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    If you are planning to attend the fair, would you please fill in the enclosed card and send it to us? We will arrange for your trip accordingly. I cordially hope you will be with us. 

       

                                         Sincerely yours,

                                          Qiu Xiaoyun

                                          Qiu Xiaoyun 

Enclosed ─ as stated   

Complimentary Close

Body

Signature

Enclosure

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    The definition of an invitation letter 

              The invitation letter is one of the most popular ways of inviting relatives, friends, colleagues and business clients to important events. In a formal situation, an invitation letter refers to the request regarding the attendance of a prominent person, a group of people or representative of an organization at some particular event. 

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 The format of an invitation letter 

     Similar to a job application letter, an invitation letter also contains the heading, date, inside address, salutation, body of letter, complementary close, signature and enclosures. But the content of the body is different from that of an application letter, which mainly focuses on the social event. 

      

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 The purpose of invitation letters 

To invite for a business anniversary;

To announce an engagement;

To announce an alumni meet;

To invite for a job related party or retreat;

To announce a special meeting;

To invite for the graduation party;

To invite the spokesperson for a conference or seminar;

To invite to a business social event;

To invite a prospective customer to a sales appointment, presentation or demonstration;

To invite to a wedding, anniversary or house-warming ceremony, etc. 

      

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     The purpose of invitation letters 

To invite for a business anniversary; 

To announce an engagement;

To announce an alumni meet;

To invite for a job related party or retreat;

To announce a special meeting;

To invite for the graduation party;

To invite the spokesperson for a conference or seminar;

To invite to a business social event;

To invite a prospective customer to a sales appointment, presentation or demonstration;

To invite to a wedding, anniversary or house-warming ceremony, etc.

    

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         You are provided more samples on invitation to learn by yourself. You can make mini comparison on the samples according to see the difference 

Tips

Sample 1: An invitation letter to a sales presentation 

Sample 2: An invitation card to a barbecue 

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Directions: In part Ⅰ, you have written an invitation letter to Mr. Smith from Messrs. Lee Co., now you are required to revise your own work according to the 5-C principles in the table. 

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1) On 7th July, we will host an evening of celebration in honor of the retirement of Mr. Wang, president of ABC Company. 

我公司将于7月7日主办晚会欢送ABC公司总裁王先生光荣退休。 

2) You are cordially invited to attend the celebration at Huzhou Hotel No.290 Kangtai Road, Huzhou, at 7:00 pm on April 5th, 2009. 

恭请于2009年4月5日晚7点光临。地点： 湖州市康泰路290号湖州宾馆。

3) Mr. Wang has been the President of ABC Company since 1999.  During this period, ABC Company expanded its business extensively. 

王先生自从1999年就担任ABC公司总裁。自他任职以来，ABC公司的业务蓬勃发展。 

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4) Now it’s our opportunity to thank him for his years of exemplary leadership and wish him well for a happy retirement. 

现在我们可以利用这个机会感谢他的杰出领导，并祝贺他退休愉快。 

5) Please join us to say Good-bye to Mr. Wang.  

请和我们一起向王先生道别。 

6)张忠良夫妇恭请Ng Lai Si女士光临女儿张颖和董志强先生的婚庆。 

 Mr. And Mrs. Zhang Zhongliang request the pleasure of Ms. Ng Lai Si's company at the marriage of their daughter Zhang Ying to Mr. Dong Zhiqiang.

7)我们十分荣幸地邀请您参加这个会议。 

We take great honor in inviting you to attend the conference.

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8) Translate the following invitation letter into English.

发信人：李平  湖州进出口贸易公司总经理

Smith先生： 

感谢您一直以来对本公司的关心和支持，使公司得以业务蓬勃发展，诚邀请您在下周四，5 月15日来我公司进行考察指导交流。并赴本公司的庆典午宴。

谨上

Dear Mr. Smith,

Firstly, let me express our thanks for your caring and support for our company all these years with which our the business is expanded extensively. 

Again, you are cordially invited to our company for review, guidance and intercourse and also a following-up banquet on next Thursday, 15th may.

Yours faithfully, 

Li ping,

General Manager

Huzhou Import & Export Trading Company 

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Directions: Suppose you have received an invitation card from Smart International Co., Ltd as follows, and you are intended to answer the invitation in the form of card positively and negatively respectively. Remember you should follow the same formality of the invitation card.

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Smart International Co., Ltd

Cordially invites you to its

Annual Meeting and Banquet

At Pacific Hotel

88 Smithfield Street, Burwood, NSW

On Friday, October 11, at six o’clock

Featuring

George Jones, Director of the Sunshine Symphony

Speaking on “Music in the late 90s”

And a special performance by the

Sunshine Symphony 　 

Invitation Card

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