来源:牛津管理评论

    辨别时间的窃贼

    有效的时间管理需要我们认清各种有形的和无形的时间窃贼，这样，我们才能对症下药，避免时间的浪费。

    1.有形的时间窃贼

    ①无成效的会议；②他人的干扰；③沟通不充分；④资源不足或资源过多；⑤被迫等人；⑥无关紧要的文件及邮件；⑦交通阻塞；⑧混乱的档案系统；⑨混乱的桌面；

    2.无形的时间窃贼

    ①没有周详的组织和计划；②没有分清轻重缓急；③过于专注细节追求完美；④工作流程太繁琐；⑤善忘，经常丢三拉四；⑥犹豫不决，喜欢拖延；

    我们应该从上述的时间窃贼中不断地去反思检讨，找出更多有效益的时间，帮助提高你的工作效率。

    在此给你提供节省时间、提高效率十五法则

    法则一：制定时间管理计划

    ①计划每月、每周、每日的行程表，在计划上所花的每件事将在实际操作中节省至少3个小时，而且效果会更好。

    ②设定每项活动的完成期限或跟进日期。

    ③制定应急措施，帮助应付意外情况。

    法则二：养成快速的节奏感：不仅提高效率，节约时间，也能给人以良好的作风印象。

    法则三：学会授权

    法则四：高效的会议技巧

    法则五：养成整洁、有条理的习惯

    ①据统计，一般公司职员每年要把6周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。

    ②保持桌面整洁，桌面上只放当天要用的文件和物品，其他所有文件，物品按固定位置存放，要用时才拿出来。

    ③建立良好的文书档案系统，方便存档及查阅。

    法则六：专心致志，有始有终

   ①不要让突然而来的想法、主意，影响手头上的工作，应把它记录下来，在方便的时候再考虑。

    ②尽量完成一项工作才开始另一项，切忌有头无尾。

    需时较长的重要项目，应安排大块完整的时间，避免时断时续的工作方式。一是停顿下来费时，二是重新工作时，还需要花时间来调整情绪、思路和状态，才能在停顿的地方接下去干。

   法则七：简化工作流程

    ①消除不必要的任务或步骤。

    ②合并某些任务或步骤。

    ③同步进行两项或更多的任务或步骤。

    ④将任务或步骤进一步细分。

    ⑤重新安排工作流程，使用更有效的工作方法。　  

    法则八：一次做好，次次做好

    ①所有文件、资料只经手一次便处理好，可以采取以下行动之一：

     A.归档 B.执行 C.传阅 D.废弃

    ②切记阅读后不做处理，留待下次再阅读、再处理的重复工作。

    ③保证工作的质量，避免返工带来的浪费。　  

    法则九：克服拖延、现在就做

    ①人并不是因为跑得不快而赶不上火车的，而是因为出发晚了才赶不上的。

    ②应做而未做的事务不断给人压迫感，拖延者心头不空，因而时常感到时间的压力，使人心力交瘁，浪费了宝贵的时间。

    ③克服拖延的技巧,设定完成日期,制定具体的计划。

    ④安排跟进，设立奖励。　  

    法则十：当日事当日毕

    制定每日的工作时间表，每天都将目标、结果日清日新。

    法则十一：善用零散时间

    ①滴水成河，用分钟来计算时间的人，比用小时来计算的时间的人，时间多59倍。

    ②零散的时间可用来从事零碎的工作。例如坐车、等人时，就可以学习、思考、阅读、更新工作日程、简短地计划下一个行动等等。

    ③没有利用不了的时间，只有自己不利用的时间。

    法则十二：利用节省时间的工具

    ①电话、电子邮件、传真、语音系统、电脑等。

    ②使用电话时应开门见山，长话短说；打电话前应先列出讲话要点，以免遗漏。

    ③需要向一个以上的人传递信息时，应采用电子邮件，以避免重复浪费时间。

    ④提高使用日常电脑软件的技巧。　

    法则十三：高效的阅读法

    ①有目的地阅读。

    ②快速略读和重点详读相结合。

    ③归纳要点，在书上标记或记笔记。

    ④切忌逐字阅读。

    ⑤简化办公室的传阅资料。

    法则十四：高质高效的睡眠

    ①培养随时随地入睡的能力。

    ②注重睡眠质量，不要只注重时间长短。

    ③利用白天瞬间睡眠，保持旺盛精力。

    ④心理训练，自我暗示与身心放松。　  

    法则十五：终生学习

    通过学习提高本身的技能是提高效率的捷径。

    ①长期自学，定期参加各种研讨会。

    ②多方面搜集与专业有关的信息，更新自己的知识结构

    ③养成终生学习的习惯。

    时间管理是一种习惯，也是一种心态。举凡有成就的管理人都有四个共通的特性，即①明确的目标，②积极的态度，③自我激励，④良好的时间管理。做好时间管理，亦就是做对的事情，把事情做对。中小企业领导人与管理者，要把时间管理好，就是要坚持你的既定目标，永不放弃。