销售与收款阶段的内部控制活动

 

一、销售阶段的控制活动

1、控制目标：仅接受在信用额度内的订单。

影响应收账款的“计价和分摊”。

 常用的控制活动：管理层审核批准信用额度。

具体控制活动：（1）如果是新客户，销售经理A将对其进行客户北京调查，获取包括信用评审机构对顾客信用等级的评定报告等，填写“新顾客基本情况表”，并附有相关资料交至信用管理经理B审批。信用管理经理B将在“新顾客基本情况表”上签字注明是否同意赊销。通常情况下，给予新客户的信用额度不超过人民币   元；若高于该标准，应进行集体审批。

2、控制目标：管理层核准销售订单的价格、条件。

影响应收账款的存在，营业收入的发生。

常用的控制活动：管理层必须审批所有订单，超过特定金额或毛利异常的销售应取得较高管理层核准。

具体控制活动：

（1）对于新顾客的初次订单，不允许超过经审批的信用额度。如果新客户能够及时支付货款、信用良好，则可视同“现有客户”进行交易。

（2）收到现有顾客的采购订单后，销售业务员D将订单金额与该顾客已被授权的信用额度以及至今尚欠的账款余额进行检查，经销售经理A审批后，交至信用管理经理B复核。如果超过信用额度的采购订单，应由总经理W审批。

3、控制目标：已记录的销售订单的内容准确。

影响应收账款的计价和分摊，营业收入的准确性。

常用控制活动：由不负责输入销售订单的人员比较销售订单数据与支持性文件是否相符。

具体的控制活动：

1）信息管理员C负责将顾客采购订单和销售合同信息输入Y系统，由系统自动生成联系编号的销售订单（此时系统显示为“待处理”状态）。每周信息管理员C核对本周内生成的销售订单，对任何不连续编号的情况进行检查。

2）每周，应收账款记账员F汇总本周内所有签订的销售合同，并与销售订单核对，编制销售信息报告。如有不符，应收账款记账员F将通知信息管理员C，与其共同调查该事项。

4、控制目标：销售订单均已得到处理。

影响财务报表应收账款的完整性和营业收入的完整性。

常用控制活动：销售订单、销售发票已连续编号、编号的连续性已被核对。

具体控制活动：信息管理员C负责将顾客采购订单和销售合同信息输入Y系统，由系统自动生成联系编号的销售订单（此时系统显示为“待处理”状态）。每周信息管理员C核对本周内生成的销售订单，对任何不联系编号的情况进行检查。

 

二、记录应收账款活动的控制

1、控制目标：已记录的销售确已发出货物。

常用控制活动：销售发票需与出库单核对，如有不符应及时调查和处理。

具体控制活动：

（1）船运公司在货船离岸后，开出货运提单，通知公司货物离岸时间。信息管理员C将商品离岸信息输入系统，系统内的销售订单状态由“已完工”自动更改为“已离岸”。

（2）应收账款记账员F根据系统显示的“已离岸”销售订单信息，将销售发票所载信息和报关单、货运提单等进行核对。若所有单证核对一致，应收账款记账员F在销售发票上加盖“相符”印戳并将有关信息输入系统，此时系统内的采购订单状态由“已离岸”自动更改为“已处理”。

2、控制目标：已记录的销售交易计价准确。

常用控制活动：定期与顾客对账，若有差异及时进行调查处理。

具体控制活动：月末，应收账款主管G编制应收账款账龄报告，其内容还应包括应收账款总额与应收账款明细账合计数以及应收账款明细账与顾客对账单的核对情况。如有差异，应收账款主管G将立即进行调查。

3、控制目标：与销售货物相关的权利均已记录至应收账款

常用控制活动：销售订单、销售发票已连续编号、顺序已被记录。

具体控制活动：

（1）信息管理员C根据系统显示的“已完工”销售订单信息和销售合同约定的交货日期，开具连续编号的销售发票，交销售经理A审核，发票存根联由销售部留存，其他联次分别用于报关、出口押汇、税务核销、外汇核销以及财务记账等。

（2）应收账款记账员F根据系统显示的“已离岸”销售订单信息，将销售发票所载信息和报关单、货运提单等进行核对，若所有单证核对一致，应收账款记账员F在发票上加盖“相符”印戳并将有关信息输入系统，此时系统内的采购订单状态即由“已离岸”自动更改为“已处理”。

4、控制目标：销售货物交易均已于适当期间进行记录。

常用控制活动：检查资产负债表日前、后发出的货物、以确保已记录于适当期间。

5、控制目标：已记录的销售退回、折扣与折让均为真实发生的。

常用控制活动：管理层制定有关销售退回、折扣与折让的政策和程序，并监督其执行。

具体控制活动：

若公司销售业务以出口为主，与顾客签订的销售合同中不允许退货，若发生质量纠纷，应采取索赔方式，根据双方确定的金额调整应收账款。销售业务员接到顾客的索赔传真件等资料后，编制连续编号的顾客索赔处理表，交至生产部门和技术部门，由生产部门经理J、技术经理H确定是否确属产品质量问题，并签字确认。如确属公司的责任，应收账款记账员F在顾客索赔处理表注明货款结算情况。对于索赔金额不超过人民币   元的，由销售经理A批准，如超过该标准，应由总经理W审批。

6、控制目标：已发生的销售退回、折扣与折让均确已记录。

常用控制活动：定期与顾客对账，如有差异应及时进行调查和处理。

具体控制活动：月末，应收账款主管G编制应收账款账龄报告，其内容还应包括应收账款总额与应收账款明细账合计数以及应收账款明细账与顾客对账单的核对情况。如有差异，应收账款主管G将立即进行调查。

7、控制目标：已发生的销售退回、折扣与折让均于恰当期间进行记录。

常用控制活动：用以记录销售退回、折扣与折让事项的表单连续编号，顺序已被记录。

具体控制活动：

（1）销售业务员D接到顾客的索赔传真件等资料后，编制连续编号的顾客索赔处理表.。（2）应收账款记账员F编制应收账款调整分录，后附经适当审批的顾客索赔处理表，交会计主管G复核后，进行账务处理。

8、控制目标：已发生的销售退回、折扣与折让确已准确记录。

常用控制活动：管理层复核和批准对应收账款的调整。

具体控制活动：销售业务员D接到顾客的索赔传真件等资料后，编制连续编号的顾客索赔处理表，交至生产部门和技术部门，由生产部门经理J、技术经理H确定是否确属产品质量问题，并签字确认。如确属公司的责任，应收账款记账员F在顾客索赔处理表注明货款结算情况。对于索赔金额不超过人民币   元的，由销售经理A批准，如超过该标准，应由总经理W审批。

9、控制目标：准确计提坏账准备和核销坏账，并记录于恰当期间。

常用控制活动：管理层复核坏账准备费用，包括考虑是否记录于适当期间。

具体控制活动：

（1）公司董事会制定并批准了应收账款坏账准备计提方法和计提比例的会计估计。

（2）每年末，销售经理A根据以往的经验、债务单位的实际财务状况和现金流量的情况，以及其他相关信息，编写应收账款可收回性分析报告，交财务部复核。

（3）会计主管Y应收账款可收回性分析报告、分析坏账准备的计提比例是否交原先的估计发生较大变化，会计主管Y编写会计估计变更建议，经财务经理复核后报董事会批准。

（4）公司的坏账准备由系统自动计算生成，对于需要计提特别坏账准备以及拟核销的坏账，由销售业务员D填写连续编号的坏账变更申请表，并附顾客破产等相关资料，经销售经理A审批后，金额在  元以下的，由财务经理审批，金额在   元以上的，由总经理W审批。应收账款记账员F根据适当批准的更改申请表进行账务处理。

 

三、收款活动的控制

1、控制目标：收款是真实发生的。

影响应收账款的完整性、权利和以外。

常用控制活动：管理层复核收款记录。

具体控制活动：信用证到期或收到顾客已付款通知，由出纳员P前往银行办理托收。款项收妥后，应收账款记账员F将辨证收款凭证，并附相关单证，若银行结汇水单、银行通知单等，提交会计主管Y复核。在完成对收款凭证及相关单证的复核后，会计主管Y在收款凭证上签字，作为复核证据，并在所有支持文件上加盖“核销”印戳。

2、控制目标：准确记录收款。

影响应收账款的计价和分摊。

常用控制活动：管理层复核收款记录。

具体控制活动：应收账款记账员F将编制收款凭证，并附相关单证，如银行结汇单、银行到款通知单等，提交会计主管Y复核。在完成对收款凭证及相关单证的复核后，会计主管Y在收款凭证上签字，作为复核证据，并在所有支持文件上加盖“核销”印戳。出纳员P根据经复核无误的收款凭证即使登记现金和银行存款日记账。

3、控制目标：收款确已记录

影响应收账款的存在。

常用的控制活动：定期将日记账中的收款记录与银行对账单进行复核。

具体控制活动：每月末，由会计主管指定出纳员P以外的人员核对银行存款日记账和银行对账单，编制银行存款余额调节表，并提交给财务经理X复核，财务经理X在银行存款月调节表中签字作为其复核的证据

4、控制目标：收款均已恰当期间进行记录

影响应收账款的存在

常用的控制活动：定期将日记账中的收款记录与银行对账单进行核对。

具体控制活动：每月末，由会计主管指定出纳员P以外的人员核对银行存款日记账和银行对账单，编制银行存款余额调节表，并提交给财务经理X复核，财务经理X在银行存款月调节表中签字作为其复核的证据。

5、控制目标：监督应收账款及时收回。

影响因应收账款的存在。

常用控制活动：定期编制与分析应收账款账龄报告。

具体控制活动：月末，应收账款主管G编制应收账款账龄报告。