根据学会的通知，要求撰写关于总编办工作方面的论文。笔者根据7年前的一篇论文，进行了较大幅度的修改，权当作会议论文。先挂于此，与出版界同人共同探讨新时期总编办工作的重要性。

出版社总编办的枢纽功能应该继续强化

    笔者在1998年发表的《编辑管理体制改革势在必行——兼论大学出版社如何实行企业化管理》一文中曾经指出：“编务室(总编办)是出版社内部一个处于重要地位的职能管理部门。它的工作效率、管理水平、功能完备程度将直接影响出版社的管理效益。可以这样说，一个社的管理状况仅编务室即可见一斑。”在多年的编辑出版工作实践中，笔者深刻认识到，出版社转企改制后作为市场主体，要参与激烈的市场竞争，加强管理，提高工作效率已成为迫切需要解决的重要课题。总编办作为全社业务流转的责任部门，对整个出版流程发挥着无可替代的作用。事隔15年，笔者还是认为，在规范编辑流程、把住质量关口、提高管理效率的过程中，强化总编办在其中的地位和作用无疑是极具现实意义的。

一、编辑流程与总编办的协调功能

    一本图书从组织选题申报，到稿子进入流程，经过三审三校，最后直到样书的检查、书稿档案的整理归档，可以说是一个子系统工程；而一个出版社，每年编辑出版图书几百乃至几千种，这样，由几百乃至几千个子系统工程组成了一个庞大的系统工程，这就像铁路网线一样，要让所有列次的列车能够安全准点到达自己辖区的站点，就必须充分发挥调度室的重要功能。出版社的总编办就是这样的调度枢纽。作为编辑业务流程的调度室，它最熟悉和了解本社的生产计划，了解本社编辑的业务特长和工作作风，了解他们的工作进度和编辑工作量，由此根据出版计划编制生产进度表，并由其直接控制、协调生产进度，不仅更有针对性，减少了流程中不必要的摩擦或扯皮现象，而且也可以让社长、总编腾出更多的时间与精力去抓发展规划、选题开发及图书质量，去抓编辑队伍的建设。在那些实行分社负责制的规模较大的出版企业，总编办对编辑流程协调则主要体现在选题备案文号、书号、CIP数据的申领，生产进度的监控，合同的签订和档案的归档与稿酬的支付。在实行ERP系统管理的出版企业的总编办，还必须对流程的推进、信息的完善、特殊情况的处理、后台的修改等问题实行实时监控与处理。

    在一般出版企业中，生产进度的过程中各个环节与环节之间的连接，合同的签订、三个审次间的调配和交接、审稿意见的落实和检查、条形码和CIP数据的申领、美编封面版式设计和出版工艺设计的协调与检查、新书出版信息的发布，一直到样书的分发、成品书的审读、合同执行的检查和稿费的支付、出版档案的整理与归档，甚至对图书出版以后信息的跟踪管理，这些具体、复杂、琐碎而又不可或缺的工作程序都必须有总编办的参与才能顺利落实并得以完成。曾经有出版社在某种图书上出现了重大的政治性失误，在追查责任的时候，竟然发现，二审、三审都对这个问题提出了质疑，要求妥善处理，结果这个意见责任编辑竟然没有加以处理就发稿了，在后面的环节也就一一疏漏过去了。试想，假如就是我们的责任编辑因为种种原因而疏忽了，但如果我们总编办负责发稿的同志能够仔细检查三审意见的落实与处理结果，这样的问题是完全可以避免的。当然，这种问题的出现，责任编辑是要负主要责任的。

    当然，在大型出版社中，总编办不可能在管理上具体到每一部稿子的安排与三审意见的检查，但是，通过ERP网络系统，对所有进入了编校流程的书稿应该进行实时监控，了解其具体进度情况，通过有效的方式定时布告，让全社各个部门、各个环节知晓具体产品的生产进展情况，以提前做出预案，以便能顺畅通过自己的环节，保证生产的周期，储运部门可以早作新书入库准备，营销部门则可以提前做好上市的宣传推广工作，这应该是总编办日常工作的重要组成部分。

    可以这样说，一个社的编辑出版工作是否有序、各个环节的连接是否紧密，在很大程度上将取决于总编办的职能是否到位、功能是否得以发挥。因此，出版社的领导必须充分重视总编办的作用，必须选择具有强烈责任心、工作作风细致踏实、熟悉编辑出版业务、了解全社编辑业务特长的人员负责总编办的工作。

二、规范管理与总编办的服务职能

    总编办在编辑出版各个环节的衔接过程中的协调与检查，本身就是一个出版社在出版流程上规范管理的具体表现。但是，除了总编办日常的协调功能之外，更需要注意的是要发挥其在一些重要的规章制度执行上的掌控职能，也就是我们常说的把关作用，它们是现阶段出版体制下规范管理的核心内容。具体地说，主要表现在以下几个方面：

    一是坚持重点选题报批制度。新闻出版署1999年198号文件《关于加强和改进重大选题备案工作的通知》中明确规定：“分级把关，守土有责”。要求“各出版社要进一步建立健全自我约束机制。要遵守出版法规和宣传纪律，按照专业分工范围出书，自觉履行备案手续。对涉及重大选题内容的图书，从选题安排到书稿内容审核，要严格把关，对政治倾向不好、思想观点存在明显错误、超出选题范围的选题切实负起责任，要对书稿内容进行审核，写出具体的审稿意见，要依照有关规定严格把关。凡是思想倾向不好、内容平庸、题材重复和超专业分工范围安排的选题一律撤消。”总编办主管选题的申报工作，他们最了解选题申报的一系列规定和具体的申报手续，因此，对于重大选题、敏感选题、出版社无法正确把握的选题，总编办应该而且必须坚持组织报批的手续，否则，给出版社造成的损失和不良影响将是不可估量的。

    二是坚持“三审三校”制度。《图书质量保障体系》在“坚持稿件三审责任制”中规定：“审稿是编辑工作的中心环节，是一种从出版专业角度，对书稿进行科学分析判断的理性活动。因此，在选题获得批准后，要做好编前准备工作，加强与作者的联系。稿件交来后，要切实做好初审、复审和终审工作，三个环节缺一不可。”同时规定要“坚持责任校对制度和三校一读制度”。出版流程的规范掌控，最为核心的就是三审制。任何环节的疏漏与松懈，都将留下无可挽回的隐患。在绝大多数的中小型出版社中，总编办往往还需要扮演生产调度的角色。安排谁做责任编辑，书稿的学科、基础，出版的周期、工艺的要求，编辑的专业背景、业务特长都必须综合考虑；二审人选的物色，三个审次意见落实情况的检查，因为特殊情况需要连审连校书稿的特别请示和特别安排，总编办必须严格管理和操作；清样审读和成书审读是图书质量管理过程中的核心环节，前者为付印前把好最后一次关，把错误和疏漏控制在最小的范围内，后者为质量的评定、重印前的准备，提出评估意见，为重版重印作好前期工作。而这一切，都必须依靠总编办在流程中切实发挥作用，执行制度，严格把关。在大型出版社，选题流程一般在分社或者中心加以控制，总编办在书稿过程中主要处理重点书稿送审或报批备案的工作。这同样是一件十分严肃的工作，不仅关系到书稿的生产进度，更是关系到书稿内容的把关问题，总编办必须以极端负责的精神与态度对待这项工作，来不得半点的懈怠和马虎。

     三是坚持书号管理制度。新闻出版署《关于严格禁止买卖书号、刊号、版号等问题的若干规定》中明确指出：“出版单位必须建立、健全严格的书号、刊号、版号的管理制度，指定专人负责书号、刊号、版号的管理。不得将书号、刊号、版号和经济创收指标等承包到编辑部或个人。”而出版社总编办公室就是各社书号管理的职能机构，出版社应该指定专人具体负责书号及条形码的日常管理和发放工作，所有书号的申领、分配、使用都必须经过总编办登记办理，尤其是出版社主要领导更换期间，由于新任领导不熟悉出版的法规政策，这种制度上的把关，就必须要由总编办切实负起责任来。在书号的管理上政策性特别强，什么叫“买卖书号”，什么叫“一号多用”，政府主管部门早有明确的定义，我们不能用“打擦边球”的方式，抱着侥幸心理去以身试法，随着政府出版管理部门管理职能的强化，规范管理将越来越成为职能部门的话题焦点，总编办在规范出版社管理的问题上应该发挥更大的作用。随着书号实名申领二期工程的推进，及时申报选题备案文号，努力提高选题实现率对于大型出版社的总编办来说也是一项重要而繁重的工作，检查并保证上千个乃至几千个选题申报的作者信息和内容信息的完善正确，是一个十分艰巨的任务。

    此外，合同的维护与执行、档案的收集整理归档、稿酬的支付也是出版社的一项重要工作，需要总编办加强管理，督促检查有关部门和有关责任人的工作进展和落实情况。国家规划项目、国家基金项目的组织与申报，中国出版政府奖、中华优秀出版物奖、“五个一”工程奖以及“三个一百”原创工程的申报等工作，往往也是由总编办负责组织实施的，因此，吃透文件精神，协助总编辑做好这些工作，也应该是总编办的重要职责。

    一个出版社图书质量的高低、制度执行的情况很大程度上取决于总编办的规范管理。因此，总编办的人员又必须具有能够坚持原则又不怕得罪人、敢于执行规章制度同时又有较高编辑业务素质条件的人员担任。然而，总编办作为一个职能管理部门，在强调规范管理的同时，又不能忘记职能管理部门服务的职能。因为，对于出版的规章制度，总编办应该最为熟悉，与上级主管部门的日常联系又决定了总编办必须具有上通下达的功能。在执行规章制度的同时，对于不符合制度的编辑出版行为，不仅要说不可以，更重要的是要告诉编辑或者有关部门怎样才可以，去耐心而又细心地指导编辑或有关部门正确执行出版的规章制度。因此，增强服务意识是与规范管理相辅相成的两个方面，任何强调一方面而忽视另一方面，都将影响到出版工作乃至出版产品的进度与质量。

三、管理效率与总编办的工作效能

    由上百种、上千种图书出版流程组成的一个出版社编辑出版的系统工程，在进展过程中，随时都会产生新的情况，发现新的问题，在这样的情况下，由于总编办对全社编辑出版流程的熟悉和全社编辑工作管理情况的了解，她可以以其对全社编辑出版的规律熟悉而产生的超前意识、以其对全社编辑出版业务的了解而产生的管理效率，去及时处理新情况、化解新矛盾和消除隐患，从而使出版管理的提升效能突现出来。

    在成书审读过程中，总编办根据及时回收的市场反馈信息，对有可能重印的图书提前安排审读，及时组织修订，提前申请CIP数据和条形码附加码，在图书库存进入警戒线的时候，立即安排重印，以最快的速度满足市场供应，将会极大地提高图书的利润率。图书进入流程之后，还是有一个轻重缓急之分，社会热点焦点类图书、有市场季节性特点的图书选题就应该根据市场的需要、作者的要求、全社生产任务的状况，调控进度，确定出版周期，该让的让，该赶的赶，同时针对可能出现的新情况还要随时作必要的调整。只有这样，充分发挥了总编办的调度功能，才能提高出版计划的实现率，缩短重印周期，满足市场需求，争取市场的最大化。

    一个出版社资源的积累，包括了选题、编辑、品牌、营销渠道和手段、读者、作者等等方面的积累，而重要作者资源的积累直接关系到出版社的形象，关系到图书的品牌，关系到出版社的效益与发展，因此，出版社总编办的一项重要工作就是要建立作者数据库，以逐步积累作者资源。大型出版社，往往早就实现了网络化办公，这更有利于数据库的建立，有利于对信息的收集整理，并进行统计分析，为社领导决策提供具有重要参考价值的数据。如选题实现率、各板块的成长情况与数据、编辑工作量的考核数据分析、重印图书比例与品种的分析等。总编办应该主动发挥主观能动性，充分利用网络办公的便捷性，善于对生产的过程与产品的表现进行有效有针对性的分析，为领导的决策主动提供详细的数据和有效的信息。

    此外，新书信息的及时发布，出版情况的通报，出版社网站宣传内容的安排，社会反响的收集和书评的组织，出版合同的履行检查等都是总编办工作职责的范畴。可以这样说，一个出版社的工作效率、环节的紧密衔接、业务的后台支持与总编办的管理效率密切相关。因此，总编办的人员又必须具有较强的组织能力和管理能力、具有强烈的创新意识才能适应现代编辑出版工作的需要。

    《图书质量保障体系》明确指出： “总编室是编务工作的组织者和管理者。它是总编辑的指挥和参谋机构，基本职责是组织编辑工作各项计划的制订、实施，协调各环节的关系，联系作者、读者，管理版权业务，为编辑工作提供优质服务，促进图书质量的提高。工作内容涉及编辑工作各方面，是承接、联系编辑部上下左右及内外的桥梁和纽带。其重要作用在于促进出版方针的贯彻，出版管理的加强，信息的沟通，编辑工作流程的通畅，各部门关系的协调，工作步调的一致，上下环节衔接。编务工作是一种政策性很强的编辑组织管理工作。”在图书市场竞争日趋激烈，出版社已经转企改制，开始实行完全意义上企业管理模式的特定背景下，总编办的功能将进一步被强调，内涵将进一步扩大。这就需要我们出版社的社长老总进一步重视总编办的工作，选择具有高度责任心、精通编辑业务并具有较强管理能力的人员充实总编办，切实担负起全社的编务工作。

    今天出版社已经完成改革转制，在部分出版单位中出现了一种错误的思想认识，认为作为企业，作为市场主体，只需要去适应市场，把努力争取效益最大化作为企业的唯一，他们忽略了出版企业作为内容产业的特殊性，因此也就忽略了总编办在整个出版流程中的重要地位和作用，认为总编办的机构可以精简，有的社采取了“两办合一”的方式，与社办合并，有的干脆撤消了总编办的机构设置，这就为出版社图书质量的失控和下滑埋下了伏笔。因为缺少了一个编辑出版流程的调度部门，缺失了编辑出版规范和制度检查执行的监控，图书质量就无从得以保障，管理的效率必然影响到管理的效益，对于出版社来说，这是至关重要的。

    实践的经验和教训告诉我们，总编办是一个出版社编辑出版业务活动的枢纽部门，她的功能、职能只能强化，不能弱化；总编办的人员要有较好的业务素质、管理能力和协调能力，要熟悉出版法规政策，要能够敢于坚持原则，为社长总编辑把关。从某种意义上说，一个合格的编辑易求，一个称职的总编办管理人员难寻。因为在整个出版环节中的特殊地位，决定了只有总编办充分发挥了自己在出版流程中的提升效能，一个出版社的出版工作才有可能健康有序地开展。

                                    初稿于2007年7月

                                    修改于2013年9月