经理人视界

    IT系统可以帮助企业管理很多问题，但是不可以帮助企业解决纯粹的管理问题

项目管理系统的选择与使用

■中国房地产报  梁德力 

    项目管理系统早已成为房地产企业的必需品，但实际使用情况并不尽如人意，这或许是由于企业负责选型的人对系统认识不全面，或许是软件厂家对产品功能过于夸大，或许是业务部门对项目管理的要求不清晰，导致系统与管理者的预期差距甚大，于是对项目管理系统很多人不以为然。
    表面上看，这是系统选择出了问题，但实际上这是我们自己的心理出了问题，我们忽略了选择项目管理系统的真实目的。
    这和生活中另一种现象颇为相似。
    生活中大多数男士择偶都会提出一些条件，如学历、身高、身材、长相等硬性要求。然而在实际生活中，我们却发现许多人的抱怨并没有涉及这些，而我们常常听到的是抱怨对象不通情达理、不会做家务、不体谅人等等，这些其实不是最初的要求。还有一些要求即使是当初提出来的，但结婚后也不会去验证真伪。没有人去核对对象的身高，也不会有人核对对象的文凭。为什么会有这样的偏差？其实这还是心理问题。人们总是担心自己吃亏，总是希望自己有面子，并没有把自己将来面临的实际问题摆在首位。
    对项目管理系统的选择，人们同样有这样的心理存在。但是如果我们事先想清楚这一点，这样的问题就不会出现。如果我们在选择管理系统时，有明确的思路，多从实际应用出发，多从公司的各个层面考虑，这样的问题怎么会出现？我们事先应当思考，上这样的系统可以帮助基层做什么事情，可以给他们带来什么短期和长期的好处，可以给中层带来什么好处，可以给高层带来什么好处等等。如果我们自己都没有想清楚，还怎么去说服同事去使用？用人力资源专业术语来说，就是换位思考。做基层工作的也应该思考：上这样的系统可以给我的工作带来什么好处、给高管带来什么好处，没有系统又会怎样。
    IT系统可以帮助企业管理很多问题，但是不可以帮助企业解决纯粹的管理问题，如制度问题、流程问题等。IT系统是不应该用在一个不规范的企业中，而应当应用在一个相对规范的企业，或者说应用在一个愿意接受规范管理的企业当中。也就是说企业不能有太多的例外流程。也就是说没有一个相对固定的管理模型，就不可能选择合适的IT系统。
    IT系统的作用是从根本上解决两个问题：一个是效率问题，即如何保证一个庞大的集团在短时间内使数据得到集中和统计，让工作人员从事后的大量统计中解放出来；另外一个问题是效益问题，即让每个人在同一个平台上协同完成一项任务，让这些数据及时共享，让使用这些数据的人信息更对称，决策更快速，更充分发挥系统的效益。
    当我们清楚选择系统的目的后，就应该从使用者的角度去审视这个问题，这样我们就不会有太大的偏差，我们的选择就会更加接近实用，我们就会用更加理智的思维去看待系统，这时我们就可以从几个维度上选择系统：性能、价格、时间和实施难度。当然对于实施技术要求较高的项目，我们还要看实施顾问的水平和工作经验。对一些特殊行业，行业经验尤为重要。
    当然这些仅仅是一些基本的原则。无论是选择项目管理系统，还是确定具体的改善措施，我们要根据本公司的实际情况和环境来决定。这是一个系统工程的问题。
    （作者系碧桂园集团CFO）