工作顺序

内  容

责任部门

第一步：

准备工作

了解客人基本情况（姓名、性别、单位、职务/职称、民族、所乘车次或航班、到达时间、联系电话等）

接待组

拟订接待方案（包括确定接待规格与标准、拟定用车、食宿、接待人员等）、

会务管理组

报审方案（经会务组审核后，报与会议主办方最高主管领导审批后，落实接待方案）

会务管理组

下单（与后勤组落实用车、就餐、住宿等事宜；与宣传组落实欢迎词或电子屏幕的欢迎字幕，制作及摆放路牌、路标，照相录像以及联系新闻媒体等事宜；与文秘组落实欢迎词、祝酒词等接待文稿的撰写等）

会务管理组

后勤组

宣传组

文秘组

预告（预告参与接待的领导及有关人员，做好开会或陪同就餐等准备）

会务管理组

根据事先与参会人员沟通的情况，为有需要的参会人员预订返程机票或车票

后勤组

第二步：

接待参会人员

接机或接站（制作好接站牌，到机场或火车站迎接参会人员，并将接机或接站动态及时告知有关领导）

接待组

报到并注册（将参会人员接到会议指定地点，引导参会人员报到并注册）

接待组

报到组

财务组

安排食宿（包括会议期间的日常餐饮与宴会）

后勤组

第三步：

参会人员返程

赠送参会人员纪念品（有必要时，提供具有会议主办方地域特色或本单位特色的纪念品，以起到宣传推广作用）

宣传组

送客人到机场或车站

（将客人具体的离会时间告知有关领导）

后勤组

接待组

第四步：

善后工作

报账

保存客人有关资料

保存接待安排有关资料

存档备查

财务组

文秘组