各种组织结构中的沟通问题

摘要：本文首先指出组织内部沟通过程中存在的由于信息经过多人传递而导致信息失真现象，由于信息经过较多管理层级传递而导致信息失真率过大的现象，以及由于领导之间沟通不足而越级指挥和越权指挥而导致命令不统一的现象。进而通过分析职能式、事业部式、矩阵式等几种组织结构在沟通方面的优点和缺陷。最后指出组织在进行组织结构设计时必须根据组织外部环境的不确定性、组织的战略、组织业务水平、组织规模、组织生命周期等因素选择一种存在较少沟通障碍和沟通问题的组织结构形式，从而从设计的源头上避免组织中出现信息传递失真信息传递速度过慢等的沟通问题和沟通障碍。

关键词：组织结构 沟通 问题

一、 组织内部沟通中存在的问题

（一）   信息经过多人传递而导致信息失真

沟通是人们分享信息思想和感情的任何过程。这种过程不仅包括口头语言和书面语言，也包括形体语言、个人的习气和方式、物质环境——赋予信息含义的任何东西。沟通过程由各种要素组成：发送——接收者、信息渠道、噪音反馈和环境。如下图所示。

沟通简单地说是传递信息的过程。在这个过程中至少存在着一个发送者和一个接受者，即发出信息的一方和接受信息的一方。信息在两者之间的传递过程如下图所示。

在沟通的过程中，接收者将发送者发送的符号译为具有特定含义的信息。由于发送翻译和传递能力的差异，以及接受者接收和翻译水平的不同，信息的内容经常被曲解。同时发送者通过反馈来了解他想传递的信息是否被对方准确无误地接受。由于沟通过程中存在着许多干扰和扭曲信息传递的因素（通常将这些因素成为噪音），使得沟通的效率大为降低。

从上面的沟通的要素和沟通的过程中可以看出，由于在沟通的过程中存在着来自沟通双方内外的外部噪音、内部噪音、语义噪音和环境的影响，同时由于沟通双方在传递、接收、翻译和理解信息以及反馈等方面能力的差异，沟通过程中的信息在沟通双方传递或多或少地会失真。

通常信息传递的时间和距离越长，经过的信息传递者越多，信息的失真率越高。尤其是在一个庞大的组织中，信息在组织内部相同管理层级和不同管理层级成员的沟通传递过程中由于外部噪音、内部噪音、语义噪音和环境的影响，同时由于沟通双方在传递、接收、翻译和理解信息以及反馈等方面能力的差异，信息的传递会出现较严重的失真。当组织的规模越大，人员越多，管理层级越多，信息在组织内部沟通中的传递失真率也就越高；可以这么说信息的传递市镇率在一定程度上与组织的规模成正比。

（二）   信息经过较多管理层级传递而导致信息失真率过大

由于现代组织规模一般比较庞大，所以在企业组织内部通常存在着一定的甚至较多的管理层级。在组织中信息经过的层级越多，他到达目的地的时间也越长，信息失真率则越大。这种信息连续地从一个等级到另一个等级所发生的变化，称为信息传递链现象。一项研究表明，企业董事会的决定经过五个层级后，信息损失平均达到80%。其中，副总裁这一级的保真率为63%，部门主管为56%，工厂经理为40%，第一线工人为30%，职工为20%。具体如下图所示。

（三）   由于领导之间沟通不足而越级指挥和越权指挥而导致命令不统一

在组织中除了位于组织金字塔顶端的的最高行政指挥外，组织中的所有其他成员在工作中都会受到来自上级行政部门或部门负责人的命令，根据上级的指令开始或结束、进行或调整或废止自己的工作。但是，一个下属如果可能同时收到来自两个上司的指挥，而这些上司的指示并不是保持一致的话，那么，他的工作就会造成混乱。如果这两位上司的命令相互矛盾，下属便会感到无所适从。

例如在上图中，在正常情况下，D和E只接受B的领导，F和G只接受C的领导，B和C互不干预。但是如果B没有经过与C的沟通并取得C的允许也向F下达命令，要求他去完成某项工作，而F也因其有与自己的直系上司C相同的层次的职务而服从这个命令，则出现了双头领导的现象。另外一种情况，在正常时，A只能对B和C直接下达命令，但是由于“效率”和速度的考虑，为了纠正某个错误，或及时停止某项作业，A没有与B和C沟通即不通过B和C，而直接向D、E或F、G下达命令，而这些下属的下属对自己上司的上司的命令在通常情况下是会积极执行的。这种行为经常反复，会出现双头或多头领导。这种越级指挥的现象给组织带来的危害是极大的，它不仅破坏了命令统一的原则，且会引发越级请示的行为。长此下去，会造成中层管理人员在工作中犹豫不决增强他们的依赖性，诱使他们逃避工作，逃避责任。最后会导致中间的管理层乃至整个行政管理系统的瘫痪。

由上面的分析我们可以知道组织中存在着由于组织规模庞大导致信息在组织内部沟通传递过程中失真的问题，由于组织拥有较多管理层级导致信息在组织内部沟通传递过程中失真的问题，由于组织内部管理者领导者之间缺乏有效沟通和交流导致出现了双头或多头领导甚至越级指挥。组织内部以上的各种的沟通问题使到组织内部的信息传递速度慢而且失真度大，由于信息的传递不畅和失真导致组织中下级不能及时全面准确地理解上级的决策指示，上级不能及时准确地掌握下级反映的情况从而不能对局势进行有效及时地控制，同级之间不能及时有效地沟通导致摩擦和误解。组织中的沟通不足和沟通障碍造成了组织的计划和决策不能及时有效全面的得到执行，组织内部人员不能紧密友好并高效率地合作，组织内外遇到突发紧急事件时相关人员不能及时掌握并处理。