其实早就想写一篇关于office软件的简单介绍了。因为经常看到有一些朋友习惯用office中的某个软件，于是几乎什么问题都交给这个软件来处理。比如我曾经也是这样，习惯用powerpoint以后，宣传册，招生海报什么的都喜欢用PPT来做，直到发现office里面还有一个publisher是专门用来做印刷出版物的工具，才知道以前的做法有多愚蠢。

一般office专业增强版会包括以下几个工具：word、excel、PowerPoint、publisher、visio、access、outlook、project。2010里面还多了一个sharepoint workspace。

最常用的是Word啦。一般我们把Word作为文字处理软件，但是你千万不要以为Word仅仅是用来输入文字的，应该说Word还是有不错的排版功能。大部分情况下，你应该把他当成一个排版软件来使用，尤其是很长的文章。虽然也能在表格里进行简单的计算，但是比起excel差远了。

另一个跟Word不分上下的是Excel。不要以为excel就是一个数据表格软件，貌似也有人用excel来制作纯文本的表格的。当然excel的主要功能就是处理数据表格啦，数据分析是他的主业。另外科学计算也是他的强项。我们曾经用excel编制比较复杂的结构计算，某种意义上，excel变成了一个超级计算器。

PowerPoint是一个万金油的工具，貌似什么东西都能往里装。相对前面两种软件，PowerPoint的排版能力要强一些，尤其当2007版出现了智能参考线以后，你基本上可以把他当成排版软件来用。很多人喜欢用PowerPoint来做方案啊什么的，然后打印到纸上，呈现给客户看，恐怕就是出于这方面的原因。

Excel虽然数据处理能力很强大，但是excel有个大问题，就是只能处理二维的数据表格，当数据出现大量的嵌套的时候，excel有点力不从心。这个时候你得用access数据库软件。access的老前辈就是曾经红极一时的和Dbase。数据库啊，我也不太熟悉，反正能够处理海量的数据就是了。

刚才说了Publisher才是排版的专业选手。你听听人家的名字，就是专门为印刷而诞生的。Publish能做什么？能做各种手册、宣传页。反正你想得到的印刷品都可以做。所以啊，那些准备做成小册子的方案啊什么的，其实应该用publish来做的。

当你在Word里面画各种组织结构图快疯掉的时候，你应该花一点时间来学习Visio。画各种各样的图：地图、结构图、流程图、平面布置图、甘特图什么的，Visio才是真正的高手。但是这个软件，除了画图，还没有发现其他更强的功能了（有画图的功能还不够？）

最后一个登场的是Outlook。虽然跟前面那么多软件比起来，Outlook好像一个都不会，但是人家Outlook有绝招。现在是互联网时代，没有Outlook，你就没办法跟网络上的其他同事联系（现在网络通讯软件，SNS社区什么的很强的好伐）。反正Outlook就是一个管理联系人，管理各种事务、帮你提高工作效率的工具（貌似我自己不用的，怪不得工作效率不高）。

Project太另类的，这里就不介绍了，反正是一个项目管理软件，也是office软件大家庭的一个成员，但是一般办公几乎不会用到的。

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也许你会说，我搞清楚了有什么用呢？

1、当你在投简历的时候，声称自己熟练使用office软件，但是我知道，你不一定能说全office的所有组件，也许你仅仅是打字打得比较快，现在至少你能够报得出offie一家到底有哪些成员了。

2、我无数次的看到用word做的数据表格、各种宣传手册和受力分析图，用excel做的甘特图甚至还有简历和组织构架图，用PPT做的海报（我自己也在用PPT做产品手册）。当你熟练使用一种软件的时候，你当然可以用这种软件解决所有的问题，但是如果你在做某件事情遇到困难的时候，不妨想一想，是不是有别的软件可以很轻松的搞定你现在的问题。

3、专业的人做专业的事情，也要用专业的软件来做专业的事情，软件这个东西各有所长，你得对每个软件最擅长做什么有个大概的了解吧。