在学校，经常要有给每个同学打印家长信/证书之类的事情，原来的方法是将姓名处留出，找个书法高手，填空。教育思想在进步，以鼓励学生为主，所以获奖的学生人数也在不断的增加。还是让计算机直接输出吧，这样省了很多事情，Office中的Word有个功能，太棒了，那就是邮件合并。先做个模板，即把相同的部分输入完成，然后利用邮件合并的功能，导入一批人的信息，（一般存储在Excel表里），就可以生成一批相应的文档，当然Word本身把这个文档看作是寄给这些人的邮件，这便是邮件合并的功能。
    相同的部分称为"主文档"，学生的信息称为"数据源"。主文档中包含对每个版本的合并文档都相同的文字和图形，如返回套用信函的地址和正文。即主文档中包含邮件中重复的全部内容。数据源中则包含不相重复的内容。通过在文档中插入特殊的"合并域"，告诉Word应在什么地方打印来自数据源的变化信息。
    邮件合并可分为四个步骤：
一、 建立主文档；

二、建立或打开数据源；

三、在主文档中插入合并域，告诉Word要在何处插入数据源中的相应数据；

四、执行合并操作，将数据源中的可变数据与主文档中的标准文本内容合并，形成合并文档。
下面详细的说明一下。
一、文档的创建与使用
   "工具"菜单--"邮件合并"命令--单击"1 主文档"--"创建"按钮--选择"套用信函"--按下"活动窗口"按钮，返回"邮件合并帮助器"对话框，在"1 主文档 "下面出现一个"编辑"按钮。同时"2 数据源"下的"获取数据"按钮，从暗淡显示变为有效， 如果 单击该按钮，可以进入下一步建立数据源的工作。

二、数据源的打开与建立
   邮件合并帮助器对话框的"2 数据源"下，按下"获取数据"按钮，便会出现一个菜单，其中包括"建立数据源"、"打开数据源"、"使用通讯录"和"域名选项"四条命令。
a）打开数据源
b) 建立数据源:在"域名行中的域名"列表框中，Word列出了常用的域名。利用"删除域名"按钮，可以对域名进行删除；利用对话框右侧的上下移动按钮，还可以调整各个域名在列表框中的相对位置。单击"确定"按钮，进入"保存数据源"对话框，确定数据源文件放位置和名字。Word将显示消息对话框，询问是否对数据源或主文档进行编辑。选择"编辑数据源"按钮，便进入"数据表单"对话框，其中左边的列表框内的域是源自于"建立数据源"对话框中最终出现在"域名行中的域名"框内的域名，表示前面曾设置了五个域名。在这个列表框中，可以输入所需的数据，这些数据以记录的形式输入，最后一般是以表格的形式出现在文档窗口。记录输入完毕后，单击"确定"按钮，便可关闭"数据表单"对话框，返回主文档编辑窗口。这时按下"插入   合并域"按钮，便有了五个域名作为合并域。单击邮件合并工具栏上的"编辑数据源"按钮 ，仍可回到"数据表单"对话框。

三、在主文档中插入合并域
    当把某个文档指定为主文档后，Word会自动加上邮件合并工具栏。

四、合并文档与合并打印
    在主文档中插入了合并域，便能进行文档合并。合并操作有两种方法：
    方法一：单击邮件合并工具栏上的"合并到文件"按钮 ，合并结果先送到文件中，然后可以再对其进行修改。这便是合并文档。
    方法二：单击邮件合并工具栏上的"合并到打印机"按钮 ，直接合并到打印机。这便是合并打印。
    建议使用方法一，在合并和修改后再进行打印，这样较为保险。
    
五、信封与标签
    当用户以所需的方式设置好信封或邮件标签后，Word会自动完成合并处理工作，从数据源收集数据、设置主文档指示的打印位置，到最后打印信封或标签。前面曾经提到创建"套用信函"是合并文档最常见的方法，但也可以使用邮件合并功能与其他文件合并。
1、打 印 信 封
   在新的文档窗口，打开"工具"菜单，选择"邮件合并"命令，这时便出现了"邮件合并帮助器"对话框。在"1 主文档"下单击"创建"按钮，打开一个列表，从中选择"信封"选项。这时，Word将出现提示信息，询问是在活动文档窗口使用"信封"还是通过新的文档窗口来创建。直接单击"活动窗口"按钮，返回"邮件合并帮助器"对话框，在"2 数据源"下单击"获取数据"按钮，打开一个列表，从中可以选择"打开数据源"或"建立数据源"选项。在作了选择后，如果Word提示要"设置主文档"，则单击"设置主文档"按钮，或按8.2介绍的方法建立数据源。这样，Word将显示"信封选项"对话框。可以在"信封选项"标签中，选择信封尺寸，用"字体"按钮更改收信人地  址和寄信人地址的文本格式；在"打印选项"标签中，设置与打印机有关的信息。用户的这些设置都可从屏幕上预览到。上述选择设置完，单击"确定"按钮，Word将显示"信封地址"对话框。
      在"示例信封地址"框中设置好插入点，然后按下"插入合并域"按钮，选出所取的合并域，合并域之间用空格或所需的标点分隔，每行结尾按回车键。插入合并域以后，选择"确定"按钮，关闭"信封地址"对话框，返回到"邮件合并帮助器"对话框，选择"1 主文档"下的"编辑"按钮，选出主文档后，Word将在页面视图下显示主文档，收信人地址的合并域置于一个图文框中，因而可以移动和缩放。信封上寄信人的地址是由"工具"菜单中"选项"命令执行后，在"选项"对话框中的"用户信息"标签中指定的，可以重新对它进行编辑。最后单击邮件合并工具栏上的"合并到打印机"按钮 ，即可打印出所需的信封。
2 、打 印 标 签
   打印标签与打印信封的基本步骤是类似的。
    1）先在新的文档窗口进入"邮件合并帮助器"对话框。
    2）单击"1 主文档"下的"创建"按钮，在列表中选取"邮件标签"。
    3）在随后弹出的消息对话框中选取"活动窗口"按钮，便回到"邮件合并帮助器"对话框。
    4）单击"2 数据源"下的"获取数据"按钮，从列表中选择"建立数据源"或"打开数据源"。这时，Word会出现提示需设置主文档的消息对话框。
    5）按下"设置主文档"按钮后，Word将显示"标签选项"对话框，供用户设置标签样式。
    6）按下"确定"按钮，Word将显示"创建标签"对话框，用户可在"示例标签"框中选择适当的位置插入合并域。
    7）按下"确定"按钮，返回"邮件合并帮助器"对话框。
    8）按下"3 合并数据和文档"下的"合并"按钮，打开"合并"对话框，选择执行合并的方式。
      另外，通过"工具"菜单中的"信封和标签"命令，将打开"信封和标签"对话框，从中也能对信封和标签的打印进行设置。
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