加载中…用结构化思维汇报项目，老板给你加薪；“金字塔原理”让沟通汇报清晰有力
(2020-08-21 16:37:35) | 分类： 人在江湖 |
01
来看一个常见的“反人类”式汇报吧：
“感谢领导能给我这个机会，感谢CCTV，感谢MTV……，我的汇报还不够全面，还请领导和同事们多提意见……（此处省略三百字）”
这是表现一：不能快速进入主题，不能激发往下听的欲望。
“东北的XXX项目，倾注了团队大量精力，尤其是XXX、XXX和XXX（被领导打断：‘说项目，不要说这些没用的’）……，但进展不大，主要是因为客户的想法老是定不下来，他们的所有经费都是一把手‘一言堂’，具体执行的人又都是临时（每一句话的意义都在不停地跳跃）……”
这是表现二：一句话与下一句话之间，关联性弱。
“这个客户是XXX部介绍来的，我早说这个项目有问题，现在果然陷进去了（开始进入抱怨模式）……，当然，我不是这个意思啊，大家还是很努力的……”
这是最重要的表现三：过多的逻辑层次，在不断跑题中兜兜转转。
那应该怎么办呢？先来看看下面的这个“很人类”的表达结构：
失了一颗铁钉，丢了一只马蹄铁；丢了一只马蹄铁，折了一匹战马；折了一匹战马，损了一位将军；损了一位将军，输了一场战争；输了一场战争，亡了一个帝国。
从思考的角度讲，单一原因、单一结论是很不科学的；但从表达层面讲，方向单一明确的推论，却是最容易理解的，因为它最符合“线性传播”的要求。
下面举一个职场上常见的“项目例行汇报讨论”的例子，应该如何围绕关键点，展开结构。
02
5步准备，7块内容
这是一次拜访客户后的汇报、相当于上学时写的记叙文，不同的是，汇报的重点不是“发生了什么”，而是“为什么”，以及“我们应该如何做”。
比如我们向上司汇报“东北项目进展”时，这两个关键点的选择，就侧重于对事情的分析：
关键点一：项目进展不利，最主要的原因是对方的需求迟迟无法确认。
关键点二：希望领导能安排客户考察XXX项目，把他们的需求引导、激发出来。
明确了这两个关键点，就可以围绕这两个点组织材料、编织内容了。
我们准备工作可以分五步展开：
第一步：用一两句话，总结出议题、结论、观点等等；
第二步：在草稿上列出这两个关键点，并摆好前后顺序，先讲什么，后讲什么；
第三步：对这个两个关键点进行展开，包括：证明、补充、具体化……
第四步：把“结论、关键点、关键点展示”这几个元素排好，看看中间需要补充什么，让表达更流畅。
第五步：看看还有什么重大的遗漏，以及逻辑不通的地方。
准备汇报材料不是从头“写”到尾，而是从几个关键点分别往两头“写”，这就是“结构意识”。
充电两小时，就为”通话五分钟“。经过这五步准备后，在这个总长度为5分钟的项目进展汇报中，我们的内容就分成下面七个部分：
- 开头（新闻报道式开头，发生了什么）：上周的大致行程；
- 关键点一（结果是什么）：项目进展不利……；
- 关键点一的展开（证据）：两次会议都没有结果……客户没有定时间……对方的大领导没有出席会议……；
- 两个关键点之间的过渡（小结，引出关键点二）：所以，我们的核心问题是，解决客户的疑虑，尽快让他们确认需求……；
- 关键点二（行动方案）：我有两个想法，希望大家讨论能讨论一下，方案一……；方案二：……；
- 关键点二的展开（补充说明）：这两个方案各有优缺点……；
- 回顾总结（重复最核心的内容）：虽然由于客户的原因，项目进展不大，但我们已开始聚集核心问题，这两个方案……
03
保留了上面的七个部分的同时，我们删除了一些分析，包括两类：
第一类：与关键点关系不大的信息，包括：客户内部矛盾、团队的努力、项目的其他问题、部门配合的问题。这一类信息，可以在汇报的讨论阶段，见缝插针的说明。
第二类：与关键点矛盾的信息，包括：项目自身的缺陷（无法解决的问题）、其他可能的行动方案（比如放弃项目），等等。这一类信息，提出的时机还没有成熟，不如不说。
你看，这一点都不难吧。
结构化思维简单来讲，就是面对问题的时候可以通过某种结构，将它拆解成一个个能解决的部分。
方式：金字塔结构图。
https://5b0988e595225.cdn.sohucs.com/images/20191209/b12a16b4494c4032b7397a25071fcd3d.jpeg
最顶端是需要解决的问题，然后将问题从多方面进行拆解，再从某个方面进行分析或进一步拆解。
举例：如何能将200毫升的水装进100毫升的杯子？
https://5b0988e595225.cdn.sohucs.com/images/20191209/34462b84a3ae47928bb451111da78374.jpeg
然后针对ABC三种情况，逐个分析得出结论，比如：
从杯子方面分析，可以用两个100毫升的杯子……
从水会流动这方面分析，可以把水冻成冰柱……
从外部坏境来分析，地球有中立，可以把水喝杯子拿到太空中……
在这个过程中，要建立一个先总后分的立体化分析方式，先看能够解决问题的关键方面，然后再往下分析，从而实现俯视整个问题，而不再拘泥于细节。
二
试着把金字塔倒立过来，这样你就可以看到一个漏斗形状，信息
https://5b0988e595225.cdn.sohucs.com/images/20191209/ef052354a72e4d6cacaa62a6983840ef.jpeg
https://5b0988e595225.cdn.sohucs.com/images/20191209/342fba30698a48649486b32e01c6b1f8.jpeg
结论：它是中心思想，是对问题的看法和立场，往往会出现在开头或结尾，或是出现在「因此、所以、证明了、可以断定」等这类提示结论的词之后，如果对方没有明确表达，可以追问一句「所以呢」。
理由：结论是否有价值，首先要判断结论是不是有理由支撑。理由往往会出现在「原因是、鉴于、证据是」等这类词之后。
事实：即依据，是一种客观的现实，比如是一些数据和公理等。结论和理由可以是主观的，但事实一定得是客观的。
只有最后的事实是可靠的，并且用它来支撑结论和理由的逻辑是通畅的，那么你接受的整个信息才是完整可信的。
举例：下属向你汇报工作：“领导，目前集团旗下电脑市场，市场占有率逐年提升，但收益却逐年降低。主要是因为目前国内电脑市场的竞争太激烈，我们不得不进行低价竞争。所以，利润率逐年递减也是没办法的事。”
结论：公司电脑产品利润率逐年下滑是没办法的事。
理由：因为目前国内电脑市场的竞争太激烈，我们不得不进行低价竞争。
事实：并没有给出能支撑理由的事实。
此时，如果你找到事实数据发现：同样坏境下，另一家公司的产品不但提价了，利润还增长了。这时候就可以证明下属的理由是错误的，他并没有得出正确的结论。
三
如何用结构化思维归纳整理信息
当拿到需要的大量信息之后，我们需要对信息整理和归纳，人类的大脑一次性接收信息是有限的，而大脑又有自动将某些有相同特点的事物进行归类和重组的能力，以便更好的记忆。
方法：MECE五种分类法
https://5b0988e595225.cdn.sohucs.com/images/20191209/32772f275a3a46fda72a76ce80740dc5.jpeg
MECE的定义：各要素之间不能有交叉，也不能有遗漏。
1.二分法：把信息分成A和非A两个部分，比如国内、国外，未婚、已婚……
2.过程法：按照事情发展的时间、流程、程序，对信息进行逐一分类。特别适合用于对项目进展和阶段的汇报上。
3.要素法：比如优秀员工的7种品质、公司的组织架构图等。常用于说明事物的各个方面特征。
4.公式法：按照公式设计的要素去分类，比如销售额=单价x数量，这里就把销售额通过公司拆解成了单价和数量。
5.矩阵法：使用两次二分法，比如把工作分成重要紧急、重要不紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急4类。
MECE不仅可以对全部信息归纳整理，还能
四
如何用结构化思维提炼信息
提炼信息的目的既是得出结论，常用方法有演绎法和归纳法结构。
https://5b0988e595225.cdn.sohucs.com/images/20191209/692cbb804f1241dba7d308cd1358f4d7.jpeg
方法一：归纳法
从特殊到一般的思维方式，根据许多个别事物的特殊性来概括出同类事物的特征。
比如：喜鹊是鸟，喜鹊会飞。乌鸦是鸟，乌鸦会飞。所以结论是凡是鸟都会飞。（只有在穷尽要点时，结论才可能是正确的。）
找共性的方法：
1.描述性概括，找出事物属性上的共同点。
案例：一位朋友在去年一共做了三类事：
针对线下散客的营销课上，全年吸引了将近一万名受众学习。
针对企业的营销培训，全年走进了100家企业，为企业高管培训营销理念。
针对自己公司的培训，给公司销售人员培训营销技巧。
可以找出共性是「营销培训」。
2.行动性概括：找出事件结果的共性。
案例：从上述案例中可以得出的结果是「提升了学员对营销的热情」。
日常生活中，一个好的结论，可能是两种找共性方法的结合。先找到事物本身的共性，再通过总结事物发展的结论，给出一个完整有意义的结论信息。
从上述案例中可以得到的最终结论就是「通过营销培训，提升了学员对营销的热情与参与度」。
日常生活中，一个面面俱到的结论可能是这两种方法相结合的，先找到事物的共性，再通过总结事物发展的结论，给出一个完整有意义的结论信息。
方法二：演绎法
由一般到特殊的思维方式。从大前提、小前提到结论，大前提是事物的共性，小前提是具体事物，结论是具体事物的性质，亚里士多德的三段论就是演绎法的应用。
比如：
大前提，所有人都会死；
小前提，苏格拉底是人；
结论是，苏格拉底会死。
案例：
如果想跟领导申请甚至加薪，就可以选择演绎的方法。
大前提，你可以罗列出公司最高级岗位的一些要求；
小前提，依据大前提的几个方面，去列举自己符合了这个要求；
结论是，我满足高级条件，可以胜任高级岗位。
注意要点：
1.大前提不能是主观臆测，要尽量引用普世真理或是大家都认可的客观事实。
2.在罗列大前提要素时不要冗长繁多。
五
如何用结构化思维表达信息
通过以上步骤的分析问题后 开阔 思路，下面就要把你分析的结果对外表达出来，才算真正的完成了结构化思维全过程。
清晰表达四原则：论、证、类、比。
论：结论先行，一次表达只支持一个思想，最好能够出现在开头和标题。
证：以上统下，任何一个层次的要点都必须是它下一个层次要点的总结概括，直到最后一个层级的内容是客观事实或者数据为止。
类：归类分组，每一组的要点必须要属于同一个范畴。
比：逻辑递进，每个要点都需要按照一定的逻辑顺序进行排列。
比如：
我认为这个产品将成为非常成功的产品，可以继续加大研发力度。原因有3点：
第一，在销售方面，用户数据非常乐观。比如，用户有效产品激活码为3万多个。试用用户的留存率为80%。
第二，在营销方面，市场热情度非常高，由于前提投入大幅度的广告费用，还请了欧巴代言，所以我们的产品搜索指数在一周内也排名在前五，吸引了30多家媒体报道。
第三，在运营方面，这次准备更加充分，上线的活动方案已经准备好，只差执行了。
所以，我们一定要在研发上再加把劲，帮咱们这个产品在市场上获得更大的成功。
训练方法：重要的事说三点。
在生活和工作中，任何人问你问题，都可以尝试用三点来回答。首先，要给出一个结论。然后，再给出支撑这个结论的三个理由，理由之间还要符合“论证类比”的原则。
https://5b0988e595225.cdn.sohucs.com/images/20191209/3613ddd1dea34d4189664fe19908c8d6.jpeg
请把上面这张图刻在头脑中，每次你在进行逻辑推演时，就尝试用张图把你的思维过程画出来，
1
职场救星：万能的金字塔原理
要想了解什么是金字塔原理，我们先来看两段文字对比：
未经组织前的文字：
王总来电话说他不能参加下午3点的会议了。李总说他不介意晚一点开会，明天开也可以，但明天10:30以前不行。刘总的秘书说，刘总明天晚些时候才能从外地赶回来。会议室明天已经有人预订了，但星期四还没有人预订。会议时间定在星期四上午11点似乎比较合适。您看行吗？
组织后的文字：
今天的会议可以改在星期四上午11点开吗？因为这样对王总和李总都更方便，刘总也能参加，并且本周只有这一天会议室还没有被预订。
第二段文字，就是一个简单的金字塔结构。你可以看出，重新组织的语句形成了两个层次，第一句问话是第一层，而后面几个逗号隔开的语句都属于第二层，都是用来回来第一层的问题的。这样的表述明显更加简单明了。
金字塔结构就是这样一种结构。
从纵向来看，最顶端是一种总的观点，沿各个分支向下展开，首先表达的观点会使人产生某种疑问，而下一层次的观点将回答这些疑问。
从横向看，是多个观点通过某种逻辑被并列在一起。比如上面第二段文字中用逗号隔开的几个句子，都是作为回答第一层问题的理由而被并列出来。
复杂的金字塔结构会分多个层次，但万变不离其宗。主要是把握3个必须：
1、文章中任何一个层次的观点必须是对其下一层次观点的总结概括；
2、每组横向排列的观点必须属于同一个逻辑范畴；
3、每组横向排列的观点必须按照某种逻辑顺序组织。
我们写文章为什么要采取这种结构？因为这是对你的受众（包括上司、读者、听众、学员等）来说，最容易理解的结构。对文章阐述的思想做出疑问—回答式反应是人类的一种自然反应，没有国籍和民族之分。而大家的思维习惯是先了解主要的、总的观点，然后再了解次要的、为主要观点提供技持的观点。
所以，只要你把自己文章中所有的观点按照金字塔结构来组织，那么不管写什么类型、多大篇幅的材料，都能够让人准确把握你的思想，让你的文章条理清晰、意义明确。
2
搭建框架：归纳推理考验功力
现代职场中，沟通汇报无处不在，即使你知道自己的材料应该以金字塔结构呈现出来，可当你坐下来开始写作时，还是会遇到这样的情形：只是大致知道要写什么，但并不清楚具体想表达什么，以及如何表达。那么我们该如何着手呢？从纵向来说，你可以采取“自上而下”和“自下而上”两种思路；从横向来说，主要用到“演绎”和“归纳”两种逻辑推理方法。
自上而下的方法通常比自下而上容易，可以首先尝试。你要首先思考最容易确定的事：整篇文章的主题。然后不要马上开始写。要围绕这个主题再列出几个关键性观点（问题），它们可以做为你文章的几个关键句或小标题。第三步，简要列出对每个关键问题的回答。这是一种“结论先行”的思考方法。
有很多时候你会发现自己还没想清楚，无法构建金字塔的顶部，这时候你可以采取自下而上思考法。主要分3步走：
1、列出所有要点；
2、找到各要点之间的逻辑关系（因果关系）；
3、得出结论。
比如：
第一步，你列举了这样一些现象：
1、编辑工作效率低；
2、员工积极性不高；
3、每项编辑工作均使用相同的工序；
4、无法按时完成；
5、员工短缺；
6、加班过多。
第二步，找出因果关系：
1、工序不合理导致工作效率低、无法按时完成；
2、员工短缺导至加班过多，员工积极性不高。
第三步，得出结论（可作为关键句）：
1、应改变工作方法，提高工作效率；
2、应适当增加人员，降低劳动强度，提高员工积极性。
采用自下而上方法，除了寻找要点之间的因果关系，我们还要学会用归纳推理，来提炼出具有共性的思想观点。这很考验写作者的功力。比如：下面是对一个信息系统提供的信息提出的5点意见：
1、有关核算、预算和调查的数据应当更新；
2、现在需要各类员工的常规人事变动数据；
3、应当收集招标中的竞争信息；
4、现有关于市场薪酬水平的信息不够充分；
5、需要有关部门和固定的项目资金的数据。
可以看出，以上思想可以分为两组：认为有关信息不存在（2、3、5）；认为有关信息存在，但不充分（1、4）。
这只是初步的归纳。那么，为什么只有这两类问题，而不包括其他问题呢？这两组问题之间又有什共同点？也许是因为，这些问题都表明该系统提供的信息对规划目标没有帮助。因此，我们可以得出的概括性思想（结论）应为：目前建立的信息系统所产生的信息，对规划目标没有帮助。
找到适当的概括性语句的主要价值，是可以帮助作者发现自己的真实思想，还可以使读者更快地理解作者的思想，更信任作者的思路。同时，恰当的概括性语句也能够让文章读起来更有趣。
3
横向组织：从混乱到井然有序
自上而下、自下而上，就是金字塔结构纵向框架的搭建方法。那么，同一个层次中的素材要怎么组织起来呢？你可以采取演绎顺序、时间顺序、结构顺序或程度顺序，这4种顺序也是大脑可以用于组织思想的仅有的4种逻辑顺序。
演绎顺序对应的思考方式是演绎推理。此种推理通常为三段论形式，即由一个大前提和一个相关的小前提推导出一个结论。比如：所有人都会死。苏格拉是一个人。因此，苏格拉底会死。当素材较多，推理过程较复杂时，这种组织顺序会显得比较繁索。
时间顺序，也可称为因果顺序，就是按照行动的顺序（第一步，第二步……），依次表述达到某一结果必须采取的行动。当一个过程包括很多步骤时，我们常常犯的错误是无法区分原因和结果，从而导致思路不清。
比如：一名咨询顾问建议某公司采取措施以提高生产效率，在第一阶段应采取以下措施：
1、与主要管理人员及监管人员谈话；
2、跟踪并记录交易行为和工作流程；
3、确定所有关键业务环节；
4、分析组织结构；
5、评估业务职能的绩效水平；
6、找出问题和原因。
仔细看就能发现，这些步骤并不完全处于同一个层次上，用因果顺序梳理一下应该是这样的：
1、确定企业关键业务环节（3）
——与主要人员沟通（1）
——跟踪并记录交易行为和工作流程（2）
2、找出问题和原因（6）
——分析组织结构（4）
——评估业务职能的绩效水平（5）
结构顺序，就是当你使用示意图、地图、图画或照片想象某事物时的顺序。你想象的“某事物”可以是真实的，也可以是概念性的；既可以是一个物体，也可以是一个过程。但这个事物必须被合理地划分成不同的部分。比如一个公司或部门的组织结构图就是这样。
使用结构顺序时要注意两点。
一、各部分之间相互独立，没有重叠；
二、所有部分加起来必须是一个完整的整体，没有遗漏。
最后是程度顺序，也叫重要性顺序。就是在具有共同特性的同一组素材中，把最能鲜明表现该特性的素材排在第一位，即先强后弱，先重要后次要。
比如：设计电信计费系统时，应该注意三点：
1、能够满足外部客户需要；
2、符合内部管理要求；
3、符合国家法律规定。
这样排序，就表明满足客户需求比后面两点更重要。
4
行文重点：写好开头与关键句
当我们确定好金字塔结构的纵向、横向框架内容后，就可以动笔开始写作了。但在写作过程中，还有两个需要高度重视的问题，就是开头和关键句的写法。
我们常常认为，工作报告不是文学作品，不需要在开头部分如何下功夫。其实不然。无论提供什么类型的内容，我们都需要在第一时间吸引到受众的注意力，让其抛开其他思想，专注于你提供的信息。
从这个意义上说，讲故事是写开头的最佳形式。这个讲故事不是说你要编出什么复杂的情节，还是说你的开头要包含一个故事所具有的四个元素：背景、冲突、疑问、答案。
背景，就是你的开头首先要陈述与文章主题有关且读者会同意的内容。所有引出“背景”的句子都具有一个重要特征，即能够将你锁定在特定的时间和空间。比如：任何大型医疗服务体系都受到资源日益匮乏的困扰，民营医疗服务体系也不例外。（报告）根据考古发现，在人类历史最早的250万年中，人类制造的工具都是实用性的石器。（杂志文章）
读者对上面这些表述通常会点头表示同意：“是这样的，那又如何？”或者“是的，你为什么要告诉我这些呢？”
顺着读者的这种回应，你就可以引入“冲突”元素。“冲突”就是推动故事情节发展的因素，并且必须引发读者的“疑问”。比如，背景是“需要完成某项任务”，冲突是“发生了妨碍完成任务的事”，读者疑问是“我们该怎么做？”或者，背景是“存在某个问题”，冲突是“知道解决问题的方案”，疑问是“如何实施解决方案”等等。
而答案，就是你要在文章开头部分，针对读者提出的疑问，高度概括地给出解决方案，以引起读者接着展开阅读的兴趣。
除了全篇文章的开头，每个关键部分也应该写一个简短的开头，至少要用承上起下的句子来过渡一下，这样才会使文章更有整体感。
对于关键句，或者叫小标题，我们在写作时最需要注意的一点是：关键句要有思想。金字塔结构中的每一个关键句，都是对其下一层观点的抽象、提炼，应概括其中的思想精华，最好永远不要用“背景”“项目的方法原则”“项目内容”“如何组织计划”“具体收益和效果”之类没有思想的句子。因为这样列出的要点没有传递出任何有效信息，只是向读者塞了一系列无法理解的词汇而已。
综上，金字塔原理就是一种观点置顶、结论先行、按层级有序展开的行文结构，只要你具备一定的素材归纳提炼能力，稍加练习，就可以掌握其中的奥秘。假以时日，它必将成为你提高逻辑性、条理性，提升工作效果和效率的终级神器。
END
七棱镜，资深媒体人，15年原创写作经验，崇尚深度思考、自我管理的文字控，每年读书100本的终身学习者。专注提供自我管理/职场领域的有用干货文。
喜欢
0
赠金笔