浅析：信息孤岛给企业带来的危害

【导读】：2005年我们刊登了《ERP制胜——有效驾驭管理中的数字》一书的相关文章，获得了读者的好评。在2006年新年来临之际，我们将继续连载该书，希望能给朋友们在工作管理中带来一些启迪。

　　第二节 信息孤岛的危害

　　年末的总裁会，老杜再次来到了笨笨公司。

　　“老杜！这几年以来，我们越来越感觉到：在管理上如果没有信息技术的支持，简直就没法儿工作了。现在，几乎所有岗位的计算机管理都上路了，可最终还是有些环节效益不理想。这次，能不能在这方面介绍点儿什么？”

　　老马在年底总裁会上首先向老杜提出了问题。

　　“对呀！老杜你看，”小宋迫不及待地插话，他走到白板前面边写边说：

　　“第二年，财务软件全部上线，财务部率先实现了计算机管理，财务报表全是计算机处理，甩掉了手工帐；

　　第三年，库房管理上了计算机管理，库存产品和原材料统计实现自动化；

　　第四年，财务部门应用了现金流预测软件，生产部门也可以根据生产计划通过计算机制定原材料采购订单，使得原材料采购方面的‘积压’、‘短缺’等现象基本上杜绝；

　　第五年，生产制造也实现计算机管理，基本消灭了生产计划制定和生产排程的混乱现象。”

　　“但现在问题又来了。大家都使用了计算机管理，每年数据打成报表汇总后数据总对不上。财务说库房数据不对，库房说生产数据不对，还有人说我引进的软件有问题，最终结果还是混乱一片，我真是头痛死了。”

　　小宋面露痛苦状，还夸张地抹了一下眼泪，老杜和大伙儿禁不住都大笑起来。

　　“问题在哪呢？”小宋的目光流露着渴望。

　　等大家基本上平静之后，老杜在屏幕上放出一个图片（图7-1）。

http://images.enet.com.cn/iflow/articleimage/200601/1137483958055.jpg

　　老杜的图片实在是漂亮，以至于酷爱艺术的老马有些走神，直到老杜向他提问时才回过劲儿。

　　“老马，刚才小宋反映的问题属于典型的信息化孤岛现象。这在许多企业中是很常见的问题。”

　　老杜指着图片介绍：

　　“当所有部门都分别进行计算机管理之后，效率虽然提高了，但各个部门仅关心自己部门的业绩改进，并且所有管理改进措施都围绕自己部门进行，根本不考虑其他部门、甚至企业整体的情况。”

　　“例如：库房管理的报表处理，使用计算机后可以将报表交给财务。提交之后，如果发现有差错，在计算机上修改一下是很方便的，如果再重新做报表给财务就会感觉很麻烦，有时可能就不考虑了，反正自己的数据是正确的就行了，财务那边的业务与我们无关嘛！”

“另一个方面，财务人员必须将库房提交的报表数据，再重新录入一次。由于不理解对方的数据逻辑关系，感觉不合适时、或者对方数据对自己业务有影响，就擅自修改，当然还有可能是录入错误。”

　　“各位，如果大家这样对待计算机管理，信息化真正的意义就无法体现。我们实际上只提高了局部效率和效益，对企业整体管理提升没有什么太大的作用。”

　　老杜停下来，又在屏幕上打出一张新图片（图7-2）。

http://images.enet.com.cn/iflow/articleimage/200601/1137484002143.jpg

　　图片的意义非常直观，但老马似乎已经没有心情欣赏艺术了：

　　“老杜，如果让企业数据一体化，象图片表示的这样，我们应当怎样做呢？”

　　“进行信息集成！”老杜的回答很简洁。

　　“当然，你马上会问：怎么集成？对吧？”

　　老杜堵住了老马嘴边的话。

http://images.enet.com.cn/iflow/articleimage/200601/1137484053164.jpg

　　老杜在白板上写出两行字，然后说：

　　信息化集成概念简单地讲，就是：

　　任何一个原始数据，由一个部门一位员工负责录入到系统中之后，立即存储并显示在所有相关的记录和报表上，不再需要第二个部门或任何其他员工重新录入一遍。即便以后需要修改，必要时也只能由原始录入人员操作！

　　“这样做有什么好处吗？”

　　老杜向大家问道。

　　小宋深思了一会儿，开口说：

　　“数据对不上的情况应当解决了。”

　　“得到数据的时间加快了，而且工作量也会减少。”老王补充。

　　“我看是数据误差没有了，数据也真实了，这才是最关键的！”

　　老马的补充很全面。

　　在老马说话的时候，老杜又显示了一张图片（图7-3）。

http://images.enet.com.cn/iflow/articleimage/200601/1137484097546.jpg

　　“各位刚才总结得很全面。如果做到信息集成，我们许多问题是可以解决的。但首先，我们必须打破各个部门各自为政的管理方式，还要建设我们的网络管理系统。小宋啊！恐怕你的任务又增加了。”

　　未完，待续。