（一）商务书信的文体风格

一封好的商业书信应该体现出语言自然精练、行文流畅、可读性高的文体风格。

  

u      自然

       商业书信的写作必须力求“自然”，不能满篇都是过时的商业行话。商业书信要求可读性强。

       为了使信读起来生动有趣，写信人应该尽量避免使用单调的语言，力求使语言结构富于变化。可使用的方法有：

1. 变化文法结构

       变换句子的文法结构也可提高信文的可读性。写信时不要千篇一律地使用同一种表达方法。例如，下面这个句子可以用多种方法改写

 2．增强书信的可读性，还应注意运用精练的语言

商业书信必须语言精练，能用一个单词的地方尽量不要使用多个单词。例如：

高冗余度语言		低冗余度语言
Inasmuch as we require active consideration prior to making a decision, I am afraid that, in the circumstances, you will have to wait.	.		As we need to consider before making a decision, I am afraid you will have to wait.

 

商业书信的语气

       商业书信中写信人使用哪种语气十分重要，这可以反映出写信人和收信人之间的关系。

 

积极的语气

              下面左边的三个句子采用提“中性”的语气，而右边相应的句子语气则显得积极。这种积极的语气可以使一个句子听上去更有诚意。

中性		积极
I am in receipt of your order for 250 pairs of Niky ‘Conga’ sports shoes.	.		Thank you for your recent order for 250 pairs of Niky ‘Conga’ sports shoes.

 

You failed to send your order to us before the new prices were introduced.

.

Unfortunately, we did not receive your order before the new prices were introduced.

 

We cannot devote much time to your visit as the March Sales figures are being compiled and we are very busy.

.

We shall devote as much time to your visit as our hectic schedule will permit.

 

撰写书信时下列几件事情必须避免：

·指责对方犯错

·推卸自己的责任

·漠视客户的问题

·拒绝帮助对方

·对对方的帮助毫不领情

 

消极的语气		积极的语气
It is not our fault if you do not check whether the goods are satisfactory on delivery.			I am afraid customers are expected to check that goods are satisfactory on delivery.

 

Problems of this type are common with the lower model. Next time you will have to buy the more advanced model.

Problems of this type are far less common with our more advanced model.

 

We do not have the time to send our Sales Representative to see you. He is busy dealing with larger accounts than yours.		We shall be happy to send our Sales Representative to visit you as soon as his heavy schedule permits.
I am in receipt of the upgraded software you sent to replace the software we bought in February.		Thank you very much for sending me the updated software which supersedes that which we bought in February.

 

以您为先的语气

       写信时要尽可能让收信人感到是你亲息写信给他们。      例句：

以我为先		以您为先
We shall be able to install Cable TV shortly.			You will be pleased to hear that you will soon be able to receive Cable TV.

 

I am afraid we cannot deliver at the weekend.

You can have your goods delivered any weekday.

 

I regret to inform you that we cannot refund your deposit unless you return the goods within a week.

I am pleased to inform you that you will be able to receive a full refund of deposit if you return the goods within a week.

 

（二）标点符号 (Punctuation)

l        标点符号的作用及重要性

标点符号是商务英语写作中不可缺少的辅助工具，其作用在于帮助读者分清句子结构，正确理解文字含义。

不正确使用标点符号，或是滥用标点符号会造成意思混乱，引起读者的误解。

 

l        标点的用法：

（1）逗号(comma)

作用： 逗号用于表示停顿或分句之间的间隔。

用法：逗号用于分隔句中的各种语言成分，并表示一个停顿，一般用于以下几种情况：   

位置：a.  在句中表示语气停顿的地方。

b.      在子句之前。

c.       在描述名词的一系列形容词之后。

d.      放在位于句首或句中的副词之后。

e.       将非主要信息和句子其他部分分开。

（2）句号 (period)

句号一般有两种用法

①    句号是放在句尾的符号，表示一句话结束。

②    句号还用于缩写字母。

（3）冒号 (colon)

作用：用于引出下文，如表列、说话中的直接引语或解释。

用法与位置：

①    冒号主要用于列举事物，引用话语或进行解释。

② 此外，冒号还用在“as follows”或“the following"的后面。

 

（三）商务用词的大写

      大写字母（Capital Letters）又称“Block letters”，“Upper case/print”,一般用于句首，此外大写首字母还出现在以下几种情况中：

(1)   专有名词(proper nouns)。

(2)   在标题(title) 中也要大写单词首字母。

(3)   用于礼貌性称呼语（即Mr.,Mrs.,Miss.,Ms.）学衔（Dr.）和军衔（General）的首字母。

(4)   职务，职称，头衔以及组织的名称也要大写首字母。

(5)   在商务书信中，重要的字词常常被大写以引起读信人的注意。

(6)   商务英语写作中的副标题与小标题也需大写。

(7)   用于缩写词，如“a SWOT analysis”, “ASEAN”, “USA”等。

 

（四）数字的用法

(1)   数字在句首要被拼写出来。

(2)   用阿拉伯数字表示日期、时间、量度、页数、地址、百分比、小数等等。

(3)   大多数情况下，序数词要被拼写成英文。

 

（五）缩写 (Abbreviation)： 

缩写在商务英语写作中有它独特的意义。

 (1)商务英语中常用的几种缩写形式：   

①    置于人名前后，表示身份、职衔、学位等

②    表示商业企业名称

③    表示时间

④    表示组织名称，一般由首字母组成

⑤合成方位词

⑥常用的拉丁词

(2)商务英语中不应使用缩写的地方：

①    某些头衔

②    星期、月、季节

③    街道地址

④    国名、城市名

 

（六）开头与结尾

（一）.开头的写法和一些技巧：

1．开头：大多数商务英语写作的内容也由开头、中间、结尾三部分组成。常用的开头句写法：

①    最好在第一句话中说出你的写作目的。如：We understand that you are exporters of nuts and should like to know if you can supply us with 5 tons of walnut meat by the end of October.

②    将最能引起读者兴趣的内容放在开头，如：I'm pleased to tell you that your order will be delivered tomorrow.

③    提及所涉及的商务事项。

 

2．就开头的内容方面来讲，书信的开头可以涉及：

⑴ 书信去函的开头

u      询问

u      索价

u      求购

u      投诉

u      讯息

u      报忧

u      道歉

u      推荐

 

⑵复函的开头可以包括

u      函悉

u      歉意

u      谢绝

u      服务

 

（二）书信结尾的措辞和语气

1．结尾：

写结尾句需注意以下几个地方：

④    结尾句需具体，不要使用含糊、繁琐的词语或句式。

⑤    在结尾处提出行动的要求。

⑥    在结尾处做简要的总结，尤其在内容比较多的情况下。请比较下面两句话：

a)  We hope that we have made the above alternatives clear to you and that they may help you make your choice.

b) To sum up, you can either put your money in a savings bank and receive 6 % annual interest or invest in common stocks for higher returns but also higher risk.

 

2．就结尾的内容来讲，书信的结尾可以包括：

（1）去函的结尾

u      敦促：Having this input by JUNE 3 will enable us to maintain our schedule for… 

u      期待：Your advice would be welcome.

u      致谢：Your prompt attention to this matter will be appreciated.

u      协助：Shortly after I receive this information, I will be in touch with you>

u      盼复：We look forward to hearing from you.

u      联络：If you have any question, please call me at…

等等……

（2）复函结尾可以涉及：

u      请求：Please indicate your acceptance of this employment by signing…and returning a copy…

u      承诺：We want to ensure that you enjoy the highest standards of service.

u      致歉：I apologize for the inconvenient.

u      答谢：Thanks again for your cooperation.

u      祝愿：I wish you every success in your important work.

u      往来：We look forward to a very cordial relationship between our two organizations.

 

 

(七)书信格式

信函和传真的格式

收到一封信，收信人首先注意到的是信的格式。美观整洁的书信格式会给收信人留下深刻的印象。

标准的商业书信由以下三个部分组成：

·信头

·信文

·信尾

信   头

       在信和传真中，信头所占页面一般不超过三分之一。

 

发信人地址

       一般来说，商业书信的首页都使用印有公司抬头的信笺，抬头上标明公司名称、地址、电话和传真号码。传真也一样，信笺上印有抬头，并采用固定的信头格式。

       传真发信人的地址位于传真纸页首固定的信头格式内。

 

发信日期

       日期的书写有以下两种模式：“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年]

       日期不能缩写，序数词不能使用缩写形式，月份也不能缩写。

      

收信人地址

       收信人地址包括收信的全名和职衔，以及公司的全称和地址。礼貌性的称呼要使用得当。

传真中收信人地址一般打在信头格式相应的空格内。

 

指定收信人姓名

在商业书信和传真中，指定收信人姓名这一栏现已不常用。收信人地址的首行已经写明收信人姓名，因而不一定需要专门指定收信人姓名这一栏。

如果要使用指定收信人姓名这一栏，就要从页面左边空白处写起，在收信人地址下面空两行。

 

称   呼

       商业信件和传真常用以下方式开头：
       ·Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示写信人知道收信人的姓名和性别)；

·Dear Sir或Dear Madam(表示写给一位有具体职衔的人，如Sales Manager,

Chief Accountant等，而且写信人知道对方的性别)；

·Dear Sir or Madam(表示写给一位有具体职衔而写信人又不知其性别的人)；

·Dear Sirs (表示写给一家公司，没有明确的收信人)。

称呼中的第一个单词和其他所有名词的第一个字母均须大写。

 

事   由

       写明事由可以使收信人对信件或传真的内容一目了然。

 

信   文

       全齐头式（full-blocked）书信，每个段落都从左边空白处开始写起，右边空白处必须尽量对齐，不能把单词断开。

       在齐头式书信或传真中，信文也是从左边空白处开始写起，在事由下面空一行。

 

信   尾

       传真的信尾一般都很简短（通常只有结尾敬辞和署名），而书信的信尾内容则相对较长。

 

结尾敬辞

       一般来说，书信和传真结尾敬辞都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。称呼为“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”时结尾用“Yours sincerely”。称呼为“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”时结尾则用“Yours faithfully”。

      

信末签名

       写信人既可代表本人签名，也可代表公司签名。如：

              Yours faithfully

              For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd

 

 

Yvonne Chong

              Ms Yvonne Chong

              Regional Sales Manager (Singapore)

       信末签名位于左边空白处。在结尾敬辞或公司名称下面留出三行签名的位置，然后再打上写信的姓名、职衔及/或部门。

 

口述者/打字员姓名缩写

       下面表中是信函或传真的口述者和打字员的姓名缩写。

              口述员                                    打字员                                    姓名缩写

              -                                                Sim Loo Lee                             sll

              Cheng Fook Jam                       Chan Chuen Fye                        CFJ/ccf

              Chew Yit Lin                         Chin Kein Hoong                  Chew Yit Lin/ckh

              Grahame T Bilbow                       Foo Tuan Seik                               GTBilbow:fts

              Goh Bee Hua                               Han Swee Lean                             GBH:HSL

 

附   件

       如果信件或传真还附有其他文件，就必须在文中注明。附件说明通常位于口述者/打字员姓名缩写之后。可以采用以下几种方法：

·Estimate enclosed

·2 Enc./Enclosuree 2

·Enclosure

·Enclosures:

1.      2000 Price list

2.      Catalogue

 

抄 送

如果除主要收信人之外，信件或传真还需抄送第三者时，通常用“cc”表示，“cc”即“carbon copy”（复写本；副本）。 有时，如果发信人不想让收信人知道信件或传真还要抄送给别人，就用“bcc”(“blind carbon copy”无信头副本)代替“cc”，标注在不发给收信人的影印件的下方。

 

附 笔

       商业信函或传真中的“附笔”（缩写为“PS”）用于补充本人的说明。“附笔”位于左边空白齐头处，在“附近”或“抄送”等说明之下空一行。

页码说明

       商业信函如果超过一页，随后的各页可以在页首加注说明收信人姓名、页码及日期。如：

              Mrs. H Itakura

              Page 2

              14 June 200-

       在商业信函中，页码有时位于距页顶一英寸的左边空白处，与信文之间空两行。

 

信   封

       信封显然只适用于商业信件。信封上收信人地址的格式必须与内文的写法一致，即齐头式，单行间隔。收信人姓名位于收信人地址上方，中间空两行。也可以在收信人地址的第一行中直接写上收信人的姓名和职衔。

 

传真格式

       传真的首页一般都印有现成的信头格式，只需填入写信人和收信人的姓名、地址、传真号码、页数和日期等内容即可。

 

宽式标点对严式标点

       在商业信函中，宽式标点比严标点更为常用。

       使用严式标点意味着客户地址的每一行结尾都要加逗号，每个缩写词（包括客户姓名的首字母缩写）后面都要加点号（如Mr., Co., Ltd., St., Rd.等，又如Mr. J. R. Liu）。

 

商务书信一般包括全齐头式,齐头式，半齐头式---又叫缩进式，方齐头式和简化式。

                                       i.              全齐头式（Full-blocked）：这种格式的信函各部分内容都从左边空白处写起，用起来方便省事，是现今常用的格式之一。

                                     ii.              齐头式（Blocked）：这种格式与全齐头式相似，只是有些内容不是从空白处写起。结尾敬辞、信末签名、写信人姓名和职衔都从中间写起。日期可以从中间起行，也可以靠右对齐。

                                    iii.              半齐头式(semi-blocked)：这种格式与齐头式雷同。不同的是，半齐头式的每个段落缩进五或十个英文字母；结尾敬辞、信末签名、写信人姓名和职衔从中间写起。

                                   iv.              方齐头式(square-blocked)：这种格式也类似于全齐头式。不同的是，它的日期靠右对齐，和收信人地址在同一行。这种格式平整见方，外观漂亮。

                                     v.              简化式(simplified)：简化时式和全齐头式相比，有几个主要的区别：首先，简化式没有称呼和结尾敬语，收信人姓名必须在信文内的某个地方出现。其次，事由和写信人姓名必须大写。最后，列表要缩进五个英文字母空位，如果加有序号就不必缩进。

 

例1 （全齐头式）

                                                                                                       

ABC Training Co.            188 Newton Palace                     Norfolk                    NG29 OPA 01345 567809                             FAX 01345 789098 Our Ref RL/VP 3 September 1997   M J Marks 30 Arlington Court CAMBRIDGE Cambs CA29 5Rt   Dear Ms. Marks Re: 500 dozen T-shirts   Thank you for you inquiry in your letter of April 5 for our T-shirts. We are […] Hope to serve you soon. Yours sincerely   Rebecca Johnson Rebecca Johnson Manager   KF/HS Enc cc

  

 

例2 齐头式

                                                                                                       

ABC Training Co.            188 Newton Palace                     Norfolk                    NG29 OPA 01345 567809                             FAX 01345 789098 Our Ref RL/VP 3 September 1997   M J Marks 30 Arlington Court CAMBRIDGE Cambs CA29 5Rt   Dear Ms. Marks Re: 500 dozen T-shirts   Thank you for you inquiry in your letter of April 5 for our T-shirts. We are […] Hope to serve you soon. Yours sincerely   Rebecca Johnson Rebecca Johnson Manager   Enc

 

 

半齐头式（ 缩行式）的例子3

October 30,2000 Messers Samson Ghadban Co., Ltd. 15 Horns Avenue, TRIPOLI Lebanon.   Dear Mr. Smith:   Thank you for replying so promptly to our enquiry for lightweight extinguishers and also for your offer to arrange a demonstration.   Our general manager and our office manager will both be able to meet Mr Burton at any time during the morning or afternoon of Friday, November 10th. It would be helpful if Mr Burton would write or phone to say what time we may expect him.                                                      Yours faithfully,                                                    John Black                                                    John Black                                                    Assistant Manager

 

例子4 简化式

October 30,2000 Messers Samson Ghadban Co., Ltd. 15 Horns Avenue, TRIPOLI Lebanon.   Thank you, Mr. Smith, for replying so promptly to our enquiry for lightweight extinguishers and also for your offer to arrange a demonstration.

Our general manager and our office manager will both be able to meet Mr Burton at any time during the morning or afternoon of Friday, November 10th. It would be helpful if Mr Burton would write or phone to say what time we may expect him.   John Black JOHN BLACK Assistant Manager