监督单位名称：XXXX公司          监督检查员：XXX   

 2014年7月6日                  工作组组长审核: XXX

业务分类	时间分段	绩效管理目标	执行结果（余额）统计数	是否实现管理目标
A类物资 (公司生 产需要的 原材料 等主材) 采购业务 执行结果 实现管理 目标程度	2013年1月	不低于8%	7.5%	■未实现
	2013年2月		8.3%	■实现
	2013年3月		8.6%
	2013年4月		8.7%
	2013年5月		8.9%
	2013年6月		8.75%
	2013年7月		8.1%
	2013年8月		7.9%	■未实现
	2013年9月		8.3%	■实现
	2013年10月		8.6%
	2013年11月		8.4%
	2013年12月		8.2%
	2014年1月		8.45%
	2014年2月		8.6%
	2014年3月		9.1%
	2014年4月		9.0%
	2014年5月		9.2%
	2014年6月		8.9%
	2013年1季度		8.47%
	2013年2季度		8.8%
	2013年3季度		8.15%
	2013年4季度		8.47%
	2014年1季度		8.7%
	2014年2季度		9.05%
	2013年年度	不低于8%	8.3%	■实现

 

 

记录4-7监督检查（执行结果有效性检查与评价）实施表

 

受监督单位名称：XXXX公司          监督检查员：XXX   

 2014年7月6日                  工作组组长审核: XXX

 

业务分类	时间分段	绩效管理目标	执行结果（余额）统计数	是否实现管理目标
B类物资 (公司生 产辅助材 料)采购 业务执行 结果实现 管理目标 程度	2013年1月	不低于8%	8.2%	■实现
	2013年2月		8.1%
	2013年3月		8.9%
	2013年4月		8.2%
	2013年5月		8.5%
	2013年6月		8.2%
	2013年7月		8.9%
	2013年8月		8.9%
	2013年9月		6.3%	■未实现
	2013年10月		8.9%	■实现
	2013年11月		8.2%
	2013年12月		8.8%
	2014年1月		8.9%
	2014年2月		8.0%
	2014年3月		9.9%
	2014年4月		8.5%
	2014年5月		9.8%
	2014年6月		9.9%
	2013年1季度		9.4%
	2013年2季度		8.5%
	2013年3季度		10.15%
	2013年4季度		8.17%
	2014年1季度		8.3%
	2014年2季度		8.05%
	2013年年度	不低于8%	8.7%	■实现

 

记录4-8监督检查（执行结果有效性检查与评价）实施表

 

受监督单位名称：XXXX公司          监督检查员：XXX   

 2014年7月7日                  工作组组长审核: XXX

 

业务分类	时间分段	绩效管理目标	执行结果（余额）统计数	是否实现管理目标
C类物资 (公司生产 零星用的 材料)采 购业务 执行结果 实现管理 目标程度	2013年1月	不低于8%	8.5%	■实现
	2013年2月		8.0%
	2013年3月		8.95%
	2013年4月		8.3%
	2013年5月		8.3%
	2013年6月		8.4%
	2013年7月		8.7%
	2013年8月		8.8%
	2013年9月		7.3%	■未实现
	2013年10月		8.8%	■实现
	2013年11月		8.1%
	2013年12月		8.7%
	2014年1月		9.2%
	2014年2月		8.3%
	2014年3月		9.7%
	2014年4月		8.4%
	2014年5月		9.67%
	2014年6月		8.7%
	2013年1季度		9.1%
	2013年2季度		8.6%
	2013年3季度		9.45%
	2013年4季度		8.17%
	2014年1季度		8.2%
	2014年2季度		9.15%
	2013年年度	不低于8%	8.8%	■实现

 

    针对任务3的案例：监督评价抽取的具体业务样本事项执行结果实现管理目标的程度。

记录4-9监督检查（执行结果有效性检查与评价）实施表

 

受监督单位名称：XXXX公司          监督检查员：XXX   

 2014年7月7日                  工作组组长审核: XXX

        

监督内容	业务样本事项名称与完成日期	管理目标	执行结果	是否实现管理目标
业务样本1	玻璃采购  2013年2月25日完成	168万元，要求预算降低率8%	140万元，实际预算降低率16.67%	■实现  □未实现
业务样本2	煤采购 2013年3月15日完成	2480万元,要求预算降低率8%	2140万元，实际预算降低率13.7%	■实现  □未实现
业务样本3	钢材采购 2013年3月25日完成	3000万元,要求预算降低率8%	2700万元，实际预算降低率10%	■实现  □未实现
业务样本4	原材料采购 2013年4月23日完成	13000万元,要求预算降低率8%	12700万元，实际预算降低率2.31%	□实现 ■未实现
业务样本5	……..			□实现  □未实现
业务样本6	……..			□实现  □未实现
业务样本7	……..			□实现  □未实现
业务样本8	………			□实现  □未实现
业务样本9	……..			□实现  □未实现
业务样本10	……..			□实现  □未实现
业务样本11	……..			□实现  □未实现
业务样本12	………			□实现  □未实现
业务样本13	……..			□实现  □未实现
业务样本14	……..			□实现  □未实现
业务样本15	……..			□实现  □未实现
业务样本16	………			□实现  □未实现
………..

 

      从监督检查（执行结果有效性检查与评价）实施表》示范中可以发现，公司采购业务执行总体结果实现该业务管理目标的程度，存在2个地方“未实现”；按轻重缓 急、主次、重要性不同进行细分，各类业务事项执行结果实现管理目标的程度，存在4个地方“未实现”；抽取的具体业务样本事项执行结果实现管理目标的程度， 存在1个地方“未实现”。

      关于亏损原因调查

      对于出现亏损的公司，开展有效性监督是快速锁定亏损主要方面、亏损集中的业务范围的一个好的监督方法。首先监督测试评价公司各业务执行情况 的总体结果实现该业务管理目标的程度，迅速找到实现管理目标最差的月份和亏损前3-5个支出类业务。其次对这3-5个业务按轻重缓急、主次、重要性不同进 行细分，监督测试评价各细分类业务事项执行结果实现管理目标的程度。找出亏损的主要细分类业务。第三，在亏损的主要细分类业务里，抽取的具体业务样本事项 执行结果，监督测试评价实现管理目标的程度。

找到亏损的业务和业务事件，再使用符合性监督，就可以找到违规、舞弊的线索，甚至证据。

[1]直接100%抽取，对监督检查时间范围内（监督覆盖时间范围）全部发生业务事项的执行结果与管理目标进行对比，监督业务执行结果的有效性，是一种比较简单的有效性监督，建议优先采用100%的业务事项有效性监督。