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王鹏程-职场幸福课
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决胜职场:(八)时间管理,就是这么easy!

(2012-05-27 11:16:22)
标签:

决胜职场

王鹏程

时间管理

北京林业大学

时间管理矩阵

逆势操作

分类: 决胜职场

每个人,都应该学习点儿心理学;每个人,都应该学习点儿时间管理。

心理学可以帮助你更透彻看清人和事,时间管理可以使你的工作和生活更平衡,让你更从容。

4月底在北京林业大学为工学院学生做了《似水年华且珍惜》的校园演讲,之后承诺整理出演讲文稿,给没机会参加那场演讲的同学参考。现在借这篇博文,将时间管理的精髓呈现给大家,其实,时间管理,就是这么easy!

 

引言:

  • 时间是最公平的。这个世界存在太多的不公平,从我们生下来那一刻开始。你爸是李刚,我爸是农民,我们就不公平;你天生聪颖,我资质平庸,我们就不公平;你长相喜人,我歪瓜劣枣,我们就不公平。但时间对每个人都一样多,每人每天就24小时,每周、每月、每年我们可分配的时间分毫不差,只是产物不同而已。
  • 时间浪费不起。正如梁实秋所说:最令人触目惊心的一件事是看到钟表上的秒针一下一下的移动,每移动一下就表示我们的生命又缩短了一部分;再看墙上挂着的可以一张张撕下的日历,每撕下一张就表示我们的寿命又缩短了一天。所以有成语白驹过隙稍纵即逝弹指一挥,光阴似水又似金。

 

而时间管理特别简单,就分三步:回顾使命和角色、选择高回报事项、每周日程安排。

  1. 回顾使命和角色。这步含两个内容,第一搞清楚自己的使命,也就是自己到底要什么,想过怎样的生活,成为什么样的人。时间总量有限,唯有搞清楚方向,才能有的放矢集中发力,记住一点:方向永远比速度重要!太多的人,蝇营狗苟埋头耕耘,实现目标后才发现那不是自己想要的。关于使命的确立,可以参考我的上一篇博文《用<使命宣言>规划你的人生》。第二,确认自己在工作和生活领域里的全部角色。这十分重要,清楚自己的角色,可以有效的避免厚此薄彼顾此失彼的失衡状况。比如,我在各领域的角色包括:家庭方面,我是丈夫/父亲,儿子/女婿;公司里,我负责培训和员工发展;社会上,我是同学/朋友,博客写手;最后一个角色,是个人,我们永远不能为了别人而迷失了自我,我给个人定义了身体、心智、精神、社交/情感四个不断提升的领域。(下面会有图片分享)
  2. 选择高回报事项。在第一步确定了使命和角色后,我们就要定义下一周那些对我们重要的,紧急的,具有高回报价值的事情了。在这儿,必须介绍所有时间管理培训不能不提的时间管理矩阵(图一),根据重要性和紧急性两个属性,我们可以将所有事务定义进四个象限:第一象限事务,既重要又紧急,比如事故、危机、疾病、临近最后期限的项目等;第二象限事务,重要但不紧急,比如做规划、预习复习、锻炼身体、建立维持关系、读书学习;第三象限事务,不重要但紧急,比如不速之客、他人的琐事、公共活动、无关的会议;第四象限事务,不重要不紧急,比如过多的打网络游戏、赌博、消磨时间的其它活动。我们提倡将时间投注在第一和第二象限事务上,这些就是高回报事项,先处理完第一象限既重要又紧急的事,然后就做那些第二象限的事,养精蓄锐不断更新。再有时间,可以做做第三象限的事,人不是机器,偶尔也可以在第四象限放松甚至放纵一下。图片二是我根据第一步使命和角色,以及重要紧急程度,确定的每个角色下周的两三件高回报事项。
  3. 每周日程安排。这步最简单了,将第二步选择的高回报事项,安排到一周七天里完成。做每周日程安排需要注意几点:第一,建议每周五下午,花二十分钟时间,做下一周的日程安排。第二,把选择的高回报事项,分摊到七天里去,别把某一天安排的太满。高回报事项安排完,再将其它鸡毛蒜皮的事放到日程里去。第三,日程安排可以根据习惯,选择任意形式,可以用Excel表格,可以用效率手册,也可以用google或Lotus Notes的canlendar,只要实现应有的目的就好。

决胜职场:(八)时间管理,就是这么easy!

决胜职场:(八)时间管理,就是这么easy!

时间管理,就这么三步。除了这系统的三个步骤,还有几个时间管理方面的好习惯和技巧可以分享:

  • 学会说不。对那些三四象限的事,要敢于说不,说不要委婉而坚定。
  • 吞象原则。这适合那些长期项目,比如背英语单词,可以按字母顺序分割成一个个小部分,在一定时间内完成。不过吞象原则需要自律,有太多的人,单词书只有字母A开头的那几页磨的最脏最厚。当然,偶尔也有字母Y和Z的部分磨的最脏的,那是因为从前往后背没成功,想尝试从后往前背造成的,呵呵。
  • 逆势操作。指的是别人都在干某事时,我不干,别人不干的时候,我去干,不走寻常路,就跟正常人不一样儿。比如吃饭时间、超市购物时间、复印时间、上班下班时间,都可以错过高峰来节省时间。逆势操作还可以指,如果一天中有一件不爱干的事和一些喜欢干的事,上班就先把不爱干的事干掉。将讨厌和艰巨的任务拖到后面就像你伸开手臂举着杯子,开始没什么,但是随着时间的推移,你会越来越感到压力。一上班就搞定,就能享受到效率提升及一天中剩下时间的平静和惬意。
  • 做当下快乐+未来有意义的事。某些时候,有些事务可能不太好用时间管理矩阵归象限,不妨就问自己这样两个问题:这件事,我当下做着的时候快乐吗?未来回头再看,这件事有意义吗?如果这两个问题的答案都是肯定的,你就不用犹豫,尽情去做就行了。如果只是前者当下的快乐,未来毫无意义甚至还有负面结果,你大多可以放弃。

 

时间管理,就是这么easy。需要提醒的是,没养成习惯前,一定要扎扎实实地用某个工具按这些步骤去连续做一段时间,养成时间管理的良好习惯。别因为这些道理太过浅显我都懂啊,就不落实到行动上去了。或许未来,深入骨髓之后,你真的不需要任何工具了,已经达到手中无剑,心中有剑,甚至手中心中统统无剑的境界。

但,那需要时间。管理上和生活中的道理,哪些我们不懂?区别就在于,懂了之后能否践行和坚持,这决定了我们是优秀,还是平庸。

 

敬请继续关注鹏程的决胜职场系列,绝对原创,独家分享。。。

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