会议主持常见问题及解答

1     问题     大家一致认为让会议的时间尽可能保持较短对于达到会议的目标很重要。准确地说，对于一个小型的团队工作会议，建议的合理时间长度是多长？
    
正确答案是：     
对小型团队工作会议来说计划三十分钟到不超过两小时。
在开会前告诉参加者预计的开会时间长短，并在会议期间再次评估原定时间长度是否合适并且让大家接受会议时间的安排。

另请参见 主持会议: 核心概念, 准备会议

2     问题     当您建立了一份会议日程后，您就可以将议题排序以便逐个讨论了。在给会议议题排序时，以下哪个不是建议的方法？

正确答案是：     
先解决最具有争议性的议题，最后解决最没有争议性的议题（需要有充足的时间）。
一开始就讨论最有争议性的议题不是个好办法，最好从一个相对轻松的议题开始，然后逐渐过度到最复杂的问题。在成员头脑最清醒的时候解决复杂或有争议的话题。
对讨论议题进行排序的建议方法包括：
    将传达信息的议题与解决问题的议题分开。
    将议题按最简单到最有争议或最复杂的顺序排列。
    将互相牵扯的议题分类。
对于有可能会引发许多反应的议题，可能最好是考虑在其他事情都处理好后再处理。

另请参见 主持会议: 核心概念, 准备会议

3     问题     有关召开会议的建议技巧是：按时开始、按照议程进行、坚持目标（必要时可调整）、回顾或者设立会议“基本规则”。以下哪项最好地说明了什么是基本规则？

正确答案是：     
基本规则是团队成员达成共识的一些行为与原则，其目的是确保会议的建设性。
这些规则可以包括：对每个话题的讨论设定时间限制、协定处理意见冲突的方法，约定准时开始和结束会议。
在会议开始时向成员阐明基本规则，可以让大家将精力集中到议题上，而且有助于避免发生误解。

另请参见 主持会议: 核心概念, 主持会议

4     问题     在许多会议中，人们会提出许多想法与观点。要想让与会者在会议期间始终了解所提出的想法与所制定的决策，最佳策略是什么？

正确答案是：     
在一个或多个挂纸板或白板上记录下要点，并且在整个会议期间让所有的人都可以看到它们。
在挂纸板或者白板上记录下要点或问题并在整个会议期间让人们看到它们，这种做法可以为成员创造一个焦点并确保每个人同意上面的内容。这样也可以尽量避免相同话题的重复讨论。

另请参见 主持会议: 核心概念, 主持会议

5     问题     设想一下，您正在主持一个会议，其主题是一个有争议的话题。但是由于某种原因，大家仅仅谈到了这个话题的一个方面。您知道还有其他方面的观点，且这些观点也需要听取。如要引出不同的观点，以下哪项不是建议的方法？
    
正确答案是：     
在表决前大声表明尚有其他应关注的方面，然后由您自己阐述这些方面的观点。
这些选项中有一个或多个都有助于挖掘其他观点。最重要的是，不要仅仅因为讨论似乎已经停止便仓促进行投票或做出决策。

另请参见 主持会议: 核心概念, 在什么情况下，好心安排的会议却事与愿违？

6     问题     到了该决策的时候，团队可以通过投票或达成一致的方式进行决策，也可以由领导做出决策。以下哪种决策最好通过团队达成一致的方式做出？
    
正确答案是：     
制定公司责任政策。
在制定关键政策与标准时，通常采用的决策制定方法是达成一致意见。要想达成一致意见通常是很耗费时间的，但是如果必要的变革需要得到所有成员的一致理解和支持，或者决策制定需要依赖于整个团队的专长，那么这样做则是明智的。

另请参见 主持会议: 核心概念, 团队如何决策

7     问题     建设性冲突可能会成为获得最佳答案的关键。但是，针对个人的冲突和争吵绝对没有建设性。为了鼓励富有成果的争论与讨论，您需要加强正面引导。在这些强化刺激手段中，哪个不是鼓励建设性讨论的方法？
    
正确答案是：     
您要声明：作为领导者，如果您认为讨论出现了人身攻击，则有权让有关方离开会场。
尽管您确实应强调，如果两个人无法控制他们的脾气，您可能不得不让他们到会议室外去讨论他们的观点，
但在实践中，作为领导者，您并不想行使让某人离会的这一职权。因为这是在同事间滥用职权。

另请参见 主持会议: 核心概念, 在什么情况下，好心安排的会议却事与愿违？

8     问题     如果会议结束时没有制定出任何行动计划和沟通计划，离开会议室后就不会有实际行动。行动与沟通计划需要具备哪三个要素，才能确保有效跟进？

正确答案是：     
什么具体决策，以及需要执行什么跟进任务。
何人负责各项任务。
何时将完成各项任务。

行动和沟通计划应具备三个要素：什么、何人与何时。
一个计划只有包含了全部三个要素才算完整，并且才能带来成就感。这样还可以确保所有干系人都知晓该决策或信息，并有助于确保所有的人得到的是相同的信息。
事实上，如果大家把行动计划视为实际的责任、义务或契约，那么这些行动计划更可能被执行。

另请参见 主持会议: 核心概念, 会后的跟进

9     问题     会后分发跟进备忘录有助于最大程度地扩大会议的影响。跟进备忘录应包括什么？

正确答案是：     
跟进备忘录记录会议期间写在挂纸板或白板上的要点以及您或记录员的笔记；应将其分发给所有与会者以及未出席会议的其他干系人。
写跟进备忘录的目的在于让没有到会的人了解会议的情况。
除了上述内容，问题解决会议的跟进备忘录还可包括：有关某个话题的附加背景与前景信息，如用于制定决策的标准，接着将会发生什么，甚或是长期目标或预期的结果。

另请参见 主持会议: 核心概念, 会后的跟进

10     问题     知道何时结束会议与知道如何准备或主持会议一样重要。以下选项中哪个不是建议结束会议的时机？
    
正确答案是：     
在关键决策者必须离开时结束，即使尚有时间可以继续。
在关键决策者必须离开时结束会议，这不是一个好的时机。
我们建议在以下情况下结束会议：当达到目标时；当迈向目标的进程停止时；当达到预计时限后。

另请参见 主持会议: 核心概念, 结束事项