——设立大部室制度，梳理岗位职责，优化岗位设置

【客户行业】生产制造业

【问题类型】定岗定编

【客户背景】

某大型机械制造公司隶属于某大型央企航天科技集团，是国家一级保密单位，重要的航天产品制造厂，也是全国守合同、重信用先进企业，全国质量管理优秀企业。公司先后荣获国家专利10余项，国家科技进步特等奖，省部级科技成果奖40余项，先后有10余项产品荣获国优和部优称号，是国防科工委认定的企业技术中心。该公司经过四十多年的发展，目前拥有 40多个专业、500多个工种，超过2000台（套）先进仪器设备，发展成为综合门类齐备、专业配套完善、质量体系健全的航天科研生产骨干企业。

公司作为成立多年的老国企，承担着国家重要战略性质产品的生产制造工作，一般情况下，由上级下达某项任务要求，公司在规定时间内完成任务即可。形成了公司在一段时间中，集中精力生产少数几种大型产品，各部门统一围绕某项生产任务开展工作的工作模式，但是随着市场化发展，公司引入了新的业务板块，生产的产品种类增多，负责的客户类型也更多，需要职能部门、业务部门、生产部门进行高效协作。然而职能部门的工作效率达不到现下的发展需要，并且由于国企人员流动性较低，职能部门员工出现人员冗余、员工忙闲不均以及员工工作饱和度比较低的问题，影响了公司整体的发展。

在此背景下，公司领导决定邀请华恒智信专家团队，希望从定岗定编角度出发，优化岗位职责，盘点工作量，提高工作效率，推动实现员工分流机制，从而促进企业进一步发展。

【华恒智信问题分析】

华恒智信专家顾问团队应邀对公司进行了深入的调研，了解了公司面临的实际情况，在调查过程中，专家认识到，职能部门定岗定编工作出现的问题主要集中在以下几个方面：

 

1、岗位职责分工过细，流程节点多，降低了工作效率

公司新增的业务板块要求部门之间进行高效合作，但是原有的工作模式并不能满足目前的发展需要，通过调查发现，公司各部门、岗位的职责分工过细，导致流程节点增多，这就导致员工在汇报工作、协调工作时，需要事无巨细，层层汇报，降低了工作效率；并且由于岗位职责边界不清，工作要求比较随意，导致员工互相推诿，主动性比较差，进一步影响了公司的整体工作氛围。

2、各类岗位工作量分析不足，导致员工忙闲不均

在访谈中，专家团队注意到，公司的人力资源部门不知道该如何计算职能部门的岗位工作量。由于公司人力资源部对各类岗位的专业认知不够，加上职能部门岗位职责以事务性工作为主，难以量化，导致公司部分岗位的工作饱和度核算分析不够合理。例如部门增加员工的时候不易判断，是否该加，以及应该加多少，由于没有科学合理地分析，增加人手出现加得过多或者不够的情况，导致员工忙闲不均，比如有的员工工作很忙，有的员工却相对较闲；又或者有些部门在月初时很闲，在月末时却很忙的情况，员工的工作饱和度差异比较明显。

3、定岗定编没有与员工培训、退出、薪酬激励等相挂钩，导致方案难以落地

定岗定编方案难以落地，是很多国企改革中常常出现的问题，同时也是本公司发展存在的痛点。究其原因，是由于定岗定编在落地中，没有建立相应的管理配套机制，没有与员工培训、退出、薪酬激励等管理制度相挂钩。例如，随着不断发展，部分老员工逐渐失去工作积极性，又因为国企的用人特点，工作能力逐渐不适合公司发展的员工却得不到及时分流，影响了公司的工作效率与整体的工作氛围；公司部分老员工即将退休，公司面临大规模人员更替的节点，但在有经验、有能力的老员工大量退休时，新员工却并没有及时引入、培养，出现了人员结构失衡、后备人才储备不足的问题。

【华恒智信解决方案】

针对该公司发展需要以及定岗定编工作中存在的问题，结合公司领导层的需求，华恒智信人力资源咨询团队提出以下解决方案：

 

1、设立大部室制度，重新梳理岗位职责，优化岗位设置

针对公司存在工作流程复杂，工作效率比较低的问题，华恒智信专家建议可以采取建立大部室的方法，将多个职能部门进行合并，必要时采取“一个部门、两个牌子”的做法，并且重新梳理岗位职责，例如可以从工作流程/价值链、工作路径、核心竞争力、客户服务效率等方面进行分析，明确岗位职责；采用因事设岗的方法，将相似岗位进行归并，优化岗位设置。通过对部门与岗位重新梳理调整，减少不必要的流程节点，提高工作效率。

2、采用多种工作饱和度核算方法，丰富工作饱和度

针对公司对各类岗位工作量分析不足导致员工忙闲不均的问题，项目组采用月季年的工作分析方法，收集了公司各岗位工作信息，从工作角色、工作时间、任职者能力及工作量等方面进行全面分析与归纳，在分层分类的基础上，针对不同岗位提供多种工作饱和度核算方式，例如对于职能行政类岗位可以根据角色定位分析、工作时间分析、工作量分析等情况定编；但是对于生产技术类或营销类岗位，建议可以根据公司业务目标与业绩水平情况进行定编。通过实行分层分类的定编方式，将人员编制与工作任务及企业发展相结合，提高在岗人员工作饱和度，帮助企业尽可能实现人工成本最小化。

3、实行分类的员工岗位调整方法，将定岗定编与员工培训、退出、薪酬激励等相挂钩

结合公司目前的岗位特点与企业性质，专家老师建议在开展定岗定编工作时，提供相应的配套机制，推进方案落实。例如对部分能力不足或工作积极性低的老员工实行退休政策，实现人员分流；对部分能力不足的员工进行待岗培训，提升工作能力，将培训结果与员工退出机制对接，对于多次培训后还不符合岗位职责要求的员工予以淘汰。通过以上方式，推进定岗定编方案的落地实施，帮助企业降低人工成本，保障公司的高效运行。

【华恒智信总结与思考】

定岗定编工作是人力资源管理中的基础性工作，在实际工作中，很多单位由于组织管理变动、缺乏科学的管理方法和工具等原因，难以建立科学的定岗定编规范，影响了其他管理工作，常见的问题有各部门一直补充人员，依然抱怨人不够、每个部门都说忙的问题；管理工作因人设岗、人员冗员的问题；人员规模不断扩大，企业绩效却没有提升的问题等等。经过多年工作总结，华恒智信认为，这些问题频繁出现，很大的原因在于企业在定岗定编方面缺乏理性的依据和工作提炼，没有结合自身实际情况实施科学的方法。

华恒智信人力资源咨询团队经过几个月的深入现场访谈、考察、分析，系统地对各类岗位进行了梳理，设计了符合该公司实际情况的定岗定编方案。并根据下一步发展要求、各部门工作特点等，提供了针对不同岗位的工作饱和度核算工具，并帮助公司建立相应的管理配套措施，为规范岗位及人员编制、提升整体工作效率、降低人工成本、提升竞争力奠定了坚实的基础，获得了公司领导的高度认可。

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