今天的会议太失败了,会议没有开完就散会了。从与会的领导到参加会议的同志,从组织会议的同志到服务会议的人员,都十分的不满,除了接受批评,最主要的是分析原因,以防后患。
会议失败表现之一:会场突然停电,会议被迫终止。会场突然停电是我们事前没有料到,也是过去组织大型会议没有出现的,就好比中央电视台正播精彩节目突然停电观众的感受一样,所有与会人员都感觉突然,进而对组织会议的同志感到不满,也许事下会有很多同志批责我们组织者——连个会议都组织不好!是呀,是我们没有组织好。就算突然停电是特殊情况,也可通过发电等方式解决,保障会议顺利进行。可为什么我们提前没有预计到呢?为什么没有与酒店、电力等与会议保障有关的部门进行事前的沟通,做到万无一失呢?这就是责任心的问题。过去听到领导讲话说“这是一次成功的大会、顺利的大会、奋进的大会....”还以为是说大话,唱高调。现在看来却是实话,这不仅是一种要求,更是一种追求。
会议失败表现之二:会议设备工作不正常,影响会议效果。首先一个是讲话的话筒忽高忽低,支支吾吾,严重影响会议质量,听会的同志听不到领导讲的内容,领导讲话也影响发挥,会议效果十分差。这是什么原因?客观上讲,是设备老化,但从主观上讲是不是可以避免呢?肯定是可以呀,比如说提前与酒店等与会议有关的部门联系,确保会议万无一失呢?就算设备差,是不是可以提前更换设备,或者请专家调整设备,使设备达到最佳状态,也不至于出差错,影响工作。另外一个就是与会议有关的配套设备的完好与否问题。会议要保证成功,除会场外,与之配套的还有厕所、卫生间、空调等,这些设备也要保持完好,不然会议就不会好。结果恰恰在我们认为很小的、不重要的细节方面也出了问题,厕所坏了要维修,空调设备老化不能制冷,卫生间太小,容纳不下与会人员等等,自然造成会议外的混乱。这自然是我们责任心不强的表现,为什么不能提前想好呢,布置周到就不会出问题了。
会议失败表现之三:会议材料不够圆满,影响领导工作。要找客观理由就是因时间太仓促,没有来得及深入思考,但从主观上是不是有过失呢?肯定有。我们想节省时间,没有将材料反复进行研究,结果就出问题,所以我总结了一条经验:越是放心的地方越容易出问题,为了保持会议圆满,就要多想多思,每个地方都想到,就不会再出问题了。
根据以上分析的三点,我认为我们要改进三个方面:一是会议及其他大型活动都要提前谋划,要有预见性,把容易出事地方解决好,让他不出问题;二是材料的准备要加大力度,要反复研究推敲,让会议的精神充分体现;三是检查会议准备是保持成功的基础,所以要提高认识,科学准确地掌握领导和与会议的心理,有的放矣的开展工作。
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