13  流程效能监察过程

    效能监察是企业监察机构开展的一项重要的监督工作。效能监察也是企业监察部门的重要而专有的工作职能。它由国有企业的勤政监察、优政监察概念而来。本书要介绍的效能监察是基于流程的效能监察法。

13.1用途

企业效能监察是指围绕实现企业经营管理的效益、效果、效率的过程能力, 采用系统、规范、专业的方法，所进行的审查、建议与督促改进活动。效能监察即对企业运行效能情况、存在的问题进行科学的检查分析，找到原因，提出改进的建议或者决定，通过整改落实，从而实现企业管理制度的不断改进与完善，提高工作效能。 

    13.2效能监察模型

对流程开展效能监察主要从制度建设充分性、业务执行符合性、业务执行有效性和制度设计适宜性四方面来进行流程效能监察规范。制度建设充分性、业务执行符合性、业务执行有效性和制度设计适宜性是流程效能监察的核心内容。见图16-2企业效能监察“四性测试与评价模型”。以影响企业流程效能的充分性、符合性、有效性和适宜性四个维度为基本框架开展效能监察是现代企业效能监察科学方法的核心内容、主要理论与主要技术特征。

 

“四性测试与评价模型”重点介绍如下： 

1．制度建设充分性。按照企业内部控制理论、风险管理理论、流程理论等现代企业管理理论，建立企业生产经营核心流程的控制制度体系框架要素与过程结构控制指标，对照这些框架要素与过程结构控制指标形成测试与评价指标，测试与评价流程现有控制制度体系内容的框架要素与过程结构是否齐全、完备即测试与评价制度建设情况的充分性。充分性是针对流程控制制度体系的系统风险中制度盲区、制度空缺风险而言，即流程控制制度体系建设覆盖业务行为全过程的充分、完备程度。充分性测试与分析一般采用审阅与询问相结合的监察方法，目的在于评估目前企业流程控制制度体系覆盖业务行为过程的充分性情况，并且发现制度盲区和制度空缺。

2．业务执行符合性。按照企业针对流程建立的现有的控制制度体系的内容，建立检验业务行为是否符合制度要求的测试与评价指标，对业务人员的业务行为符合企业流程现有的控制制度体系的情况进行测试与判断。符合性是针对业务执行偏离、执行偏差风险而言。制度体系的建设最终目的在于贯彻执行后对企业业务过程发挥控制与规范作用，实现业务的预期控制目标。符合性测试与评价过程是对业务行为过程执行企业现有业务控制制度体系的情况进行符合性测试与判断，一般采用穿行控制性测试、审阅、观察与询问等监察方法，其中的穿行控制性测试方法是符合性监察的主要方法。

3．业务执行有效性。按照企业管理层确定的各业务应该实现的管理与经济绩效指标，建立业务执行结果有效性测试与评价指标，对业务执行的实际结果是否达到预设的管理与经济绩效指标进行对比测试与评价。有效性是针对业务执行行为结果失效风险而言。所有的制度要求和业务管理都必须以实现企业预期的业务管理目标与经济绩效为标准，业务执行有效性测试与评价过程是对流程运行、业务执行结果的有效性进行测试与认证，一般采用指标对比、审阅、观察与询问等监察方法，其中的指标对比方法是有效性监察的主要方法。

4．制度设计适宜性。按照企业流程理论、PDCA循环原理等理论建立流程的过程程序控制指标，并形成检验流程现有的过程程序控制制度是否科学合理、经济有效的制度设计适宜性测试与评价指标。对流程控制制度体系设计本身内容的科学合理、经济有效情况即适宜性进行测试与评价。适宜性是针对流程控制制度体系的系统风险之制度体系控制功能丧失风险而言。有制度并不一定就能够具有控制业务过程、管理风险的作用，制度设计必须科学合理、经济有效即适宜。制度设计适宜性测试与评价过程是对流程的控制制度体系本身进行适宜性测试与分析，一般采用穿行实质性测试、审阅与询问相结合的监察方法。

制度建设充分性、业务执行符合性、业务执行有效性和制度设计适宜性四个方面是测试与评价企业流程效能的有机统一体，不可分割，四个方面是一个完整的PDCA循环测试与监察过程。

流程效能监察的过程是以企业的流程的运行效能为基本分析单元，以ISO9000质量管理体系运行模式，建立企业效能“四性测试与评价模型”即以影响企业流程效能的充分性、符合性、有效性和适宜性四个维度为基本框架的测试与评价体系，发现流程运行过程中在这四个方面存在的问题，再从这四个方面提出监察建议或整改决定，开展四个方面的督促改进的过程。

13.3效能监察过程

效能监察实施过程可以分为七个工作步骤：选题立项、组建监察小组、监察准备、现场测试与评价、效能监察报告、复查与验证、监察质量自评。七个步骤也是一个PDCA的循环监察过程。其中现场测试与评价是流程效能监察核心技术步骤，该步骤从技术上又可以细分为十二个工作步骤：首次会议、充分性测试与分析、监察点分析与调整、符合性测试与判断、有效性测试与认证、抽样风险重估与监察点再确认、扩大测试与分析、适宜性测试与分析、监察发现确认、发现汇总分析、监察建议与决定、末次会议。这十二个工作步骤是按照效能监察“四性测试与评价模型”展开的具体工作任务模型，其中充分性、符合性、有效性和适宜性四性测试评价之间没有严格的先后次序，核心是进行四性测试评价。

1.选题立项

在调查、分析与研究的基础上选题立项。选题立项要针对企业各自的特点，从生产经营管理的薄弱环节和易发生腐败的关键领域和重要部门（岗位）入手，围绕企业存在的效益、效率、效果、质量、安全等方面的重大问题开展工作。选题立项是效能监察的第一道工序，是搞好效能监察十分重要的前期基础性工作。

抓住企业管理的前一年底的调查研究、管理短板、突出问题和新的一年战略重点，在重要性原则、焦点原则、风险优先原则基础之上，实事求是地来选题立项。同时，企业效能监察立项要注意以下几点：

一是摸清底细。监察部门要通过召开座谈会、分析会、调查问卷等形式深入企业实际，在广泛调查研究的基础上，认真分析研究，广泛获取信息，切合企业实际，找准入手点，切中管理要害。

二是要统筹考虑。既要把企业热点、重点问题、存在潜在高风险的经营业务作为立项重点，又要根据企业的实际，综合各方面的情况统筹考虑。对于所选项目进行优先排序，掌握轻重缓急和生产经营需要选项。

三是做好效能监察的具体目标论证。要反复对比，分析筛选，抓住主要矛盾，根据实际情况，定出效能监察的具体目标值，目标值尽量定量，尽量客观。对那些涉及多个专业与多个部门的项目，要共同协商，形成共识，避免出现大的偏差。

四是量力而行。效能监察项目的内容不宜太多，每项效能监察只涉及一、两个内容；次数不要太频繁。贪多求全、不扎实、不深入，就很难取得预期效果。

五是紧靠战略执行需要。企业发展战略的贯彻落实是企业效能监察选题立项的重要范围，企业主要战略、核心政策、核心管理措施的贯彻执行是开展效能监察的重点。

在选题确定之后，企业监察部门要提出效能监察立项报告，并且提交审批。效能监察立项报告须明确效能监察对象、涉及专业、监察时间范围、受监察部门/单位、计划实施时间、立项理由，明确实施该项效能监察的临时领导小组、工作小组成员及初步的分工，形成效能监察组织计划。

2.组建监察小组

监察小组应不少于2人组成，小组人数根据效能监察对象业务范围与分布而定，由相关业务部门与监察部门共同组成。效能监察员必须具备效能监察对象覆盖业务范围的专业知识与工作经验，并且每一覆盖业务范围均有一名效能监察员，对参与效能监察的人员要提出明确的资格要求，并任命监察小组长。

（1）效能监察小组长

由具备组织能力、协调能力、熟悉效能监察体系、熟悉企业经济管理的人担任，具体负责：

——编写监察方案

    ——配合监察部门进行效能监察准备工作

——组织小组现场效能监察活动，

——代表监察小组与受监察单位进行沟通;

——召集小组内部会议;

——主持效能监察的首次与末次会议;

——指导并审查监察发现、建议与决定，编写监察报告。

（2）效能监察小组成员

——准备效能监察的文件;

——按照分工开展监察活动;

——收集监察发现，提交监察发现报告、建议书与决定书。3.监察准备

效能监察工作组织成立后，其工作小组必须做一些相应的准备工作，以保证现场的工作质量,并在计划时间内完成工作任务。一般情况下，需要做以下的准备工作：

(1)据前面所确定的效能监察工作立项报告，工作小组针对监察对象编写效能监察方案;             

(2)工作小组在进入到现场实施之前，提前对受监察单位有关监察对象的内部控制制度体系和适用的效能监察工作体系文件进行整理归集，并且进行内部控制制度体系的提前了解;

(3)照作业指导书所列的测试内容提前准备效能监察检查记录资料，形成初步的检查清单;

(3)按照效能监察工作立项报告、监察组织计划、监察方案，对在受监察单位的现场实施时间做进一步的细化，以保证整个现场实施的顺利进行;

(4)向受监察单位提前发出效能监察通知，并且告诉其监察方案。

其中，准备工作中，效能监察方案策划是影响效能监察工作质量的关键。效能监察方案编写的好坏将直接影响整个效能监察的实现效果。

进行效能监察方案的编写是一项相对比较专业的工作，它需要方案编写人针对具体所立项的效能监察对象，具有对应的专业知识和工作经验。一项完整的效能监察方案一般包括十三个组成要素。它们包括效能监察方式选择，效能监察对象说明，效能监察总体工作思路，监察时间跨度，监察目的，监察内容，监察依据，参加人员素质与要求，组织机构，职责分工，方法与技术，实现步骤与监察时间安排及其他要说明的事项。

（1）效能监察方式

效能监察方式从专业性角度来划分,可分为专项效能监察和综合效能监察，两种方式。

企业效能监察方式从介入时机角度来划分的，可分为：事前效能监察，事中效能监察，事后效能监察，和全程效能监察等四种方式。

以上两种划分方式相互还可以组合使用。如事中专项效能监察，全程专项效能监察，综合全程效能监察等等组合形式。

在方式选择中，我们应根据不同实际需要、时间因素、监察对象的专业程度和各种方式的优缺点、适应情况选择效能监察方式。

（2）效能监察对象

效能监察对象是本次效能监察所要监察的流程。方案的制定过程中，实质上围绕所要监察的效能监察对象来制定监察方案的过程。监察对象可以是一个流程，也可以是多个流程，对一个流程或者在一个专业范围的流程的效能监察为专项效能监察，反之，对两个、两个以上专业范围的流程的效能监察为综合效能监察。

（3）效能监察总体思路 

效能监察总体思路是整个效能监察能够按期按要求完成的整体保证，一般需要明确两个方面：一是本次效能监察的领导体制。对于一次具体已立项的效能监察工作，其所涉及的单位、主管领导相对是比较具体的，因而必须就本次效能监察的临时领导关系与组织关系，在方案中有一个明确的说明，以便在整体方案上，对本次效能监察的领导体制有一个比较清楚的确定。二是本次效能监察所使用的效能监察规定和文件版本。明确本次效能监察全过程的依据，一般就是采用本单位现行最新版的效能监察文件，经营管理制度文件体系和企业的各项控制指标体系。

（4）效能监察工作目标

一项效能监察工作的开展本身就是一个工作流程,即为某一特定目标所做的一系列有控制的步骤,活动与方法集合。因此,在实施效能监察方案制定时,要针对具体效能监察对象。明确本次效能监察的工作目标,对于具体立项的效能监察，由于其立项所处的企业经营管理过程中的某一具体时期，其目的一般分为两个层次：一是基本目标。具体效能监察的基本工作目标是指针对某一特定的效能监察对象，围绕企业“一能三效”设定的基本目标，通过效能监察的开展，对其制度体系的充分性，执行行为的符合性，执行结果的有效性和现行制度体系的适宜性进行审查、建议并督促改进，对效能监察对象的制度体系的制度补缺、业务行为纠偏、业务结果有效性认证和制度体系的不断完善与改进，提高流程的运行效能。目的重在治本。二是效能监察具体目标。在基本目标的基础上,效能监察的立项,在企业具体的时期可能有某些具体的目标,如查实某具体反映的问题,调研情况与现状,短期的工作措施落实，制度落实，阶段完成情况了解，完成具体的经济目标和管理目标等。

（5）效能监察的时间跨度

效能监察时间跨度是指为了完成本次效能监察的目标，审查时间范围从效能监察开始必须追溯到过去的某一时点的全部经营管理活动记录,这是开展符合性测试与判断和有效性测试与认证的业务样本抽样范围，这个范围要使得抽取的样本对业务执行特征有足够的代表性，尽量降低抽样的范围风险。

（6）效能监察内容

效能监察的内容应该围绕其效能监察目标来确定。本次效能监察所要监察的具体内容包括四个方面：一是监察对象的制度体系建设情况覆盖业务执行全过程的全面性；二是业务执行过程在监察对象的全部效能监察点[1]上的制度遵循情况；三是每个流程的业务执行结果对比于流程目标的实现情况；四是针对制度规定流程在目标、组织与职责、工作步骤、工作内容、控制技术与工作方法六个方面规定的合理适宜情况。

（7）效能监察依据

对于每一次效能监察，应列出效能监察的依据。由于效能监察的基本目标是提高充分性、符合性、有效性和适宜性四个方面围绕提高组织实现效益、效果、效率的综合目标的过程能力即效能持续改进与完善，因此效能监察的依据至少是四个方面：

■充分性评价的监察依据

制度建设的基本框架必须围绕满足顾客对企业的要求、同时控制产品与服务成本获得企业合理利润建立，这是始终要遵循的。从风险管理的角度，COSO委员会对内部控制的广义要求标准以及企业自身依据COSO委员会对内部控制的广义要求标准所制订的具体内部控制标准可以作为我们评价流程制度建设的最低标准。随着目前对企业的环境责任、社会责任、节能减排、以人为本和转变经济发展方式的转型要求，企业的制度建设框架不仅要包括COSO提出的内部控制框架五个方面的内容，非常有必要将这些新要求添加进来，提供更加完善的流程制度建设框架。

■符合性评价的监察依据

A．企业为实现经营管理活动过程有序与受控所建立起来的现行制度体系,包括规章、制度、办法、流程、岗位设置、职责设计等；

B．企业监督部门的监督规定和廉洁从业规定；

C．国家现行法律、法规、廉疥从业若干规定等；

D．历次效能监察形成监察建议、内部控制要求与措施等。

■有效性评价依据

企业对所要进行效能监察的经营管理活动所设定的流程管理目标、指标或定性要求等。

■适宜性评价依据

现代企业要素流程理论和流程修炼的一般原则等。

（8）效能监察人员专业要求

明确具体实施本次效能监察的执行人员必须具备本次效能监察对象所要求的专业知识和工作经验.例如:效能监察对象为财务管理类,则效能监察人员应具备财务专业知识、审计专业知识,并具有相应的工作经验，采购管理类，其效能监察人员应具备物资流通管理专业知识。

（9）效能监察组织机构

对于一项具体立项的效能监察的实施，为了能使效能监察建议得到落实，整改决定得到整改，并且提高其整改落实的执行力与效果，一般应建立两个临时性的小组，一个是本次效能监察的领导小组，另一个是实施本次效能监察的工作小组。小组从效能监察立项时成立，一直延续到监察发现和监察建议、决定的落实，并得到复查与验证时止。领导小组一般由企业的纪委书记和受监察单位监察对象的分管行政领导组成。工作小组由企业的纪检监察部门和专业部门的兼职效能监察人员组成。

（10）职责分工

在效能监察方案制订远程中,应明确两个小组的工作职责,对于工作小组，最好能明确到小组内的职责分工,一般情况下,职责分工如下:

■领导小组

领导小组一般负责本次效能监察的发现、建议、决定和报告的审批工作.

■工作小组

工作小组作为效能监察的执行层,则具体负责效能监察的实施全过程.

■工作小组内部的分工方法

如果为专项效能监察 ,可以按效能监工作目标察的充分性、符合性、有效性和适宜性四项目标,横向分工,各负责一到两个目标的审查,如果为综合效能监察,除按照四项目标横向分工以外,还可以纵向按流程不同专业不同进行纵向分工。

（11）业务样本获得方法与监察方法技术

在效能监察方案里,应针对所要开展效能监察的监察对象业务记录的多与少来判断所要采取的抽样方法,包括统计抽样,和非统计抽样,统计抽样中又可选择属性抽样和变量抽样两种。其次是计划采用的监察方法、技术。

（12）效能监察实施程序及时间安排

明确实施效能监察工作步骤与对应的时间要求，并适当考虑机动时间。

（13）其他要说明事项

在方案编写过程中,认为还有以上以外的其他事项需要进行要求的,如是否要受监察单位对监察对象的运行概况进行简要的汇报,受监察单位是否应提供的资料清单和配合效能监察实施的人员配合和资源支持要求等。

4．现场实施步骤

（1）首次会议

首次会议也可以叫进场会。首次会议之前，小组内部在组长的领导下进行专业引导与任务分工，小组成员准备工作文件，熟悉效能监察对象的流程与测试方法，理清思路，充分准备。小组长在前期的策划与组织方面很重要，思路理清、文件准备充分，有助于保持效能监察活动目标的清晰和明确；保持内容与过程的周密和完整；保持节奏的连续性；减少效能监察活动的随意性。

效能监察首次会议的目的是与受监察方一道确认监察的任务，确认效能监察的计划及需要受监察方配合的活动。

效能监察执行小组组长主持首次会议，参加人员包括受监察方的领导与相关专业部门的负责人，到会者应签会议签到记录。会议内容包括：介绍监察执行小组成员、监察目的、范围、方法和程序等；重申本次效能监察时间安排，并澄清计划中不明确的内容;受效能监察单位/部门简要介绍基本情况；受效能监察单位/部门确定配合本次效能监察的专业对口人员与综合协调人；确认效能监察执行小组所需要的资源和设施已齐全。

（2）充分性测试与分析

进行充分性测试与分析，了解效能监察对象的制度、岗位、职责、认识、人员素质、风险、措施、信息、内部监督等的具体规定，了解并描述效能监察对象的制度体系建设基本情况，对监察对象的制度建设整体有一个掌握，在对其进行制度建设充分性分析的同时，以便效能监察员对监察对象的内部管理制度规定情况有一个实质性的认识与理解，为下一步工作奠定基础。

经过充分性测试之后，效能监察小组成员应对监察对象制度体系建设充分性进行分析，是否存在业务行为没有在制度体系覆盖范围？找到现存制度体系没有覆盖到的业务过程或环节，同时重新审视监察对象是否存在不同程度的薄弱环节与失控过程，是否存在制度缺失，初步确定效能监察对象的薄弱环节，以上一并确定为效能监察对监察对象制度体系中要重点关注的关键过程、岗位与环节，即监察点。

制度充分性分析结果为“有”或“无”两种情况，如果以COSO的内部控制框架为依据，分析从以下五大方面进行：

■内部控制环境分析

主要在于组织的内部环境，侧重于各级领导者在企业内部环境的创造上，是否有利于效能监督对象各项活动与工作流程的展开。领导要想指挥好和控制好一个组织，必须做好确定方向、提供资源、策划未来、激励员工、协调活动和营造一个良好的内部环境。内部环境充分性评价方面，主要衡量：

a) 企业内部权力制衡机制是否建立。是否设置了决策层、监督层、执行层，三个层次是否进行了明确的职责界定；

b) 三个层面是否有明确的岗位设置与岗位职责说明，特别是关键岗位的设置与职责说明；。

c) 企业是否有内部控制目标的设定。要有明确的内部控制目标，并且将目标分解为具体的指标与参数，适合于进行考核与评价；

d) 管理层是否对内部控制有一个充分的认识，其管理风格中是否关注内部控制。从管理层的角度构成企业统一的管理理念，进而通过他们的管理风格促进企业内部良好企业文化的形成；

e) 员工道德要求与行为规范。与管理层的管理风格一脉相承，首先通过管理层建立企业的道德观，然后提出员工的道德要求，进一步形成企业的行为规范。员工的道德要求与行为规范要具体明确。最好能够制定企业内部反映员工行为规范的员工手册；

f) 企业关键性资源，即人力资源方面的政策。包括人力资源规划、考核、聘用、培训等各方面的制度，提供员工成长的环境；

g) 岗位人员的素质情况。所配置的人员要能满足能力要求，能够满足与完成企业内部控制目标。

■内部控制风险识别、评估与防范

任何管理都存在不同程度的风险，对内部控制风险进行识别、评估与防范体现了风险管理的思想。风险管理是研究风险发生规律和风险控制技术的一门新兴管理学科，通过风险识别、评价，并在此基础上优化组合各种风险管理技术，对风险实施有效的控制和妥善处理风险所致损失的后果，期望达到以最少的成本获得最大的保障。内部控制风险识别、评估与防范主要针对企业内部控制性活动。基本的过程包括风险识别、风险程度评估与风险防范。具体包括：划分管理的环节，确定各管理环节可能产生的后果，通过这种后果产生的可能性与程度进行风险评价，确定风险是否能够承受，制订风险控制措施计划，以及评审措施计划的充分性。

■内部控制措施与活动情况

在企业环境、制度、目标、各项控制要求建立和明确之后，就是相应制度与活动的实施。内部控制措施与活动的充分性测试可以考虑从7个方面进行，不同的企业可以结合企业的实际进行具体完善。

a)为保证内部控制目标实现而制定的政策、制度、规定、流程等；

b)企业内部授权与分权情况；

c)经济活动运行的报告、统计情况；

d)经济活动运行报告与统计的复核情况；

e)业务检查与监督情况；

f)非相容岗位的分离设置情况；

g)关键过程或环节的控制措施情况。

■内部信息识别、沟通与管理

管理主要依据的就是数据与信息，科学的管理必须建立在对信息的收集与分析上，因此信息是管理的血液。内部信息识别、沟通与管理应当作为内部控制充分性测试的一个必要内容。内部信息的充分性测试从企业内部信息体系的建立与保持，信息识别、处理、沟通与反馈机制，信息制度以及与信息有关的企业内部控制记录的管理几个方面进行。

■内部控制监督、纠偏、评审与改进情况

对企业内部监督机制与改进机制的充分性测试，可以具体从5个方面进行。

a)内部控制活动的监督情况；

b)对违规、违纪等偏离情况的处置、纠正与预防；

c)自身效能监察情况；

d)内部控制体系的评审情况；

e)内部控制体系的持续改进情况。

 

（3)监察点分析与调整

■效能监察点的分析

效能监察点是对企业某一业务循环的内部控制流程中能影响业务循环最终记录或效果的关键过程或关键环节。效能监察点不同于效能监察对象，它是在效能监察对象基础上的进一步展开。比如物资采购管理过程是一个业务流程，是效能监察对象，那么采购过程中对“投标单位的资格审查”关键环节就是一个效能监察点。效能监察点需要效能监察人员结合本次所审查的对象的现行制度规定进行具体识别。

■效能监察点的调整

在充分性测试与分析基础上，根据监察对象制度体系实情，分析原定效能监察点是否覆盖监察对象的全部关键环节和薄弱环节，并增加或减少效能监察点，分析与调整过程一般应在效能监察小组中共同讨论完成。监察点的调整确认包括以下两个依据:一是在充分性分析的基础上确定的新的薄弱过程；二是根据监察对象制度体系实情对制度规定的关键环节、关键岗位、关键过程的重新识别。

（4)符合性测试与判断

    效能监察点符合性测试主要针对所识别的效能监察点，通过监察抽样、穿行控制性测试法等方式，获得全套的业务样本全过程记录，与监察点的制度要求进行对比，判断效能监察点的活动过程是否与制度文件及监督部门的规定要求一致。符合性测试注意两个方面：一是业务测试。按照规定的业务处理工作流程，对抽样业务实际活动过程的各项手续，办理程序进行审阅，查明信息流的整个过程，判断是否遵循有关管理制度、程序，规定的控制环节是否存在；二是功能测试。按照规定的业务处理工作流程，对不同时间抽样业务实际活动过程的各项手续，办理程序进行审阅，分析过程遵守有关管理制度、程序的时间连续性、准确性、完整性等，判断规定的控制环节是否始终在发挥过程管理作用。符合性测试在抽样基础上进行，按穿行测试方法进行穿行控制性测试。

（5)有效性测试与认证

对在符合性测试中抽取到的业务样本进行其执行结果的追溯，对样本业务结果进行客观的描述，同时，效能监察人员还需要对业务在某一段时期的累计平均结果进行客观统计和客观加工计算，获得一个业务在这一个时期的实际执行平均结果，对于业务还可以细分为对个类别的业务类型时，还需要对不同业务类型的业务结果进行分别的统计和加工计算，获得各细分业务类型在这一时期的实际执行平均结果，这样，效能监察人员获得了三个层次的业务执行实际结果，这就是有效性测试过程。

将获得的三个层次的业务执行实际结果与流程目标进行对比，分析与认证，确认它们与流程目标是否内在的一致性，或者是没有达到、或者超过管理层预先设定的流程目标三种情况，即有效性认证过程。有效性分析主要从业务执行获得的结果从效益、效果、效率三个目标内涵来进行。

有效性测试与认证所采用的方法主要是实质性测试法、指标对比分析法等，要求效能监察员注意收集流程目标与业务实际的绩效结果。企业内部的绩效考核与绩效评估、业务检查，也有许多可以直接借鉴与共享利用的工作成果。

（6)抽样风险重估与监察点再确认

在前面已有测试分析工作的基础上，依据对监察对象的更加深刻了解，效能监察小组成员应进行效能监察对象的潜在风险进行重估，特别是业务抽样风险的评估，从而对流程的监察点进行再确认，使监察点更加全面覆盖监察对象的关键环节和重大过程。认为监察对象可能存在实质性的效益、效果、效率或其过程能力风险时，扩大审查过程就是必要的。以下几个方面是潜在风险重估和抽样风险不合格的情形，如果存在，应进行监察点再确认和扩大抽样进行符合性和有效性测试与分析，如果不存在这些风险重估不合格情形，一般认为风险重估合格，不再启动扩大抽样与审查过程，而直接进行下一个工作步骤。

a) 过程遵循制度的稳定性差，即在不同时间行为过程不同，制度遵循的连续性、准确性、完整性等不够，控制措施被评估为未对行为过程发生作用；

b) 在所抽样中存在一次不符合事实但经过评估未能排除其发生的偶然性；

c) 关键岗位的人员存在变动现象或变动频繁；

d) 已发生违纪违规不符合事实；

e) 已发生亏损事实；

f) 被评价存在严重薄弱的管理环节；

g) 获得其他新的潜在风险信息；

h) 抽样到的业务样本在时间上、或者在层次上、或者在规模上分布出现不均匀时。

（7)扩大测试与分析

扩大测试与分析是按照扩大抽样样本数和监察点测试法，在重新再确认的监察点基础上，扩大对监察对象已发生业务的范围、或监察时间跨度、或抽样量，重复现场测试评价中的“符合性测试与判断”和“有效性测试与认证”工作步骤。因此，扩大审查一般是在效能监察过程中，由于原来所获得样本的测试信息及结果代表全部业务的运行情况的整体特征存在风险重估不合格时采用，它对效能监察发现的客观、公正、全面具有重要的补充与修正作用，同时降低测试风险。

扩大测试包括范围的扩大、时间的扩大与抽样量的扩大。

a)扩大测试范围

受内部与外部环境的影响，流程在不断调整，效能监察对象中的效能监察点也在发生变化。通过效能监察小组在进行现场审查时，对风险进行重新的认识与评价，对原有的效能监察方案的监察范围进行对应调整。经过效能监察小组重估风险后确认为新的效能监察点，在调整方案的基础上再抽样从符合性、有效性方面进行测试与评价。

b)扩大测试时间

通过效能监察小组在进行现场审查时，对风险进行重新的认识与评价，对原有的效能监察方案的监察时间跨度进行对应调整。经过效能监察小组重估风险后，效能监察小组可以通过业务过去的运行时间跨度的扩大进行再抽样进行测试分析。

c)扩大测试样本量

效能监察小组在进行现场审查时，抽样不均匀，存在样本代表风险，不排除在抽样时存在监察人员的某些偶然性，通过对风险进行重新的认识与评价，对原有的效能监察方案的监察抽样量进行对应调整。效能监察小组经评估后进一步扩大抽样数进行测试分析。

（8）适宜性测试与分析

适宜性测试包括两个方面：一是业务实际运行流程的描述。采集实践中业务人员认为做得最好的业务样本1-3个，按照穿行测试的方法，依据要素流程理论提出的流程六个构成要素：流程目标、流程组织、工作步骤、工作任务、控制技术和工作方法，客观描述业务实际运行过程，这是一个实际的业务运行流程，描述过程中，需要询问业务执行人员执行业务过程的详细的经验做法与实际体验。二是企业现有业务制度规定的流程描述。效能监察人员要详细地占有企业现有的业务制度，从流程目标、流程组织、工作步骤、工作任务、控制技术和工作方法六个方面进行制度条文内容的仔细分解，找到制度明确的流程目标，找到制度上规定的流程组织、工作步骤、工作任务、控制技术和工作方法五个方面，进行仔细梳理和客观描述，这是适宜性测试过程。

在两个方面的流程描述基础上即进行适宜性分析。首先，将两个客观描述的流程进行内容合并，依据风险管理理论、要素流程理论和流程修炼的一般原则进行制度设计流程的适宜性分析。

适宜性测试与分析主要运用穿行测试法、询问法、审阅法、对比分析法等。通过穿行测试法描述监察对象实际流程、岗位、职责等实情，用询问法与审阅法相结合的方式描述监察对象制度规定流程、岗位、职责等情况，并把两者进行对比分析，适宜性分析时要注意与前面检查分析情况联系起来进行。

（9）监察发现确认

效能监察发现是一个收集客观证据的过程，因此作为一个合格的效能监察员要善于发现客观证据，这种证据既包括以合格为前提的优秀工作经验证据，也包括不合格的证据。效能监察发现必须以客观事实为依据。

由于对业务的各效能监察点测试是一个抽样的过程，抽样必然会有风险。对于样本，监察员要按监察抽样方法要求选择，选择样本时要考虑样本的代表性，并要信赖对样本的测试结果，这样，抽样才能反映整体的情况，以利于得出合乎实际情况的结论。效能监察寻找的是客观证据，而非刻意地寻找不合格项。样本选定之后，就应按样本去寻找客观证据，样本反映是优秀的工作经验的客观证据或者是遵循制度规定合格的客观证据，就应认为结果是合格的，如果找到的是不合格的客观证据，就可以认为这是不合格项。

收集效能监察发现时不要轻易下结论。效能监察有必要到最后下结论，并且结论对受监察方至关重要，因此下结论一定要慎重，监察的过程中由于还没有来得及进行深入了解，仔细分析，不宜在过程中轻易下结论。如果发现某问题将要导致不合格时，应调查研究到一定的深度，以保证获得更全面、更确凿的客观证据，对于严重的不合格项更要反复研究、深入调查，判明它是偶然性的，还是系统性的。为了确保效能监察工作的顺利进行，监察员在发现不符合时取得受监察方业务负责人对事实的确认。在确定效能监察发现过程中应注意：一是发现为合格时,要留下关键环节和关键过程即监察点业务运行证据资料一到三份;二是发现不符合事实时，注意要将问题调查研究到必要的深度，并留下对应的证据资料；三是与不符合事实的业务负责人共同确认事实，小组成员要有耐心与注意工作技巧。针对效能监察的不合格项发现时，监察小组要提出效能监察不合格项发现报告。

（10)监察发现汇总分析

在完成本次效能监察计划安排所覆盖的全部业务过程与结果审查之后，在召开效能监察末次会议之前，效能监察小组组长应召集一次工作小组全体会议，对效能监察发现进行汇总分析。汇总分析时，应该按照充分性、符合性、有效性和适宜性分类进行分别统计，以方便分析不合格项存在的规律性原因。

（11）监察建议与决定

对在充分性和适宜性测试范围发现的不合格事实提出的整改意见和预防措施要求，称之为效能监察建议。对在符合性、有效性测试范围发现的并已成违反制度规定、甚至违法的不合格事实提出务必执行的整改意见和纠正措施要求，称之为效能监察决定。在监察发现汇总分析的基础上，形成效能监察建议与决定。

（12)末次会议

末次会议也可以叫退场会。召开效能监察末次会议之前，效能监察执行小组组长应将经汇总分析后的发现、建议、总体评价与受效能监察的单位/部门领导进行沟通，征求反馈意见，力求认识统一。沟通之后即召开由效能监察执行小组组长主持的效能监察末次会议。

末次会议是一次效能监察活动的总结会，是监察小组与受监察方共同参加的会议。末次会议的主要目的是向受监察方介绍效能监察发现，能使他们清楚地理解和认识效能监察发现的事实根据。

末次会议由效能监察小组组长主持，受监察方的领导，相关专业部门负责人参加。会议内容包括：

a)      组长说明效能监察发现的数量、分类及分布；

b)      宣读效能监察发现书；

c)      效能监察发现书的事实认可（即在效能监察发现书上签名）；

d)      宣读效能监察建议书和总体评价，全面总结效能监察对象在过程和结果上的优缺点；

e)      澄清效能监察发现、效能监察建议中不明确的方面，回答受效能监察的单位/部门的提问，并告之效能监察报告、效能监察决定书的发送时间。

末次会议上，效能监察小组长要强调此次效能监察的目的与对象，强调接受效能监察的人员与岗位，并且强调检查是一种抽样的过程，因此存在着与抽样有关的风险，并不是业务活动的每一个合格与不合格都能发现，但效能监察小组是尽量使这种柚样具有代表性，从而使监察的结论具有公正性。

所有发现的合格项要在末次会上要逐一宣读，之前受监察方得到不合格项监察发现报告的副本，所有不合格的事实末次会议上都要得到对应岗位业务负责人员的认可签名。

5.效能监察报告

对效能监察活动过程和结果以正式文件形式并经过审批后的正式表达。监察报告要能反映监察对象制度体系总体运行情况、发现、监察建议与决定，并且明确复查与验证的日期。效能监察报告作为开展效能监察活动的正式生效文件，由效能监察执行小组组长编写或在其指导下编写。

6.复查与验证

复查与验证是对受监察方整改落实监察建议、决定情况进行详细的复查，确认整改落实情况及验证其有效性的一系列活动。效能监察之后，对提出的效能监察建议与决定，受监察方责任人员要采取整改、纠正、或者预防措施，积极改进。可以采取现场和反馈资料两种复查与验证方式。改进期间，监察部门要关心和经常过问整改落实情况，对整改落实过程中存在的问题要向效能监察领导小组反馈。建议和决定在规定的时间全部落实后，监察部门就可以安排相关的复查与验证。复查与验证的范围为建议和决定覆盖的业务范围在整改期间所发生的全部过程与结果。复查与验证方法四性测试评价方法相同。

■复查与验证内容包括：

a)      建议和决定是否得到落实；

b)      建议和决定是否在规定的期间完成；

c)      落实后的效果如何或落实后的预期效果如何；

■复查与验证方法：

a)      针对体系性不合格的整改落实，在审阅新增加或新修订的制度措施基础上，通过穿行测试法验证其实际过程的符合性、有效性和适宜性；

b)      针对遵循性不合格的整改落实，通过穿行测试法验证其实际过程的符合性和有效性；

c)      针对有效性不合格的整改落实，通过指标对比法验证其结果的有效性；

7.监察质量自评

完成复查与验证之后，效能监察小组组长应召集小组成员对本次效能监察工作质量进行一次自我评价。自评可以从组织、程序、内容、方法、记录、证据、效果等七个方面来进行。

效能监察自我评价也是监察小组自身工作质量不断提高的依据。自评也可以在复查与验证之前和效能监察报告完成之后，自评则从组织、程序、内容、方法、记录、证据等六个方面来进行。