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如何与高层汇报工作|科衡CHO俱乐部

(2015-06-05 15:43:47)
标签:

科衡人力

高层

汇报工作

科衡cho俱乐部

分类: 人力资源服务

分享嘉宾:怡安翰威特北京公司咨询总监袁洁、朱丽佳

记录整理:科衡人力总经理 陈小虎

 

每周四晚上,在科衡CHO俱乐部微信群都会进行微分享,64号晚由来自怡安翰威特的两位总监给大家带来“如何与高层汇报工作”的微分享,两位从第三方视角和HR视角两个方面进行了分享,科衡CHO俱乐部的成员也进行了互动。具体记录如下:

 

袁洁:各位群里的大佬们,今天我来给大家做这么一个主题分享,对我来说也有难度,尽管我经常给客户的高层做汇报,但要整理出汇报的技巧也有一定难度。

 

袁洁:在进入分享前,我做个简单的自我介绍,我在怡安翰威特主要负责地产、物流、国企等行业的咨询,做咨询工作有10年的时间,今天也算是我10年来给客户高层做工作汇报的一个总结与回顾,可能没什么章法,更多的是一些经验和小故事的分享。

 

袁洁:我讲两个小故事。今天上午我刚给一个客户做了一个临时汇报,客户希望我讲一下人力资源标准化建设分享,前面是客户信息中心做了一个系统的汇报,可能和咨询公司的思路不一致,我比较直接的做了分享,搞的氛围有点僵,这个可能反映面临一个思路不一样的汇报对象,而你又要正确的陈述自己专业意见的场景。

 

袁洁:这种情况,我们成熟的合伙人会对汇报氛围做一些铺垫,我们可能也不是最专业的,说错了大家要谅解。要让大家的情绪和氛围进入一个状态,我认为一个好的氛围是成功汇报的第一步。

 

袁洁:第二点我想分享另外一个小故事,我在6年前给一个大集团的董事局主席及管理层做过一次薪酬及职级体系的汇报,我认为是比较成功的。成功的感觉是报告比较朴实,数据和逻辑结构和清晰、观点和结论很清晰。

 

袁洁:其中汇报中有一个小故事,这个企业在女员工产假休假制度上比较苛刻,女员工有点不满,而人力资源部和其他高管也给董事局主席做了汇报,但一直没有引起董事局主席的重视和理解,两年来多没有解决。在我们做福利审计的时候,我们特地提出哪些是合法的,哪些是不合法的,在给董事局主席做汇报的时候,董事局主席说我们一定要合法,所以当天上午汇报完,下午就把原来的产假休假制度不合法的部分修改了。

 

袁洁:我觉得汇报的诉求要用汇报对象能接受的出发点去表达,如果说员工不满意、员工意见很大,但作为老板,他可能会说员工不满意的很多,我没必要让所有的事都让员工满意,但如果从合法用工的角度出发,作为一个大集团来说,董事局主席对合法性就会非常重视,所以一定要找到汇报对象能接受的出发点去汇报。

 

袁洁:第三个高管汇报技巧是国有企业高管做汇报的故事,我经历过一个小国企,管理比较初级,要分享一个薪酬怎么调整的问题,当时要把月度奖金调整为整个年度奖金,在前期团队沟通的时候,从哪个角度去和CEO汇报存在一定障碍。

 

袁洁:我接手以后,第一件事就是全面了解薪酬现状,把客户薪酬结构、薪酬数据进行梳理,挖掘出很多老板都不知道的薪酬信息,当很客观、中立的与老板进行汇报,老板很快接受了我们的建议,并给了很高的评价,说我们的工作做得很扎实。

 

袁洁:我觉得做好高层汇报有这几个要点,第一点是前期氛围的营造。这个汇报要达到一个什么目的,要把高层的情绪与注意力引导到这么一个目的上来,是要让他了解一个事实,那么先告诉领导,让他先了解这么一个事实,先不要做决定;希望推动某一个事情有一个冲突或达成一个结论,可能围绕不同的目的,要先做好氛围的铺垫。

 

袁洁:第二点,我接触的管理层都非常聪明,脑袋非常清晰,每天处理很多管理问题,也许不是从人力资源角度处理,但对人是有了解的,可能要看怎么从他们的角度去提出决策点,把决策点设在他比较容易做决策也比较快的做决策的点上,或者他不能做决策的时候,你需要提供哪些信息给他,他就能做决策。可能要从汇报对象的角度来考虑,他怎么样能更容易做决策。

 

袁洁:第三点是,你准备要非常充分,尽可能用数据说话,要把定性的变成定量的,让人感受更深刻,分析的纬度尽量全面,重点突出,逻辑分明,观点和结论要清晰。

 

袁洁:最后,我想强调的一点,就是要把自己当做客户来设想,如果客户掌握的信息和知识就这些,我们希望我们的客户或高层去做决策。我们应该用什么方式去表达,我们用什么视角和数据,人家怎么把我讲明白,我就用同样的方法去给老板讲明白。

 

袁洁:我的分享就到这,抛砖引玉,下面有请我的同事朱丽佳给大家继续分享。

 

朱丽佳:谢谢袁总的分享,我是袁总的同事朱丽佳,我也是怡安翰威特的咨询总监,袁总希望我做点补充。我也在思考,和高管汇报的一个话题,和高管汇报有两个视角,一个是第三方视角向企业高管的汇报;另一种视角是企业的HR向本单位高管汇报的视角。我认为这两种向高管汇报还是一些共性和差异的。

 

朱丽佳:那我试图找一下这两种高管汇报的共性问题,一个是在汇报的框架方面,我们在汇报前应该告诉高管,我们将以一个什么样的框架和方式来汇报,希望实现什么样的目的,大概1分钟,帮助高管了解汇报的背景和我们要达到的诉求,让高管对我们要讲的话题有一个先行的了解。

 

朱丽佳:我们接触很多高管,思维都比较发散,当我们讲着讲着,他就把话题转到另一个方面去了,可能对另外一个话题很感兴趣,可能就把我们的话题带偏了。你给他讲清楚汇报目的以后,提醒他能从另一个话题上回来,你也要想把办法把高管从发散的思路上拉回来,让他知道你汇报的目的是什么,实现你的主要目的,包括要谈的主要话题是什么。

 

朱丽佳:我们很难在一次汇报中就可以把所有的目标都实现,特别是在一些企业里,CEO的人力资源知识不是很丰富,你的一些先进理念他可能也要消化,你可以多次汇报逐渐去影响他,但你应该重点关注每一次汇报的23个重点问题,然后抓住这23点去做深入的沟通。

 

朱丽佳:最后一点,我们与高管沟通完了,你需要和高管明确,下一步你准备做哪些事情,如何带动下面的人去推动,甚至一些体系化的事情,一定要得到高层的支持。你的计划是怎样的,你能否去做,需要注意哪些方面,都要得到高层的认可。

 

朱丽佳:对于这些结论性的成果和下一步的安排,你最好通过邮件的方式给高层一个反馈,基于我们今天的沟通,我们在哪些方面达成共识。这些邮件一个是对当时沟通的成果的总结,另外一个方面是在今后业务推动的时候,有一个证据证明高管是认可的。

 

朱丽佳:我总结一下,在与高管沟通的过程中,有三个共同点,第一个是在沟通前要有一个沟通的框架,在沟通的前期要把框架梳理一下;二是要有2-3个重要的目标,不要太多;第三是沟通之后,你要明确做那几个事情,并用邮件的形式和高管确认下来。

 

下面进入讨论环节

 

宋铁团:国企汇报 首先提前准备好各种上会文件材料 电子版ppt 并且需要提前给各位领导沟通征求意见。

朱丽佳:第三方的视角,常常CEO会觉得你是不是充分地了解我们所处的行业,我们公司所处的发展阶段,我们的业务目标,我们的内部挑战,我们的管理特点。如果你这些都不了解,你们咨询公司是不能提供有针对性的解决方案的。所以咨询公司而言,你要在一开始与高管在短时间内建立互信,这是比较挑战的。

陈小虎:从第三方视角看,与高管沟通,首先要明确需求,其次提出解决方案,最后推动成交。

朱丽佳:对内部HR,大家可以谈一谈。回忆我以前在企业内部做管理的时候,一是有些高管会觉得外来的和尚好念经,是不是充分相信内部的水平;二是内部除了方案设计本身的优劣之外,更多要考虑变革管理,内部推动实施落地。在推行过程中会遇到很多的挑战,部门间的权益制衡,这些都需要内部HR有预案,有方法,有谋略地解决。

宋铁团:其次 汇报文件 一般 先说结论(也就是目标 结果 一般做两个可能比对),为了达到这个目标 采取的方案是什么 在什么大政策 大背景下的要求是什么 (合规合法)下一步的具体实施办法是什么 预算多少 涉及到哪些部门 哪些人 谁是主要责任。

陈小虎:铁团这个很具体,汇报结果,汇报背景,具体办法,成本预算,工作计划。

于彬彬:铁团这个思路清晰,操作性强,汇报高手。

晓彬:汇报中遇到和老板意见不统一,当时该怎么处理最为恰当?

袁洁:作为顾问,我们的处理是了解老板的诉求。如果确实是我们不对,听老板的。如果还值得商榷,我们会婉转的说我们在分析分析,后续继续汇报。

袁洁:但是,基本上同意企业里听老板的。但是,如果真的和企业一起共发展,还是需要策略性坚持自己的意见。可能在企业内部,有听老板的,有坚持的。这个时候,可能是情商、智商、价值观的综合展现了。

陈岩:我觉得做好内容准备的同时 要做好心理准备 可能在心态上要做好调整 很多时候看到老板就不敢说话。

袁洁:其实,老板是孤独的。是愿意听真话的。

陈小虎:心理承受能力要强,所以要先有汇报框架,上去就把主要的先说。

肖冬云:其他高管的事先沟通也很重要,要找到同盟者。

苏翰:跟老板汇报,氛围营造是hr最缺的,相当同意。这跟hr不太会讲故事有关系,通过讲故事让老板听到该听的。比如,袁总的介绍就很符合,讲三个小事情,分享主题也很清楚。

肖冬云:内部汇报,老板通常没耐心听你讲故事,外部顾问老板会听,这有很大差别。

袁洁:我们也不常讲故事。开场白比较重要。就是破题。

晓彬:我觉得给老板汇报工作看抓住老板心情嗨皮的时候,相对容易沟通很多。

袁洁:一句话说明目的,扣住主题和氛围。看老板心情有的时候也许是伪命题。老板都还是比较容易控制自己情绪的。生气不代表他不喜欢你或者你的方案。

苏翰:好像公司hr负责人跟老板呆在一起的时间相比较销售,研发,财务,运营等老大们的时间是最少的。

朱丽佳:于刚才大家提到的,与老板意见不一样怎么办?我个人的意见是,要看老板的行事风格。如果就是说一不二的老板,那你用胳膊摆不过大腿,你可以听他的,但是你要把他的方式下的风险点提前告诉他。如果他是比较flexible的类型的,那你可以与他探讨不同模式下的利弊,辅助他做出更符合公司情况的判断。

宋铁团:有条件的话 汇报前要沟通 主要观点 提前跟老板在思路上 达成一致或者接近 汇报的时候挑战汇报。

袁洁:HR要想办法多和老板汇报。企业里的人是需要建立感情的。我见过很多老板还是很念情分的。常会和我们说这个人啥时候做了个什么事我是认的,那个人坚持自己,也负责任我非常认可的。也许他不说,但是那个高层如何,他是有数的。所以,让你的老板能够对你做出判断挺重要的。天天在企业里一起工作,做自己很重要。

袁洁:可以创造机会。比如月报、月底会议。应该说HR也许大块时间少,但是琐事并不少和老板打交道。就想如何我是老板,我想要个啥样的HR

刘智勇:我如果是老板 根本不用HRD 自己上。

袁洁:我呀,想要一个负责任的,说真话的,有专业水平的,有价值判断的HR

宋铁团:人力资源的平衡 协调 管控能力很重要 尤其是用人力资源专业的角度把老板的意图表达出来并推动落实。

肖冬云:要坚持自己的意见,但要不卑不亢,口头说不通,可以发微信,不轻易发邮件,这样大事发邮件他就会很重视,通常会主动找你去谈,这时,你准备的功课就发挥作用了。

苏翰:责任有大有小,真话有多有少,专业有高有低,判断有准有误,还得靠钱,靠平台空间。

袁洁:在企业里,不卑不亢有时还真不行。我见过得到信任的高管,对老板是真的当老板。很尊敬,甚至没人的时候帮端水倒茶的。但是做得自然,很让人舒服。这是情商。

肖冬云:向上管理是门学问,平时要关注老板关注的问题,知道他的痛点,这样你的成功率会好,要争取培养老板和你的沟通频道一致。你就会有多于别人的话语权。

陈小虎:协作意愿、共同目标、信息沟通是组织的三要素。今天的话题属于信息沟通的范围,如果能结合协作意愿和共同目标来推动,会更有效果!

王爱英:很喜欢大家得分享,虽然不能第一时间互动,过后听也是非常受益。


 

 

科衡CHO俱乐部介绍

       科衡CHO俱乐部是由科衡人力创始人陈小虎先生发起的一个高端人力资源分享交流圈子,这个圈子的第一批成员来自科衡人力的客户和朋友,群内的成员大多是熟人。

        我们的活动分为三类,分别是社交、公益、专业分享。我们希望通过社交活动让大家成为熟人;通过公益活动承担一部分社会责任;通过专业分享带动大家成长。

        科衡CHO俱乐部的价值观:开放、包容、分享、互助。

        欢迎有相同价值观的HRD、CHO朋友加入我们的圈子。

 

        加入方式:加群主微信号xiaohuckh,通过审核邀请进微信群

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