浅谈集中采购的工作思路

付如贵/亚泰水泥哈尔滨公司

集中采购是相对分散采购而言的，其最大优势是可以发挥规模效益，易于在谈判中取得主动权，进而以量的优势换取价格优势，减少采购物资的差异性，促进采购服务标准化。集中采购主要通过招标采购来实现规模效益，不断降低采购成本。

集中采购大体分为四种模式：集中定价、分别采购；集中订货、分别收货付款；集中订货、分别收货、集中付款；集中采购后调拨。按照采购中心的集中采购方案，亚泰集团选择的是集中订货、分别收货、集中付款的模式。

集中采购工作容易出现的问题

一是受各企业基础工作管理水平和业务人员综合能力差异性的制约，容易产生采购偏差。采购工作的顺利实现要有科学合理的采购计划，实行集中采购需要汇总各企业的采购计划统一进行招标采购，而采购信息的准确性直接决定着采购工作的成败，在计划提报、汇总、审核、订单下达等环节如果出现采购信息偏差而没有得到及时纠正，就可能出现严重失误。

二是采购工作流程较长，可能产生时效性差的问题。集中采购需要大量的基础工作支持，通过招标采购来实现，对外签订采购合同后还要与内部企业签订分销合同，采购决策量大、采购流程较长。当市场形势变化很快时，有可能出现刚刚完成某种物资的采购流程，为适应市场形势变化而不得不再次进入该种物资的招标采购流程。

三是将采购与生产分开，有可能影响信息的及时有效流通，出现灵活性差、采购绩效低的问题。受地域、人员编制等因素影响，采购人员掌握企业实际生产需求的及时性和准确性受限，可能无法及时调整采购进度，企业库存储备出现偏高或偏低的问题，会导致企业因库存偏低危及生产或因库存偏高而增加成本。

四是采购渠道集中，抵御风险能力差。许多供应商同时为集团内多家企业供货，当供应商的资金、货源、物流、服务等某一环节出现问题时，可能会同时影响到与其合作的各个企业，增加了采购风险。

五是工作任务量大，容易陷于日常工作而失去工作的计划性。实行集中采购需要大量的基础工作支持，采购人员需要随时获取内外部信息加以分析，通过不断调整做出采购决策，完成招标组织、报批并签订合同、结算等工作。而集团内企业较多，可能会出现较多的临时采购、到货质量异议等问题需要解决，容易陷于日常工作而失去工作的计划性。

集中采购应加强的几点工作

完善制度建设，加强日常管理

完善物资采购的各项管理制度，进一步规范采购流程，加强业务人员的制度学习和考核，提高从业能力，以制度规范采购工作。

掌握市场行情，以大量的数据积累科学准确地预判价格及需求走势

采购工作离不开市场，脱离市场而一味追求谈价、比价就会造成采购质量下降。只有加大市场调查力度、积累市场经验，才能为采购决策提供科学依据，才能做到快速反应。

加强信息沟通，保证信息流、物流高效畅通

实行集中采购以后，采购权集中于采购中心，业务人员需要在掌握各企业年度、月份采购计划的同时密切关注企业的需求变化情况，加强各个渠道的信息沟通，关注各企业的发货、在途、到货、库存情况，熟知各企业的接卸能力、仓储能力等基本情况，即时分析、不断总结、及时调整，以提高采购绩效。

以战略的角度，建立与供应商的长期合作关系

采购工作大多只注重谈判、比价、压价，应从关注谈判向建立战略合作伙伴关系转变，市场经济条件下的采购工作不可能只是一味的单赢，只有建立双赢机制才能有稳定、长期的供求关系，才能赢得更大的市场和美誉度。

加强业务培训和考核，提高业务人员的工作技能和管理水平

完成各种工作是由具体的人来实现的，只有不断地提升从业人员的综合业务能力，才能不断提高工作质量和效率。

运用有效的手段和信息平台对采购工作进行评价和分析

应在原有的制度和物控管理系统的基础上，建立一整套科学体系，对采购工作进行跟踪、评估、分析和科学决策，做到事前控制、有效监督。

加强供应商考评，建立退出机制

完善各类物资验收的标准，统一配备并完善专用化验、检测设备，保证验收结果真实准确、客观公平。