首先是角色越位。

秘书不能代替领导，在工作中，秘书始终是处于辅助地位的，必须十分明确并找准自己的位置。否则，就是越权、失位和犯规。在行政管理中，不准“越位”，是为了保障工作有序，避免工作混乱，不干扰领导或上级的工作，不影响下级层次的关系。

所以秘书必须始终明确自己的定位，是“二传手”，在思维上可以“越位”、“换位”，但在行动上却不可“越位”，更不能以“二首长”自居。'

其次是决策越位。

秘书不能擅作主张，而应该遵从领导工作意图行事，也就是只可参“谋”，不能参“断”。凡遇带到涉及政策性的新情况、新问题，无政策、无前例的要请示；凡遇到带有方向性、全局性、关键性的问题，必须汇报；凡遇到需要变通或部门协商解决的问题，需征得领导同意；凡经领导议定事项，不能随意改变、“走调”或“另辟蹊径”。

第三是表态越位。

秘书可以在领导决策过程中，提供信息、意见和建议，甚至善意的提醒、解释、规劝，但不能轻易表态。因为表态属于决策范畴，同时也应与身份相符。

一般说来，涉及重大问题和事项，均须由领导表态。任何超越身份的表态，都既是不负责任的、极不明智的，也是无效的做法。所以秘书在与基层群众接触或日常工作中，若非领导授权授意，否则就不能随意乱表态或乱答复。

第四是场合越位。

由于工作关系，许多时候秘书，会随从领导参加各种会议活动，这种情况下，秘书人员就要特别注意自己的“台下”形象和“幕后”意识，绝不能借此来张扬和显示自己，更不能出现与领导“抢镜头”、“争座位”的现象。

有一句“六先六后”的顺口溜，是这样说的：先上班后下班、先到场后离场、先上车后下车、先接受后思辨、先协调后上会、先调研后献策。虽然它有几分调侃的味道，但颇能体现秘书工作，不能出现场合越位的理由和特点。