惠普整体打印管理融化打印成本“冰山”（附照片）
 
日期:2005.12.30 版次:13   文汇报 

   办公自动化带来的效率提高的过程，实际上也是一个成本上升的过程。随着企业的成长，在打印上会逐渐遇到三类问题：一是传统的打印已不能与企业同步发展，例如以前公司人少的时候，几个人可以共享一台个人激光打印机，但随着人员的增加只好被动地增加打印机的数量；二是现有的打印方式不能有效控制成本，大量的无效打印带来打印管理的费用支出；三是企业当前的打印方案运行不完善，潜藏不稳定因素。
    如今，惠普的整体打印管理解决方案实际上体现了管理的两方面：“管”就是打印成本可以控制；“理”就是打印成本可以优化、降低。
    复旦大学视觉艺术学院是国家教育部批准成立的独立学院，是沪上第一所艺术设计类高校。学院在办学方式上勇于创新，在资源配置方面与国际厂商携手，在教育行业首先采用了国际先进的平衡部署理念，利用文印整合管理解决方案，优化了工作流程、成本架构和资源应用，为学院实现争创国际一流艺术类院校的发展目标打下了良好的基础。
    复旦大学视觉艺术学院后勤管理中心主任李雷说，有了惠普全面文印管理解决方案的支持，我们得以集中更多精力为上海、中国乃至世界培养一流的视觉艺术设计人才；通过平衡部署资源可使打印总成本节约30%，灵活的付费方式缓解了企业资金压力。
    量身定做设备平衡配置方案
    复旦大学上海视觉艺术学院位于上海市松江大学城中心位置，总占地面积740多亩，建筑面积12多万平方米，共有五座教学楼，两座办公楼。作为一所综合性新型艺术类本科院校，该学院的文印环境和需求十分复杂。
    惠普在全面深入了解上海视觉艺术学院的文印需求后，为客户量身定做了设备平衡配置方案，提供按印付费的用户化服务，并配合学院开学时间的需要，在最短的时间内制定出了项目管理计划。通过一个涵盖硬件、软件、耗材、服务、资产管理的全面文印管理方案，为学院的师生提供从文印到影像全面最佳输出体验。
    惠普为学院的5栋教学楼和2栋办公楼各配备了一台高性能的多功能一体机HPCLJ4650以满足教职员工和学生大量的黑白、彩色打印、复印、扫描需求。为学院的教室和领导办公室配备了工作组级打印机HPLJ1320和LJ3015MFP，以满足教师少量、紧急的打印、复印和传真的需求。这样的平衡配置，既能满足师生的文印需求，提高其工作学习效率，又能提高设备的利用率，降低成本。同时，惠普为学院安装的计费软件EasyReport可以追踪网络打印的所有工作，提供全面实时的打印使用统计资料，并且可能根据部门和用户建立成本控制中心，进行计费和预期的打印复印预算分配。
    售后服务与耗材、成本清晰可见
    在售后服务与耗材方面，惠普为学院提供以下支持服务：硬件设备的现场安装调试和软件的安装测试；对IT人员和主要使用人员的免费设备和操作培训，以保证师生能够正确有效地使用文印设备；按原厂价格供应所有文印所需的耗材，保证设备正常运作；及时的上门维护服务和24小时的800专用热线支持，保证学院师生可以得到全天候的文印服务支持；所有服务耗材，均采用国际先进的按印付费模式收费；即所有耗材、服务等费用最后都折算到每张打印纸上。每个月，复旦大学上海艺术学院按照实际打印复印张数付费，成本清晰可见，便于校方和投资方进行成本控制。
    惠普充分理解学院在资产控制方面的需求，为其提供了安全可靠的设备租赁服务，在全面满足学院文印需要的同时，减轻了其资金压力。其中包括：36个月设备金融性租赁；每月付设备租金；租期结束后，拥有设备所有权。
    剖析企业隐藏在冰山下的成本
    打印、复印等文档输出的消耗被称作企业成本中未经审核的最后堡垒。“企业中的打印业务，只有10%的成本是清晰可见的，包括打印机、纸张、硒鼓、维修费用等。而其他包括网络管理和维护、基础设施、最终用户操作和停机时间、软件等隐性成本却往往被忽视。”中国惠普有限公司打印及成像系统集团副总裁钱越详细分析了企业中隐藏在冰山下的成本。
    1988年左右，大多数公司的办公环境还是非数字的。电话和PC并不是每个人都有，有复印机、打印机、传真机的企业很少。到了上世纪90年代末，一些大企业开始有了intranet(企业内部网)，同时很多企业的办公环境中开始出现自动化的元素，开始每人拥有一台PC、一部电话，打印机、复印机、传真机等开始普及，并且出现因特网。到目前为止，企业办公自动化已经基本普及。
    “惠普所要做的正是通过整体打印管理的方式帮助企业降低这些成本，优化配置资源。”钱越说，根据国际知名市场调研机构的调查表明，主动管理打印基础设施的企业，可使打印总成本平均节约30%。
    整体打印会成潮流
    与某些企业中的文印中心不同的是，惠普不仅仅提供单项业务外包，还整合了整个打印环境，把所有和文档输出相关的设备都整合到一起，“我们会平衡部署企业设备资源，采取最优化的布置，提高设备的利用率。”
    企业一方面希望更低的生产费用，但另一方面也希望实现更高的生产力和员工满意度。HP的平衡部署就是力求在这两方面之间寻找合适的制衡点。HP将一个企业的打印硬件部署策略视为一个连续的统一体：一端是生产力最大化部署模型，另一端是成本最小化部署模型。无论企业的业务策略如何，都能为其配置一系列的产品，优化打印环境。
    “在公司没做整体打印管理时，办公室里可以看到很多传真机、复印机和打印机，设备利用率非常低，而平衡部署解决了这个问题。”钱越解释道，“简单地说，就是将合适的打印机放在合适的位置，同时采用共享的部门级的多功能一体机或打印机。根据每一个部门的打印量，来确定这个部门的打印机的放置，或者确定应该放多少这样的设备，使得设备的利用率达到最高。”
    在支付方式上，HP提供按使用量级付费、基本月租＋附加付费、按页付费等多种灵活的付费方式，为企业减轻了现金流的压力，并降低了按年核算的IT支出，企业可将节省的资金投资于核心业务。