文／赵芳（四川外语学院）

摘要：商务信函在商业贸易中扮演着重要的角色，他的特点和功能决定了商务信函中必须注重礼貌原则的运用。礼貌虽然是一种普遍现象，但是在不同的社会背景下，礼貌的体现方式却有所不同。本文旨在通过运用Leech的礼貌准则，分析礼貌原则在英汉商务信函中的异同。
Abstract: Business letters play an important role in business trade. Because of its characters and functions, in business letters, politeness should be paid more attention. Though politeness is a common phenomenon, in different social background, it has different forms and connotations. This paper aims to compare the similarities and differences between Chinese business letters and English business letters following Leech’s Politeness Principle.
Key words: business letters, politeness principle, comparison
1. 引言
关于跨文化交际中的礼貌原则，研究者们做了大量的研究。1967年，美国语言学家Grice提出了“合作原则”。他把说话人和听话人在会话中共同遵守的原则概括为数量的准则、质量的准则、关系准则和方式准则（何兆熊，2000：154）。20世纪80年代，英国语言学家Leech在格莱斯“合作原则”基础上，从修辞学、语体学角度提出了其著名的“礼貌准则”。礼貌准则的核心内容是：尽量使自己吃亏，而使别人获利，以取得对方的好感，从而使交际顺利进行，并使自己从中获得更大的利益。他提出的礼貌准则包括：

（1） 策略准则（用于指令和承诺）：尽力使他人受损最小，使他人受惠最大；
（2） 宽宏准则 (用于指令和承诺)：尽力使自身受惠最小，使自身受损最大；
（3） 赞扬准则 (用于表情和表述)：尽力缩小对他人的贬损，尽力夸大对他人的赞扬；
（4） 谦虚准则 (用于表述)：尽力缩小对自身的赞扬，夸大对自身的贬损；
（5） 赞同准则 (用于表述)：尽力缩小自身和他人之间的分歧，夸大自身和他人之间的一致；
（6） 同情准则（用于表述）：尽力缩小自身对他人的厌恶，夸大自身对他人的同情（何兆熊，2000：219）。

礼貌一种普遍现象。Leech提出的礼貌准则就是在所有条件不变的情况下，把不礼貌的信念减弱到最低限度，同时把礼貌的信念增强到最高限度（Leech，1983）。Leech的礼貌准则实际上是对合作原则的补充 ，二者相辅相成。当在日常交际中，合作原则伤害到交际双方的交际目的时，他们便会求助于礼貌准则。事实上，礼貌准则有更高层次的强调作用。它维护了所话者和听话者双方的平等地位。礼貌原则的维护是达到正常、有效交际的基本前提。
2．礼貌原则在商务信函中的应用
    众所周知，商业注重形象设计，公司在商务交往中一定会运用礼貌树立和保持公司在商业界的形象。因此，一封商业信函所用的语言是否得体，会对公司造成很大的影响。那么，什么是商业信函呢？商业信函简称商函，指的是各经济主体之间往来的以经济贸易为主要内容的各种信件。它的使用范围很广，主要有企业间的交往与联系、贸易关系的建立、协商与谈判、询价与报价、发货与提货等等。商业信函作为频繁运用的沟通方式,它涉及到贸易双方的权利、义务和厉害关系。在商业贸易中，以商函洽谈业务时，交易双方不能直接见面，只能靠文字传递信息和情感。所以，除了商函的内容外，它的语言表达方式也直接影响到双方洽谈的成败。因为书面语言表达的不当或疏忽很容易造成对方对表达内容和写信方诚意的误解，有时甚至会伤害对方的感情。因此，礼貌原则是写书信时必须参照的一个重要原则。                                                                                                                                                                                                     
商业书信是当事人双方传递信息和情感的手段，交易达成后，往来书信就是双方成交的书面凭据，这就要求商业舒心的用语必须准确、清楚，避免由于措辞的错误影响交易的进行，甚至产生纠纷。另外，商业书信作为一种书面的谈判语言，它讲求语言表达的艺术，要求表达得得体、礼貌和热情。从而表现出写信人的诚意和友好。中英文商业书信中也大量运用了礼貌原则。例如：
（1）Dear Sir or Madam:
I was especially interested in the new series of films your company is soon to release. Would you please send me complete details? If I could borrow one of the films temporarily, I will take good care of it and return within a week.
Yours faithfully,
Dora
（2）收到订单后，敬请核对每项产品的价格、颜色和规格。若一切都没有问题，请寄给我们一份售货确认书、保单、提单和发票等有关海运文件，以便存档。
很明显，这两封信的特点：简洁、明确。遵守了策略准则和宽宏准则。而且用语礼貌、客气。写信人充分考虑到了自身和他人的惠损关系。策略准则和宽宏准则都用于指令和承诺，它们多用于询问信息和索取免费产品这一类型的商业舒心。
（3）Dear Mr. Tom,
           How kindly you are to write us in praise of our new products. Customers like you give us confidence that we are on the right track. Your suggestion is very appropriate. In any case, thanks for your letter.
       Cordially yours,
       Mike
（4）贵公司3月6日关于信用额外负担的信函已收到，我们非常感谢贵公司。
从上面的例子我们可以体会到信中的赞扬准则和谦虚准则。这两个准则都用于表情和表述。在商业书信中，感谢信多采用这两条准则。赞扬准则是一种“社会催化剂”，它利用夸奖和恭维话引起对方的注意力，满足对方的求荣心理，促使人际关系变得融洽。 它们不牵涉一个“自身”要“他人”做的动作，或是“自身”为“他人”做的动作。因此这两条准则的依据是“赞扬”和“贬损”，而不是“惠”和“损”（何兆熊，2000：221-222）。
（5）Dear Miss Christie,
               I don’t blame you for being upset about the poor performance on our service contract. If I were in your position, I would be more than unhappy…I will make certain that their shortcomings are corrected.
           Apologetically yours,
           Chen Qiang
           General Manager
（6）7月8日来函提到因敝店店员态度不佳而引发不快之事，鄙人不胜汗颜。经过训斥后，我们保证今后不会再犯。特向您表示深深地歉意。
显然上面的例子用到了赞同准则，该准则用于表述。根据该准则，写信人应该尽量缩小自身和他人间的分歧，夸大自身和他人间的一致，也就是赞同他人。
（7）I’m sorry that your Japanese sauce would not be suitable for our customers, but we would like to buy 100 barrels as a trial.
（8）由于此地竞争激烈，贵方报价所留利润太少，我们无法接受，抱歉。
同情准则用于表述即尽力缩小自身对他人的厌恶，夸大自身对他人的同情。它对于写信表达某人的同情，即慰问信来说，是最好的根据。
至此，我们讨论了商业书信中使用的利奇“礼貌原则”中的七条准则：策略准则、宽宏准则、赞扬准则、谦虚准则、赞同准则和同情准则。上面商业书信是成功的范例，充分体现了Leech的礼貌原则在英汉商务信函的应用。
3. 英汉礼貌策略比较
礼貌是一种文化现象，也是一种语言现象，它广泛地存在于人类社会之中。但是在不同的社会背景下，礼貌的内涵及其体现方式都会有所不同，即礼貌策略的运用会因为社会的不同而有所差异。下面是笔者对英汉礼貌策略异同在商务信函中的初浅的分析。
3．1 在使用礼貌策略上，英语和汉语既有相同之处也有不同之处。英汉采用的相同礼貌策略主要体现在以下几方面。
3．1．1 模糊用语
(9) Some of your referees have reported that during the last 12 months some payments have made up to 1/2 months late. We understand that the lateness of the payment might have been exceptional.
（10）I believe that Mr. Johnson’s employment record seems to show that he may be capable of handling the position.
(11)我们会支付贵方反复重申的索赔的，且希望贵方提出更合理的索赔。
例子中加下划线部分用语模糊，但是显得委婉，通过不直言，暗示用语，从而很好地维护了双方的面子。如例9中的some对写信人来说其所指是明确的，但对收信人来说有不同的推测。尽管他们知道在过去一年中他拖欠谁的货债，但他并不能怪罪于该客户。写信人就很好地运用了模糊用语，从而避免了冲突，突显了礼貌。
3．1．2 祈使句的使用
英汉语表达“要求”时，都喜欢使用祈使句。这种句型在要求别人做什么或不做什么时，既明确简洁又礼貌。
如：
（12）请即复函或电告，以便制作合同。
(13) 请告知抵达日期。
（14）Please send us your price list as soon as possible.
（15）Please inform us the date of your arrival.
3．2 不同之处
3.2.1 句子结构
在句子结构上，中文常在被修饰语前面加上较短的定语，一般不超过两个，但英语多使用很多定语来修饰、限制各个部分，整个句子较长。例如：
(16)根据船长提供的载货细节，这批钢材将装甲板上，船上其它项目装甲板下。
(17)同时，由于付款延迟，自10月1日支付款日11月30日的迟付利息，按年利率20﹪计算，共计345美元，也应由信用证申请人支付。
(18)The stowage details as given by the ship’s master show that the steels, to be shipped on deck, the remaining items as listed in the booking note are to be shipped under deck.
(19)Meanwhile, as the payment was delayed, the delayed payment interest commencing from 10th October to the date of payment 30th November at the interest rate of 20 percent amounting to US $345.oo should be for the applicant’s account.
3.2.2 词汇
汉语在正规商函中倾向于使用一些谦词、褒词，如“承蒙”、“鄙人”、“贵方”、“欣然”等，这些都是贬己尊人的用词。这样就显得写信人对收信人的重视。而在英语商务信函中，多用“your letter”、 “our clients”等等。另外，汉语商函中还习惯使用文言文单音节词，如：“兹”、“均”、“暨”等，这些单音节词显得老练稳重、简洁有力。
(20)按贵方要求，现随函寄上电器设备、汽轮机以及其他材料的估价表。
(21)兹收到贵方昨日询价函。
（22）我方欣然将下列各箱的交易条件函告如下。
（23）敝公司在此敬希望贵厂能以你们一向的大度之风，综合考虑各方面因素及其合理性，而最终能就此问题与HYGATE公司达成一个令双方满意的协议。
在表达礼貌的时候，词汇的选择是很关键的，稍有不慎，将会威胁到他人的面子，从而违反礼貌原则。
3.2.3 时态
英语商业信函以一般现在时为主。一般过去时和进行时也可以用来表示礼貌的言语行为。人们常把现在的愿望、请求、建议等运用一般过去时、进行时，从而产生一种时间上的距离，好给对方留下面子，因此表示的是婉转语气。这符合Leech的策略准则——尽量减少对他人的损失。汉语中虽然没有时态变化，但有一些文言文时态用语，如“兹”、“顿”、“届时”等。
4. 结论
商务信函作为一种体裁，有其自己某些固定的文体特征和语言特点。但是在商务信函交往中，我们非常需要礼貌原则的指导。应用Leech的礼貌原则理论，我们在对英汉商务信函的分析中，可以发现，英汉商务信函既有共同之处也有不同之处。他们的共同点主要体现在模糊用语和祈使句的使用上；不同点则主要体现句子结构、词汇和时态方面。每种语言都有自己独特的文化，不同文化的人对同一体裁会用不同的方式组构思路，选词造句，构建篇章，因此每种文化都有自己独特的礼貌方式。

参考文献
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[2]Leech,G. (1983). Principles of Pragmatics [M]. London: Longman.
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[5]陆墨珠.(1999). 英语外贸应用文[M]. 北京:对外经济贸易大学出版社.
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