小议礼貌原则在商务英语函电写作教学中的运用

（2010年撰写）

摘  要：本文介绍了商务英语函电写作中的礼貌原则及其六大准则，结合教学实践阐述了如何有针对性地运用礼貌原则，并就培养学生的礼貌原则意识阐明了看法。

关键词：礼貌原则  商务英语函电  写作教学

商务英语函电是国际商务或国际贸易专业的主干课程和高职升学考的专业课程之一，其教学目的是培养学生处理和撰写有关进出口业务函电的能力，具有很强的技能性和实践性。

当今社会，越来越多的国际买卖业务是通过双方之间的往来函电协商敲定的，买卖双方很可能素未谋面，函电的质量也就代表了公司的形象。从事外贸英语函电写作时，为了达到有效沟通的目的，有必要了解“7C”写作原则：清楚(Clarity) 、简洁(Conciseness)、正确(Correctness)、具体(Concreteness)、礼貌(Courtesy)、体谅(Consideration)和完整(Completeness)。笔者结合多年的商务英语函电教学实践，就其中的礼貌(Courtesy)原则谈谈自己的一些经验和体会。

    一、什么是函电写作中的礼貌原则

商务函电写作中的礼貌原则是商务沟通技巧中的基本原则之一，也是商家最主要、最锐利的武器之一。礼貌的商务函电彬彬有礼，重视对方的观点，尊重对方的权利、愿望和需要，迎合对方的心理，能产生令人愉快的感觉，从而带来无限的商机，促成和扩大对外贸易。在商务信函的写作过程中，及时是礼貌之首。此外，在撰写商务信函时，应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气，语调上尽可能站在客户的立场上，考虑到对方的意愿和背景，做到互惠互利。

二、礼貌原则的六大准则

英国语言学家Geoffrey Leech等人提出礼貌原则，认为在所有的语言交际中，说话人和听话人之间应尽量地表示礼貌和尽量减少不礼貌的表达方式。Leech对礼貌原则进行了分类，并概括出六条礼貌准则，这六条准则同样适用于商务写作。

1.策略准则。在很多来往的外贸函电中，策略准则被广泛运用，尤其是在指令和承诺中。如We assure you of that quality. 在表示承诺的时候，“assure（保证）”起了增加语义强度的作用，向对方强调了他们最为关心的质量问题，将对方的利益放在首位，体现了尽量令对方受惠的礼貌原则。

2.宽宏准则。宽宏准则主要应用在询盘、报盘、还盘、商议付款条件以及就赔付方式进行交涉等业务阶段。不用命令口气，尽可能理解对方的感受。使用命令口气不但不明智，而且经常事与愿违。例如:You ought to send to us the quotation no later than August 1^st. （你必须最迟在8月1日之前把报价单寄给我们。）客户一般都无法忍受这种盛气凌人的口气，很有可能因此拒绝交易。此句宜改为：Perhaps you could send to us the quotation before August 1^st. （请把报价单于8月1日寄给我方。）

3.赞扬准则。使用一些表示友好和称赞的词。如：admire, cooperate, enjoy, genuine, satisfy, wonderful等。赞扬准则在外贸函电中常见于试探合作意向和商谈合作细节等前期准备阶段。如：It goes without saying that we very much appreciate the support you have extended us in the past. 用“It goes without saying（不用说）”以夸大对收信人的感激，充分突显赞扬的言外之义。

4.谦虚准则。谦虚准则从己方出发，在尊重对方的同时，自身态度要谦逊。如：Much as we would like to cooperate with you in expanding sales, we are regretful that we just cannot see our way clear to accept your counter-offer, as the price we quote is quite realistic. 句中的“much”,“just”,“see our way clear to（想方设法）”等词语刻意加大了谦虚、谨慎的效果，“realistic（实在的）”用来定义报价，比起“good”,“low”等用词更显谦逊。

5.赞同准则。当交易双方出现不同意见或需要处理贸易纠纷时，运用该准则将有利于缓和紧张气氛，减少分歧。先同意对方的意见，再陈述自己的理由。这样一来，既考虑到对方的意见，又能坚持自己的原则，扩展了双方的一致，尽量消除谈判的障碍。如：While we appreciate what you stated in your letter of May 1^st, we regret that it is impossible to supply T333 for the time being. （感谢你方5月1日来函所述，但遗憾的是我们暂不能供应T333号货。）

6.同情准则。使用一些像We are sorry to hear that…/ We are most anxious to compensate you for… 这样的句型。它们常常被用来表达对遭受损失一方的处境表示慰问或希望给予对方帮助之意，其功能也体现在针对对方所提出的投诉、索赔等带有消极内容的函电的回复上。如：Such a difficulty as you mention in your letter is indeed to be regretted. This matter will have our immediate attention. （你该来信所提出的困难确实令人遗憾，我们将立即对此事加以关注。）

三、礼貌原则运用的案例分析

笔者从事多年商务英语函电的教学工作，每届学生在函电写作中都会暴露出一些共性的错误，有语言能力方面的，有思维方面的，也有写作技巧方面的。以礼貌原则为例，笔者在此撷取一些在报盘、装运和索赔等业务中发生的实例。

案例一：

在第三单元Enquiries and offers中，我让同学试写一句：“请报最优惠价，注明原产地、包装、详细规格、可供数量和最早船期。”很多同学都生硬地表达成“You are requested to make us the most favorable offer, stating origin, packing, detailed specifications, quantity suppliable and the earliest time of shipment.”还有一些同学写成“ Please offer your best price, stating origin, packing, detailed specifications, quantity suppliable and the earliest time of shipment”，这还是不够礼貌。经过老师指导，最终修改为：“Would you please make us the most favorable offer, stating origin, packing, detailed specifications, quantity suppliable and the earliest time of shipment?”这就显得更加客气有礼。

案例二：

在第七单元Shipment中，一个简单的拒绝对方的句子，不同的学生有不同的写法：如：“很抱歉，我们下周才能装运你方所订货物”，有人写成We regret to tell you that we can’t ship the goods you ordered until next week.有人表达为We wish to tell you that we will ship the goods you ordered next week. 这两个句子其实要表达的意义相同。第一句运用了表示否定意义的词regret和can’t，强调自己不能做什么，令对方感到不快，违背了礼貌原则。第二句正好相反，运用了表示积极和肯定意义的词wish和will，强调自己能做什么。尽管都是下周发运货物，却让人容易接受，因为说话者采取的是积极的态度。因此，笔者在函电写作教学中经常提醒学生，当我们要表示拒绝对方要求或传递令人失望的信息，出于礼貌，开头应该尽量使用表示积极意义的词，避免使用表示否定意义的词。

案例三：

在第十单元Claims and settlement中，本身就是索赔和理赔的内容，讨论的是如何应对贸易争议和纠纷。教学中，笔者要求学生在撰写函电时以收信人的需求、兴趣与困难为出发点，运用恰当的策略和委婉的辞令妥善解决问题。例如，当货物在运输过程中出现损坏，买方向卖方提出索赔交涉，卖方无责时，同学们都喜欢做出如下回复：It is obvious the damage you complained of must have taken place in transit. We are not responsible for the damage. It is quite out of our control. （显然，您所投诉的货物损坏一定是在运输过程中造成的。我方当然不能对此负责，这超出了我们的可控范围。）

买方读到这样的回复，感觉到的是生硬和冰冷，很可能就不会再和卖方继续进行生意往来了。因此，卖方应当充分体量买方所面临的状况，能够加上下面的语句，回函就会显得礼貌体贴，更容易让人接受：We wish to express our deepest regret over this unfortunate incident. You must have been in a difficult position to meet the orders of your clients. If you feel it necessary, we shall be pleased to take the matter up on your behalf with the shipping company concerned. （发生这样的不幸事件，我们深表遗憾，贵公司一定难以承兑客户的订单。如贵公司认为有必要，我们将会欣然代表贵公司与船务公司处理这次事件。）

如果买方读到这样的回函，就会感受到它所传递的理解与真诚。因此，很有可能就不会因为货物在运输过程中受损而迁怒于卖方了。

    四、如何提高学生的礼貌原则意识

1.培养学生的跨文化意识

笔者在长期的教学实践中发现，学生在函电写作中所犯的错误，无论在词汇、语法还是语篇上都会受到汉语的影响。作文不符合英语规范，归根结底是由于不了解中西思维模式差异。而思维方式的差异，正是造成语言差异的一个重要原因。因此，笔者在教学中有针对性地培养学生的跨文化意识，养成英语思维的习惯。课堂上学生不能单纯注重单词、语法问题，还要透过现象看本质，注重文章的整体交际效果。在课堂上进行必要的比较练习，会对两种语言有理性的认识，从而避免中式英语的出现。

就以称呼语的使用为例。西方文化强调尊重人的个性，而中国的传统文化更看重共性。英语里“先个人后集体”的特征十分明显。人名的排序是“先名后姓”。名代表个性，姓代表共性。经常用的方法是在Dear Mr./Miss/Ms./Mrs.之后加上姓，而不是名字。在Dear后如果没有“先生”、“女士”之类的称呼，则直接加名字，不能直接加姓。例如：学生在给笔者的信函中称呼用Dear Cheng，是受到汉语的“先姓后名”的顺序影响的结果。还有的学生写成Dear Mr. Tony，却不知道Mr.之后应该加上姓氏。这类错误都是由于不了解中西文化差异造成的。所以，在教学中要引导学生遵循英语习惯，而不能照搬汉语习惯。

2.寓写作于阅读教学之中

模仿是语言学习的一个重要特点。在教学实践中，笔者充分注意阅读和写作之间的内在联系，在培养学生阅读能力的同时，融入写作技能的训练，使学生利用所学的语言知识，即已储存的信息，进行创造性的发挥，从中掌握正确的英语表达方式。

如，在一次还盘信中有这样一句话，“我们目前不能执行该订单，因为承接订货过多。”试卷中给出的关键词有：fulfill this order, be heavily committed。但有些学生在答题时并没有如老师期待的那样写we can’t fulfill this order at present because we are heavily committed，而是这样写道：we are not in a position to accept this order for the time being as the result of heavy commitments.简单的一句话，“不能”、“执行订单”、“目前”和“承接订货过多”这四处都发生了变化。究其原因，原来是此前安排的一篇补充阅读材料发挥了作用，笔者曾对其中的词组进行了对比、归类，当然就包括这四个。

3.培养学生自主学习的能力 　　

培养学生能够主动学习和了解西方文化与思维方式，为将来从事外贸工作，与其他不同国家的人打交道作好准备。多读是加强语言积累，培养英语敏感度的一个很好的途径。对于外贸英语函电中的不同主题，多读多总结可以找到一个“模板”，也就是文章可行发展的框架，这样可以解决篇章布局问题。同时，多读可以增加单词、句法表达的积累，避免生造语言的现象。在写作中尽量减少用汉语思维进行对译的方法，有意识地克服母语的干扰因素，尽量避免不同思维方式引起的沟通障碍。

如英语民族和汉语民族在对主体和客体的认知上存在差异。这种思维差异导致了英汉语言在句法上主语的不同和语态方面的差异，英语民族常常以动态事件的客体作为参照点，而汉语民族往往把主体作为参照点。试比较以下两句：You made a very careless mistake during the course of shipment.（汉）A very careless mistake was made during the course of shipment.（英）很显然，如果我们能够熟练使用英语的这种表达方式，行文更加客观、公正、礼貌，对方就更容易接受。