第三章  物流订单处理流程

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说明：

一、订单预处理

1.经销商订单确认：

当经销商电话或传真订货单到办事处时，销售内勤将填写好的《产品受订单》交办事处经理签字后，邮件或传真回经销商处签字盖章确认。经销商确认订货单上订货数量及金额等无误后，签字盖章回传办事处。（对于那些有正规固定订货单格式的经销商，步骤①②可省略，经销商传真到办事处的订货单传真件即为有效订货单。）

2. 经销商打款确认：

当经销商与办事处确认完毕需打货款金额后，经销商打款公司账户，随后将《打款凭证》传真或扫描致办事处确认。

办事处收到确认版《订货单》和银行《打款凭证》后，方可在ERP系统里下《受订单》。

二、办事处ERP系统下产品《受订单》

1）办事处在ERP系统里下产品《受订单》，并将系统自动产生的受订单号抄在确认版《产品受订单》传真件的右上角。需要注意的是：

   冲B类费用产品受订单的单据类型为：“促销品领用单”

   打款及冲A类费用的产品受订单的单据类型为：“产品销售出库”

   促销物料领用产品受订单的单据类型为：“促销物料领用单”

2）ERP系统中下完《受订单》后，发《XX办XX经销商汇款凭证反馈单》到总部财务处进行下一步系统受订单的审批。

以上两个步骤都完成后，销售内勤将经销商确认版《订货单》和银行打款凭证传真件订在一起，待经销商到货并将签收的《发货单》传真回办事处后，三种单据一起装订归档，以备查核。

三、订单审核流程

1.总部财务：总部财务在收到《XX办XX经销商汇款凭证反馈单》后，确认各项金额无误后，审批ERP系统产品《受订单》，将《受订单》放行致物流中心。

2.物流中心：物流中心在收到系统里的产品《受订单》后，根据工厂库存及生产计划，确定并制作发货计划。

a.库存充足的订单:

物流中心在ERP系统里将《受订单》转成《销货单》，并打印《发货通知单》（即随货清单，一式四份，留底一份，客户留存一份，第三方物流留存对账一份，回单一份）。《发货通知单》经制单人和物流中心相关负责人签字后交第三方物流装货，发运。

b.库存不足的订单：

 第一时间通知办事处，由办事处与经销商进行沟通：

1）  经销商要求等产品备齐后发货的，物流中心等货物全部生产备齐后，按照正常流程进行发货。

2）  经销商要求先发库存充足的货物,缺货产品不必再发时，物流中心按照正常流程安排运输，缺货部分货款经销商冲账。

3）  经销商要求把缺货产品换成现有库存充足产品发货时，需追加下《受订单》（流程同正常下订单流程），物流中心在收到追加《受订单》后第一时间处理发货。           

四、在途追踪及经销商收货

1.在途追踪：a.工厂将货物交给第三方物流后，第三方物流每天发回《在途追踪表》到物流中心通知发货情况，物流中心会将《在途追踪表》转发各办事处以便办事处随时追踪进度。

b. 办事处人员在《在途追踪表》中查看到该办事处所辖经销商货物已发出并在途后，可到ERP系统里查询《销货单》，核对实际发货数量与订货数量是否存在差异，如有差异（例如某个产品缺货没有发出），及时电话与经销商沟通。

注:ERP系统里销货单在转成销货单到第三方物流将货发出这段时间内，都有可能更改数据，请办事处在确认货已在途后，再上ERP系统查询，此时数据方为准确数据。

2.经销商收货：货物到达目的地后，第三方物流致电收货人通知收货具体事宜

（货物量少时，可能需要经销商自提，自提产生费用由经销商承担）。收货时，第三方物流持至少两联《发货通知单》（即随货明细），经销商清点完毕货物后在《发货通知单》上填上实际收货数量、收货日期、收货人姓名并盖指定收货章确认，将《发货通知单》客户联传真一份到办事处，由办事处进行留存。

五、其他紧急事件处理

1.紧急订单处理

1)、紧急订单为非正常订单，需要支付较高的物流成本，因此，办事处应根据经销商的综合情况确定是否需要进行紧急处理，对需要处理的紧急订单，办事处应在ERP系统《受订单》备注一栏附上紧急处理的原因，同时电话致物流中心进行沟通。

2)、物流中心根据加急原因通过各种渠道和方式尽快判断，并作出相应的安排，合理安排紧急订单的优先次序，同步确认产品库存情况。

3)、对不能满足紧急订单的产品库存，物流中心应第一时间将订单传递给生产部门，合理安排生产。

4)、物流中心按照订单流程以及紧急订单的优先次序安排发货。

5)、根据紧急订单的发货计划提前联系物流公司，优先调度车辆，派车进行运输。

2.运输途中出现问题的处理

1)、运输途中如遇交通状况、灾害天气、车辆损坏、交通意外等原因造成货物不能准时到达，驾驶员应第一时间将车辆所在位置，所处的状态以及预计延误的时间等信息通知物流公司调度。

2)、物流公司调度及时将驾驶员反馈的信息通知我司物流中心。

3)、物流中心将车辆延误信息及预计到货信息第一时间告知办事处。

4)、办事处及时与客户沟通，告知延误情况。

3.收货异常处理流程

1)、经销商在收到工厂发出的货物时，与承运人当面进行货物清点，严格按照实际到货数量签收回单，有货损或者缺货应在回单上注明并签字确认。

2）、经销商在收货时，如发现没有《发货通知单》（即随货清单）的，应按照实际数量进行签收，标注好收货的单品及数量，并及时向办事处反映情况，办事处将此情况反映物流中心。

3）、经销商收货异常有以下几种情况：

a. 外包装破损不严重，内货没有受损。

b. 外包装破损严重，影响销售，但内货没有受损。

c. 内货包装破损，换包装可销售。

d. 内货破损（压扁、淋湿、断条等），换包装也不能销售。

e. 实际收货数量与发货单数量不符，出现到货短缺。

f. 实际收货数量与发货单数量不符，出现到货多余。

g. 货物数量与发货单数量一致而品项不一致。

4）异常收货的处理办法：

当货物出现货损（即货物包装损坏）时，经销商应在收货时与承运人一起打开外包装，查看货物损坏情况，有条件的客户或办事处应该进行拍照留存证据。

异常a：在签收回单时可按照实际到货签收即可，不须特殊注明。

异常b和异常c：经销商应与承运人点清破损的数量后，在回单上注明

损坏的包装数量，双方签字确认，并通知办事处，办事处确认后，由物流中心与第三方物流公司沟通解决。（承运司机当场同意给予赔付的，可直接在回单上签收，不须注明缺损）

异常d和异常e：经销商应与承运人当面清点货物损坏或者短缺的数量后，在《发货通知单》上标注损坏或短缺的货物数量，并签字确认，并通知办事处，办事处确认后，上《产品缺损审批表》到物流中心，由物流中心与第三方物流公司核实情况后，发《索赔单》并经第三方物流确认后，传总部财务充经销商货款。（承运司机当场同意给予赔付的，可直接在回单上签收，不须注明缺损）

异常f和异常g：出现货物多余或者品项不一致的，经销商应第一时间通知办事处，办事处核实数量后发《汇总表》到物流中心，由物流中心与工厂及第三方物流公司协调解决。

所有的异常货物必须当天由经销商、办事处及承运人当面查验。经销商在到货签收之后，如果再发现有货物缺损而又没有在回单注明的，由经销商自行承担。

 

本章所涉及附件：

1.《产品受订单》

2.《XX办XX经销商汇款凭证反馈单》

3.《产品缺损审批表》

附件1.《产品受订单》：

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附件2.《XX办XX经销商汇款凭证反馈单》 
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