财务会计基础（47）

账簿的设置与登记

一、账簿设置的原则

设置和登记账簿是会计核算的一种基本方法和重要环节，设置账簿是登记账簿的前提。由于各企事业单位的经济业务性质、特点不同，对账簿设置的要求也因此各异。为了全面、系统、连续地登记经济业务，各单位应根据自己的实际情况和经营管理的需要，设置不同的账簿。

设置账簿一般应遵循的基本原则：

1. 统一性与灵性相结合

账簿的设置，必须能保证反映和监督企业的全部经济活动，提供全面、系统、连续的会计资料，为企业经营管理服务。由于各单位的经济活动各有特点，业务规模和会计人员配备又不尽相同，所以在设置账簿时，凡是国家有统一规定和要求的，会计主体必须遵照执行，不得自行其事，应依照会计准则和国家统一的规定及本企业的实际情况设置账簿。

按照《会计基础工作规范》的规定：会计主体应当设置总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿；现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿；同时会计主体在符合国家统一规定和要求的前提下，应当根据自身规模的大小、经济业务的繁简、业务量的多少以及会计人员的构成等实际情况，从满足管理和决策需要的目标出发，合理、规范的设置会计账簿。一般来说，经济业务复杂、规模大的企业，账簿可以设置细一些、层次可以多一点；对于业务简单、规模小的企业，可以相应简略一些。但是设置账簿必须以保证提供准确而全面的会计信息和满足经营管理需要为前提。

2. 系统严密，避免繁琐、重复和片面地追求简化

企业的经济活动有主次之分，设置账簿应以此为依据。使其所反映的经济信息主次分明、互相配合，既不重复又不脱节。同时，还要适当地选择会计核算形式，科学设计各种账簿登记的合理流程，使会计信息在账簿加工环节流动顺畅。这样既可以提高会计信息的质量又有利于提高会计工作效率。

3. 有利于会计部门内部的合理分工与协调

设置账簿既要有利于会计部门内部的合理分工，又要能协调统一，充分发挥整体效应，提高会计工作的效率和质量。

二、日记账的设置与登记

日记账是根据全部经济业务发生和完成的先后顺序，逐日、逐笔、连续进行登记的账簿，或是用来序时地记录和反映某一类或某一项经济业务的发生和完成情况的账簿。因此，日记账又分为普通日记账和特种日记账，其特点和作用前面已经作了介绍，下面着重介绍其结构和登记方法。

(一) 普通日记账

普通日记账，是指对所有经济业务，都需按发生的时间顺序，逐笔进行登记的账簿。

普通日记账的登记，通常是会计人员要将每日所发生的每项经济业务，在账簿中作出会计分录，因此，普通日记账又称分录簿。普通日记账有两栏式和多栏式之分。

1. 两栏式普通日记账的格式及登记方法

两栏式日记账的特点是日记账设有借方和贷方两个金额栏，以分别记录为各项业务所确定的有关账户的借方金额和贷方金额。采用两栏式日记账，每天应按照经济业务的发生或完成的先后顺序逐笔进行登记。登记时，根据记账凭证中所记录的日期、凭证号及摘要填入日记账中相应栏目内；然后在“会计科目”或“账户名称”栏内记入应借和应贷的会计科目，并将借方金额和贷方金额分别记入相对应的金额栏内。每天根据日记账中应借、应贷的会计科目和金额登记总分类账，并将总分类账的页数记入“过账”栏内，或者写明“√”符号，表示已经过账。其优点是能够全面反映经济业务的发生情况，账户对应关系清楚，便于了解经济业务的来龙去脉。但其缺点是只有一本日记账，不便于分工记账，也不便反映各类经济业务的发生或完成情况。此外，逐日、逐笔根据日记账登记总账，工作量较重且相同经济业务不能归类进行反映。所以该种日记账主要适用于经济业务较少或采用电子计算机进行账务处理的企业。

 2. 多栏式日记账的格式及登记方法

多栏式日记账的特点是按照主体账户，与那些与其常用的对应账户设置专门金额栏，因此也称专栏式日记账。 

多栏式日记账的登记方法是：根据专栏中账户所在记账凭证的日期、凭证字号及摘要登记日记账的相应栏目；同时，分清借、贷方向将凭证中账户的金额记录在日记账相应账户的借、贷专栏里。对于没有设专栏的账户，其登记方法与两栏式普通日记账相同。设有专栏的账户，期末时合计出借方、贷方的发生额，并据以一次过入相应的总账账户中。过入总账后，在日记账每个账户借方、贷方金额合计数下注明总账页码。对于那些没有设专栏的账户，则需记入“其他账户”专栏下的“账户”栏内，并把借方和贷方金额记入相应“借方”和“贷方”金额栏内。“其他账户”专栏的会计分录要按照账户，逐笔过账。多栏式普通日记账与两栏式普通日记账相比，其优点是：将经常发生的经济业务进行了归类反映，使同类经济业务得以综合全面地反映；另外，简化了登记总账的工作，提高了会计工作效率。但是，多栏式普通日记账账页会很大，不便于记账，也不便于分工协作。因此，该种日记账适用于业务类型简单且同类业务经常发生的单位。

(二) 特种日记账

由于普通日记账不能反映各类经济业务的发生和完成情况，同时存在工作量繁重且不便分工的缺点。因此，为了弥补这些缺点，就有必要把经常发生且发生次数较多的同类经济业务通过设置和登记特种日记账，从普通日记账中分离出来。

特种日记账，是指对特定的某类经济业务，按照发生的时间顺序进行登记的账簿。

特种日记账按记录的内容的不同，现在一般使用的有现金日记账、银行存款日记账等。

1. 现金日记账

现金日记账，是逐日、逐笔、序时记录和反映库存现金的收入、付出及结存情况的账簿。通过现金日记账的记录，能全面了解现金的增减变动是否符合国家有关现金管理的规定。现金日记账的账页格式，一般采用“金额三栏式”或“多栏式”。格式不同，其登记方法也有差异。

(1) 现金日记账一般采用“金额三栏式”账页，基本结构为“收入”、“支出”和“结余”三栏。 

现金日记账中的“年、月、日”、“凭证号数”、“摘要”、“对方科目”按照现金收入凭证和现金支出凭证逐日、逐笔、序时地进行登记。“收入”栏金额根据收入凭证登记，“支出”栏金额根据支出凭证登记。每天终了，必须结出的当日现金结余金额。现金收支业务量较大的单位，还可以结出当日的现金收入合计数、支出合计数，并在“摘要”栏注明“本日合计”字样，为了便于识别，可在该行的下线处划一条通栏单红线。结出的现金收、支合计数和结余数应在紧接最后一行业务记录的次行登记，不得隔页跳行。每日结出的账面结余数应与库存现金实际数核对，做到账实相符。

(2) 现金日记账也可采用“多栏式”，其基本结构是将“收入”和“支出”按对应账户分设专栏，登账时将其对应账户填写在“收入”栏或者“支出”栏下空格内，常用的对应账户也可在制作账页时预先印制。

 期末，可根据各栏目账户合计数登记相应的总分类账户，但银行存款账户除外。因为现金日记账中银行存款的收入、支出在银行存款日记账中也进行了记录，为避免重复登账，故现金日记账中的银行存款栏目金额不再过入银行存款总账。

2. 银行存款日记账

银行存款日记账由出纳人员根据银行存款收入凭证和银行存款支出凭证，按照经济业务发生的顺序，逐日、逐笔进行登记。

银行存款日记账格式一般也采用三栏式或多栏式。

    银行存款日记账中的“年、月、日”、“凭证号数”、“摘要”、“对方科目”等栏，应根据银行存款收入凭证和支出凭证逐日、逐笔登记，每日终了必须结出存款余额。银行存款日记账应定期与银行对账单核对，至少每月核对一次。月份终了，本单位账面结余数与银行对账单如有差额，必须逐笔查明原因进行处理，并按月编制“银行存款余额调节表”，试算调节相符。银行存款日记账的格式和登记方法与现金日记账的格式和登记方法基本相同。 

三、分类账的设置与登记

按照分类账的不同，一般分为总分类账和明细分类账两种。

(一) 总分类账

总分类账简称总账，是指对某类经济业务进行总括反映的账簿。

会计核算中正确组织分类核算，提供总括资料，对全面反映和监督整个资金运动具有极其重要的意义。总分类账能够全面、总括地反映经济活动情况及其结果，对明细账起着统驭控制作用，为编制会计报表提供总括资料。因此，任何单位都要设置总分类账。

总分类账只要求提供金额指标，所以总分类账账页的格式一般设借方、贷方、金额三个主要栏目且只有金额的登记，无数量的登记。

(二) 明细分类账

明细分类账简称明细账，是指对某类经济业务进行局部或具体反映的账簿。

因为总分类账只能提供总括的资料，为了给总分类账作补充，同时也是为经营管理提供详细资料，企业必须设置明细分类账。明细分类账能够详细、具体地反映经济活动的情况和结果，对总分类账起着辅助、补充的作用，为编制会计报表提供必要的明细资料。因此，一般单位都需要根据具体情况设置必要的明细分类账。

明细分类账根据其所记录内容的性质和管理的要求不同，有的只需反映金额的变化情况及其结果，有的则除了要反映金额的变化以外，还需要反映实物数量的变化。与此相适应，明细分类账的格式也就有所不同，主要有“金额三栏式”、“数量金额式”、“金额多栏式”。

1. 三栏式明细分类账

三栏式明细分类账的基本结构为“借方”、“贷方”和“余额”三个金额栏，分别登记金额的增加、减少和结余，其不设数量栏。

这种格式的明细账只适用于登记金额不反映数量的账户，如“应收账款”、“应付账款”等账户的明细分类核算。三栏式明细账一般是根据有关原始凭证和记账凭证逐笔登记，每笔登记后结出余额。每月终了时，计算出全月借方发生额合计和贷方发生额合计，并结算出月末余额。

2. 数量金额式明细分类账

数量金额式明细分类账是对具有实物形态的财产物资进行明细分类核算的账簿。其适用于既需要核算金额又需要核算数量的明细账户。因此该账簿账页格式是：设“收入”、“发出”、“结余”三大栏，每栏又分别按“数量”、“单价”、“金额”进行登记，故称“数量金额式”明细账。如“原材料明细分类账”、“产成品明细分类账”、“包装物明细分类账”。

数量金额式明细账是根据有关原始凭证、记账凭证等进行登记，其登记方法与前面讲述的多栏式日记账的登记方法相似。