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个人工作者也需要 CRM系统
(2003-11-23 22:16:21)| 分类： 数字管理 |
2003/11/23 - By 数位之墙黄芳宇 - 关键字／标签：CRM ICQ MSN
想像下列情境：你的老板突然要你研究一下汽车行业，以便对于下星期的商务拜访进行沙盘推演。问题是你对汽车业并不熟悉，而从网络上能找到的资料却通常非常浮面，这时候你该怎么做？如果能有个熟悉汽车行业的人可以让你谘询，或许你能够在很短时间内解决疑惑，掌握最关键的精随。翻开大本的名片簿，里面躺了将近三百张名片。满头大汗的寻找，却找不出任何跟汽车行业有关的人。
这样的场景每天在办公室里头上演著。大部分工作者，在工作了几年以后一定会累积大量的名片。这些名片透过各种场合收集到：商务拜访，研讨会，记者会等等。
传统上，整理这些名片的方法，不外乎是用名片簿收集起来。几年下来，这些名片累积到两三百张是很正常的，超过两三百张，管理起来就很不容易，而且查询困难。
问题的重点正在于分类的方式。名片的分类方式有的人用姓氏笔划分类，有人用行业类别分类。不论哪一种方式，都各自有优缺点。但只要是使用传统的名片簿，就不可能以多重方式对名片进行分类。
结果就是这些名片等于是死的人脉。因为查询与检索不容易，所以当真正要使用的时候往往帮不上忙。加上名片上难以附加各式纪录，搞不好某人的亲戚正身处汽车行业，却因为时间久远而忘了有这回事。
此时，你需要将这些名片资料数字化。很难想像的是，你的人脉会因此而活过来，而不再只是躺在名片簿里的一张纸。
举例来说，当你真的想起名片本中某人的亲戚是汽车行业的人，但是这个某人你其实已经很久没有联络，根本也不熟，其实很不好意思请人家帮这个忙。或许因为很久没连络，打电话过去根本就已经离职。
而名片数字化的好处，最重要的在于留下对方电子邮件用户名。笔者经常会根据对方的行业别寄送一些行业讯息，等于在平日就保持一定程度的接触，不需要没事就打上三百通电话去跟每个人保持接触。
一旦寄出去的邮件被退回，往往表示对方可能离职，此时可以在第一时间与对方马上联系（公司电话或者移动电话），除了表示祝福之外，还可以取得对方最新的联络方式，真正做到「保持联系」。
名片数字化的最大好处，就是可以以多重的方式分类，因此可以用多重方式寻找资料。可以用姓氏寻找一个人，可以用行业找，也可以用工作内容找。甚至可自行定义类别，例如死党，有点熟，不太熟等。
名片数字化，会让你变成人脉中心。朋友打电话来问，有没有认识科技线的记者，马上可以给出几个名单。或者有没有认识跑欧洲的业务人员，马上可以给出几个名单。没多久大家就认为你交游广阔。
问题是名片该怎么数字化呀？其实现在每个人的电脑里面几乎都有微软的Outlook 软件，本身就已经提供了良好的名片管理功能。但是只要想到必须一笔一笔把名片打字输入，就几乎会疯掉。
还好目前市面上已经出现了名片扫描仪之类的工具，小小一台扫描仪专门扫描名片，扫描完成后会自动辨识名片上的文字，转换成数字档案。辨识率无法达到100%，还是需要手动校正，但已经很节省时间。
笔者自从名片数字化以来，顿时感觉人脉管理的效率增加不少。特别是在工作繁忙的时候，还能跟几乎每个人保持一定程度的接触。唯一的困扰是，在接触的过程中有著工具无法统一的问题。
名片扫描完成后储存在专用的软件中，该软件无法发送电子邮件，必须呼叫Outlook 出来发信。有些比较熟的朋友会用 MSN或者 ICQ之类的通讯软件联络，但是所有的接触纪录却又与Outlook 无法关联。
特别是当笔者想要针对某个人，去查询跟这个人的所有接触纪录时，例如写过哪些信给他，跟他在 MSN上面聊过什么话之类的，无法以单一软件来完成查询，换言之这些接触纪录散落在各处，十分凌乱。
以上的情境已经把个人的名片管理问题，提升到数字化人脉管理的层次了。人的记忆力有限，你无法记得三百个人你曾经跟他说过什么话。但是有时候解决问题的关键，就在那些对话纪录中。
例如如果我们能够对通话纪录来搜索「汽车」两字，你可能会赫然查出，原来曾经跟某人通讯时，他曾提过他的亲戚在某汽车公司工作。你从而解决了老板交付的难题。
截至目前为止，笔者尚没有看到一个好的解决方案能符合这样的需求。往往必须在电子邮件邮箱中， MSN的通讯纪录中翻箱倒柜的寻找资料。虽然这已经比翻名片簿不知道好了几千倍，却总觉得还是不够。
名片扫描，名片管理，发送邮件，传送讯息，接触纪录的管理。这是个人的小型
CRM系统，如果能开发出来的话绝对有其商机。不知道有没有软件公司已经看到这个商机了？
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黄芳宇，数位之墙总编，资深电信／互联网／科技行业 从业人员，永远的逐梦者。数位之墙于1998年 4月诞生， 以冷静的眼看待数字狂潮，以热情的心拥抱信息时代。希望能发挥微薄的力量，让人们对科技营销议题有更多面向思考。
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