加载中…任汉中：档案的形成研究之二：前提条件
(2009-04-22 15:56:37)
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档案任汉中文化 |
分类： 【网贝记】 |
档案的形成过程虽然是人们的主观意愿所决定的，但并非可以任意而为，而是必然具备一定的前提条件。
1、办理完毕。档案是作为社会的记忆工具为将来的社会生活而发挥作用的，因此记忆的内容必须是在现实活动中产生和使用的，并且已经完成其现实作用或具有较长使用周期的记录材料，如法规性文件，才能具有以备查考的功能。正在使用中的记录材料，还具有其现实功能，过早赋予其档案功能，使两者功能交叉重合，势必会带来管理上的困难，同时也会影响材料在现实活动中的使用。
2、具有价值。当现实活动中产生形成的原始记录材料在完成现实使命之后，现行价值也随之消失，但其所载录的信息并未消失，构成了一种潜在的价值形态，这种潜在价值使之具备转化为档案的基本前提条件。通过对潜在价值形态进行分析、判定，使一部分具有查考备用价值的材料从潜在价值形态获得激活，从而转化为档案后重新获得新的生命。
3、原始材料。人类的社会实践活动都是在一定的时空范围内发生的，无不具有唯一性的特征，是后人难以完全复制的，正因为如此，在现实活动中产生和形成的记录材料是带有许多其产生过程中的诸多原始因素的，也正是因为这些原始因素的存在，才导致档案成为信息家族中最具可靠性的信息材料。这直接决定了原始材料才具有转化为档案的基本条件。
4、管理能力。档案经过管理才能重新发挥作用，档案管理能力需要管理者支付物质、人力等诸多方面的代价，管理能力是其决定因素。档案形成的数量和规模要在档案管理能力许可的前提下来确定。否则，无论是管理不力，还是管而不能用，都会造成社会资源的极大浪费。
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