来源：《山东档案》2010年第2期

论两个体系之下的档案工作

            ——兼谈档案工作者的责任

刘义权在面“什么事情会让你最高兴？”这一记者提问时，毫不犹豫地回答：“最高兴的时候就是通过全国各地的收集，征集到珍贵的档案，填补上我军历史的空白”。这不禁让所有的档案工作者都发人深省，也思考我们肩上的责任，在新的档案工作时期，我们的档案工作又该如何？

1 两个体系下的档案工作

目前，我国档案工作正处在一个转型期，从原来封闭性的、基本保存行政性文件，为少数人服务的国家档案模式，向开放的、亲民的、为大多数人服务的社会档案模式转换。在这一个探索过程中，我国先后提出了公共档案馆建设、档案馆的亲民战略、重视民生档案等理论与举措，并于2008年在全国档案工作会议上提出了“两个体系”，即“转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖人民群众的档案资源体系”；“转变档案工作中重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识，像重视机关团体利用那样重视人民群众利用，建立方便人民群众的档案利用体系”。

“两个体系”是档案事业落实科学发展观，实现档案事业的科学可持续发展的一个重要举措，“不仅充分体现了档案事业的公共性质，而且更加完善了档案事业发展理论体系，解决了长期以来档案工作‘管用分离’，或者‘管’、‘用’失衡的‘残缺’状况”[^1]。长期以来，我国档案工作总给人神秘的官方的感觉，虽然档案开放工作早已实施，但由于档案馆内缺少切实与老百姓相关的档案，因此档案开放工作实际一直处于一个低水平、小范围的层面。据安徽省和县档案馆统计，馆藏档案中82%以上为反映党务政务的文书档案[^2]。这样就导致了档案资源体系的不合理，也无法反映社会的真实面貌和满足人们利用需求。据不少国家档案馆统计，研究家谱、族谱，了解社会风貌及公共政策等个人需求一般在总需求量的50%以上，甚至有些地方能超过70%，如北京市朝阳区档案馆1999年公民个人利用档案竟达到75%[^3]。因此，要改变我国档案资源体系的这种面貌，就急需调整档案资源的结构体系，建立一个覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系，更加强调民生档案的管理和利用。

随着我国民主化进程的不断推进，社会结构和人口素质都发生了巨大的变化，这反映在档案工作中就是公民个人对档案的利用需求不断增多。如山西省档案馆对1999-2001三年查档人群的统计显示，来自机关事业的占59.94%，厂矿企业的占19.48%，学校医院的占15.36%，其他占5.22%[^4]。因此传统的国家档案模式已不能满足公民的利用需求，国家档案局提出了“两个体系”正好顺应了社会档案模式建设的时代潮流。

我国档案工作者也从理论和实践各层面探索崭新的档案管理模式。冯惠玲提出了档案馆的“亲民”战略，并对家庭档案在共建社会记忆方面的意义给予了充分的肯定。朱荣基在走访国外十多个档案馆后，认为应借鉴国外的先进措施，“严格控制官方机构公务活动文件的进馆数量”，“扩展非官方的非公务活动的馆藏来源，特别是那些能够反映人本和人文现象的档案史料来源[^5]”。还有学者对英国国家档案馆的社会融入计划进行了全面的剖析和认识。这些都为“两大体系”下的档案工作提供了充分的理论依据。

而与此同时，各级档案部门在实践上也发生了显著变化。沈阳市档案部门自2002年连续六年在全市广泛开展了“档案进家庭”活动，帮助15.16万户左右家庭建立了家庭档案。青岛市档案馆联合各涉民管理部门努力打造民生档案管理和服务制度保障体系，对涉及民生的各类档案优先进行整理、编目、划控、数字化工作，为解决人民群众的生产、生活问题发挥了显著作用，深受百姓欢迎。长春市档案馆利用馆藏档案为2198名下岗职工提供就业证明，使他们在办理社会养老保险中受益。浙江省各级档案馆加强婚姻、房产、移民等与人民群众生活密切相关的档案信息的收集，不断提高馆藏民生档案比重。截至2007年年底，全省已经接收婚姻档案的档案馆67个，占总数67%，共接收婚姻档案120余万卷；接收公证、房产、移民、山林延包等档案的档案馆72个[^6]。

2. 当前档案工作存在的问题

但无法否认，当前档案工作还存在诸多问题，从某种程度上讲，这些问题的解决制约着民生档案管理乃至整个档案事业的质量和效益。

笔者认为，当前我国档案工作存在的问题主要表现在以下几个方面：

2.1 民生档案的概念需要进一步明确化

国家档案局颁发的《关于加强民生档案工作的意见》（档发[2007]12号）指出民生档案为“各类与民生有关的专门档案，是党和政府保障民生、改善民生的很好帮手”。但这个概念并不是特别清楚，何为与民生有关的档案，具有很大的人为性和模糊性，因此在具体工作中，很多单位会参考十七大报告及之后历次政府工作报告中对改善民生的论述，并以之作为对民生档案的界定。因而有学者指出，民生档案不过是档案学研究“追求时髦或‘与时俱进’而提出的一个‘假概念’……不具有实际的意义” [^7]。笔者认为民生档案是当前中国时代所趋，是在国家推进改善民生的一系列惠民工程中产生的，也是由目前档案馆馆藏结构单一，无法满足人民群众多样化的利用需求所促使的，虽然其概念尚存在一些问题，但关注民生，关注民生档案则是应该肯定的。

2.2 民生档案的推进需要以相关法律法规的完善做保障

民生档案种类繁多，在操作上存在诸多问题。以与百姓生活息息相关的住房、土地等为例，它们都有专门的档案部门负责接收管理，综合档案馆并不负责，这种职权范围的分化不利于档案的提供利用。因此近些年安徽、深圳及南京浦口等地率先实行了档案资源整合的探索，被称为“徽式探索”或“浦口模式”。综合档案馆接收房地产等专门档案，或与城建档案馆合并，虽然有利于实现打破条框从源头整合档案信息资源，实现档案资源的集约化，但因缺乏法律援助，推行起来难度极大。企业职工档案由于体制和法律上的缺失，加之管理不到位，屡屡发生丢失情况。社会上还经常会出现“档案无用论”，也使得很多大学生不关心自己的档案，在毕业不久就找不到自己的档案，而作为档案行政部门也无能为力。因此，“两个体系”之下的档案资源体系建设，需要我们不断完善档案法律法规体系，加深对民生档案新问题的研究和认识，有针对性的提供法律保障。

2.3 民生档案的归档问题

民生档案应该归档进行科学管理，但采用什么方式归档则是应该考虑的。在前文已经提及部分地区已经开始探索档案资源整合，但对于大多数档案馆而言，档案资源还是被限制在条条框框之中。被分割的民生档案该如何归档仍然是一个值得考虑的问题。并且如何对民生档案进行鉴定，什么样的民生档案可以尽管保存，都是值得商榷的。有些部门就提出了这样的疑问，“如果将众多‘涉及人的档案’哪怕半数接收进馆，每年至少以十几万甚至几十万的增长量累计递增，仅公证、诉讼、就业、失业、企业登记、律师业务等档案，每年各自以万计增长。面对这样一个增长率，如果都接收进馆，档案馆将很快达到饱和状态，这对任何一个档案馆来说都是一个严峻的挑战[^8]”。笔者认为关注民生，并不意味着要打破原有体系，而全盘接收，形成一个“大而全”的新资源体系。这样会造成基层档案室无档可藏，同时形成一个臃肿的综合档案馆。而它面临着要不断增多的库房和技术压力，限于我国经济发展程度梯级化，应该遏制这种盲目扩大馆藏，全盘接收民生档案的做法。

3档案工作者的责任

“两个转变、两个体系”代表着一个价值取向，一种时代的反思，我们应该考虑为什么时代会呼吁民生档案，我们该如何去应对这场时代潮流，这也正是青年一代档案工作者所应肩负的责任。

3.1档案工作者应该拥有饱满的激情和淡薄的心态

对于初涉档案工作的人来说，档案工作是枯燥的，缺乏情趣，这无疑是对青年档案工作者的一个考验。因此，对于青年档案工作者而言，拥有饱满的激情和淡薄的心态是最重要的。刘义权说：“我感觉这项工作是很有意义的，我和档案结下了亲情”。因此他可以在生命的最后时刻里，还念念不忘未完成的工作；在30多年有记录可查的，刘义权单独或参与收集的档案有83万多件。他始终抱有热情，对档案充满了亲情，这是他工作的动力。对于青年人而言，平淡的生活是枯燥的，需要不停的寻找刺激才会觉得生活充满意义。成功是一种态度。对于转型期的档案工作，没有一个踏实的心态，没有坐下来的决心，是很难出成果，更不要提为百姓查档服务。青年档案工作者应该加强自身的职业道德素质的培养，爱岗敬业，诚实守信，办事公道、服务群众，奉献社会，将职业道德作为自身的行为准则和义务。处于“两大体系”建设过程中的档案事业，存在诸多的问题有待我们去面对，因此这同时也是一个机会。在这次转型过程中，青年人是可以有所作为的。

3.2 转变档案工作者的工作方式和服务方式

“两个体系”不仅仅是影响了馆藏资源的建设，更从深层次上影响着档案工作者的工作方法和形象。长期以来，档案工作者是一种高姿态来面对大众的，给人们的印象是不容易接近。这种高姿态是源自于传统档案部门是“官本位”的，其收藏和服务也都是以机构本身和政府部门的应用为主要对象的，对于普通群众利用档案往往是不到位的。因此，档案工作者应该放低姿态，重塑亲民的姿态。有学者称我国档案事业的发展关键在基层，这种关键恰恰需要档案工作者转换身份，投身基层档案的收集、管理和利用之中，实现民生所想，即为档案工作之所向；民生所需，即为档案工作之所趋。

同时应该指出，“两个体系”并不是盲目实现档案呈几何级数增长，事关民生的档案照单全收。档案部门应逐渐实现对基层档案部门由指导检查方式向资源监管方式转换，使得本地区档案资源体系合理化、完善化。从本地区、本单位的客观实际出发，深入了解本地区档案资源分布情况，切实把握“两个体系”建设的丰富内涵，“各级档案部门要根据本单位的实际逐级制订规划，并且上下联接，形成一个整体性的合理的计划体系” [^9]，从而建立一个覆盖本地区人民群众的科学的档案资源体系。

3.3档案工作者应该保有一种创新和向前冲的勇气

“两个体系”建设是档案工作遇到的一个新问题，它还存在很多的不足，它是基于当前我国档案工作的不足所提出的一项新要求。因此，在建设过程中，它就呈现出多样灵活、具体生动的特点，不同档案部门面临着不同的建设需求和重点，不可能出现“千人一面”的工作特点，这就需要我们不断创新思维，始终保有激情和勇气。从档案的收集到档案的管理利用，都可以根据实际需求勇于创新，增强“两个体系”建设的互动性和参与性。同时每一次创新都会遇到困难和争议，就如家庭档案虽取得了不错的成绩，但也备受人们质疑；“徽式探索”、“浦口模式”虽也取得了初步成效，但还面临着问题重重一样，应该积极面对争议，在困难和争议中不断创新深化档案管理模式。因而青年档案工作者应该敢于打破传统的条条框框的限制，面对档案工作的新要求和新问题，提出新的管理理念和规则。

注释：

[1] 吴广平.“两个体系”建设应避免的几种思想倾向[J].档案学研究,2010(1):37-39

[2] 裴友泉,马仁杰.徽式探索的法律意义——档案信息资源整合与管理机制改革问题研究[J].档案学通讯,2007(4):14-17

[3] 申玺朝,吴振汉.公民利用档案的特点及对策[J].北京档案,2002(1):34-35

[4] 韩纪元.山西省档案馆查档规律分析[J].山西档案,2003(4)26-27

[5] 朱荣基.论馆藏质与量[J].上海档案,1999(2):16-19

[6] 规范 整合 共享——对我省民生档案工作现状和发展的思考[J].浙江档案,2008(1):46-48

[7] 张天佩.从“泛档案”到民生档案——对民生档案概念的质疑[J].山西档案,2009(1):22-23

[8] 潘积仁.“两个体系”建设思考[J].中国档案,2008(4):14-15

[9] 郭加春,刘腊生.“两个体系”建设应突出“三性”[J].见

http://www.zgdazxw.com.cn/NewsView.asp?ID=4771 [ 2010-4-7]