加载中…三种“为多个Word文件建立一个目录”的方法
(2013-03-16 12:25:26)
标签：
杂谈目录word合并排版 |
分类： 排版那些事 |
我在之前一阵子的工作中遇到一个问题：如何为多个Word文件建立一个独立的目录文件。
啊呀！这个功能说是话我还从来没有用到过，一直工作也就是为单个文件建立目录，一般只要轻轻几点：插入-->引用-->索引和目录。设置一些需要的生成的目录就可以完事了。
不过，为多个文件做目录应该怎么办呢？我首先向老法师请教，得到方法1：使用以链接形式，将所有需要的文档依照次序出入目录文件中，再生成目录就可以了。
这个方法的确有效，不错操作有些繁琐，如果文件个数太多，操作起来会比较头大。而且，如果遇到的文件是独立页码（Q：喂，什么是独立页码？A：就是每个文件都是从页码1开始，或者使用章节1-1形式的页码！），那这个方法就问题大了。基本不能使用。
于是，我自己又在工作空闲的时候研究了一下得到方法2：为所有单个文件，在文件其最后一页之后添加上目录，之后就是手动复制需要的目录部分到总目录文件中去。
这个方法可以说一样比较繁琐，需要操作多个文件，不过个人发现它较方法1，可以得到更准确的页码信息。所以，在需要准确页码目录的文件中，使用方法2更为实用。
但是，此法可能会出现打印PDF文件，出现目录页码无法查询等问题。所以，这个方法还是不过关。
最后，需要隆重推荐的是方法3：RD域，目录生成法。
这个方法一开始我在搜索百度、谷歌的时候并并没有发现，是在一个偶然的机遇下，我在一个国外网站中看到相关信息，于是经过测试发现可以方便得到目录，而且不会有方法1、2的总总繁琐问题。
下面简单说一下此方法的操作步骤，实际上只需要在需要生成总目录的文件中插入RD域，在“文件名或 URL:”位置可以输入需要引用生成目录文件的Word文件。完成这个步骤后就可以，使用日常中生成目录的方法来制作目录了。
http://s9/mw690/439ff9c2tce5a2aa19598&690
操作注意点：
1.RD域中放入的文件的次序，需要依据实际文件次序来放（就是按照第一章、第二章、第三章……这样的次序来放）。
2.RD域支持相对路径的操作，即总目录文件与其他章节文件放置在同一目录下，在“文件名或 URL:”只需要输入文件名就可以了。只需要选中“将路径相对于当前文档”
3.RD域的文件名输错了，可以是又看不到RD，这该怎么办？RD域，不同于其他通常的域，不可以直接看到。默认情况下它是处于隐藏状态，所需要激活“显示/隐藏编辑标记”才可以看到，这样就可以修改啦。
后话：
在完成了RD域操作后，我上网有搜索了一下相关的信息，发现其他网上在2004年，就有RD域操作的介绍。只是自己不知道应该怎么搜索，才没有发现。
我自己原来对于Word的认识是一款比较基本的排版软件，功能比较实用。但是没有专业排版软件来的可靠、准确和强到。其实，现在回头来看一下Word，它其实有很多相较专业软件都会逊色的好功能：例如邮件合并、域……只要你再多挖掘以下，会发现其实Word原来也很强大！http://www/uc/myshow/blog/misc/gif/E___6743EN00SIGG.gif
题外话：
其实Word也在一个文档中生成多段小目录，只需要为需要生成目录的访问定义书签，之后在修改一下目录域的代码，添加\b开关，并在\b后面加上定义书签的名称即可。例如{TOC \o "1-3" \b AA}。(AA是定义的书签名称)
以下引用一下其他网友关于此问题的一篇文章：
http://www.officefans.net/cdb/viewthread.php?tid=20442
对于长文档，通常的做法是将其分割成若干个短文档，然后分篇录入和排版，不过，如果文档需要创建目录，事情可就不大好办了，因为用标记样式的方法创建目录， 只能检索到当前文档的样式，而无法检索到其他文档中的样式。印象中的WORD好象有没有合并目录这样一个功能。最后还是通过查找WORD的帮助功能，才知 道通过域功能可以合并目录。
此方法主要是通过TOC（目录）域和RD（引用文档）域命令来实现的，假定在C盘Manual文件夹下有1.doc、2.doc、3.doc三篇文档需要合并目录，只需在一新建文档中键入如下域命令：
(其中外层的花括号不是直接输入的，而是CTRL F9产生的，里面的内容直接输入即可)
{TOC \o "1-3"}
{RD C:\\Manual\\1.doc}
{RD C:\\Manual\\2.doc}
{RD C:\\Manual\\3.doc}
其中{TOC}域是根据文档的中预先设置好的标题样式来创建目录。{RD}域则是用以指定合并目录时所要包含（引用）的文档。
使用时有以下几点需注意：
1、默认情况下，RD 域被设置成隐藏属性。要查看该域，要单击“显示/隐藏编辑标记”按钮。
2、引用文档时如果路径中包含带空格的长文件名，需用引号将其括起来。并且路径要用双反斜杠而非单反斜杠来分隔，如： “C:\\My Documents\\l.doc”。
3、引用文档中的顺序必须和最终文档中的次序一致，且页码要连续。如：
1.doc的页码为1-100，则2.doc的起始页码应为101,且1.doc要置于2.doc之前。
4、如果引用文档的页码发生了变化，需要更新{TOC}域以便得到正确的页码。
怎么样，这一功能是不是和专业排版软件的合订书册功能类似呢！看来，Word的域功能蕴藏的宝藏还真不少，“不怕做不到，就怕想不到”呀！
啊呀！这个功能说是话我还从来没有用到过，一直工作也就是为单个文件建立目录，一般只要轻轻几点：插入-->引用-->索引和目录。设置一些需要的生成的目录就可以完事了。
不过，为多个文件做目录应该怎么办呢？我首先向老法师请教，得到方法1：使用以链接形式，将所有需要的文档依照次序出入目录文件中，再生成目录就可以了。
这个方法的确有效，不错操作有些繁琐，如果文件个数太多，操作起来会比较头大。而且，如果遇到的文件是独立页码（Q：喂，什么是独立页码？A：就是每个文件都是从页码1开始，或者使用章节1-1形式的页码！），那这个方法就问题大了。基本不能使用。
于是，我自己又在工作空闲的时候研究了一下得到方法2：为所有单个文件，在文件其最后一页之后添加上目录，之后就是手动复制需要的目录部分到总目录文件中去。
这个方法可以说一样比较繁琐，需要操作多个文件，不过个人发现它较方法1，可以得到更准确的页码信息。所以，在需要准确页码目录的文件中，使用方法2更为实用。
但是，此法可能会出现打印PDF文件，出现目录页码无法查询等问题。所以，这个方法还是不过关。
最后，需要隆重推荐的是方法3：RD域，目录生成法。
这个方法一开始我在搜索百度、谷歌的时候并并没有发现，是在一个偶然的机遇下，我在一个国外网站中看到相关信息，于是经过测试发现可以方便得到目录，而且不会有方法1、2的总总繁琐问题。
下面简单说一下此方法的操作步骤，实际上只需要在需要生成总目录的文件中插入RD域，在“文件名或 URL:”位置可以输入需要引用生成目录文件的Word文件。完成这个步骤后就可以，使用日常中生成目录的方法来制作目录了。
http://s9/mw690/439ff9c2tce5a2aa19598&690
操作注意点：
1.RD域中放入的文件的次序，需要依据实际文件次序来放（就是按照第一章、第二章、第三章……这样的次序来放）。
2.RD域支持相对路径的操作，即总目录文件与其他章节文件放置在同一目录下，在“文件名或 URL:”只需要输入文件名就可以了。只需要选中“将路径相对于当前文档”
3.RD域的文件名输错了，可以是又看不到RD，这该怎么办？RD域，不同于其他通常的域，不可以直接看到。默认情况下它是处于隐藏状态，所需要激活“显示/隐藏编辑标记”才可以看到，这样就可以修改啦。
后话：
在完成了RD域操作后，我上网有搜索了一下相关的信息，发现其他网上在2004年，就有RD域操作的介绍。只是自己不知道应该怎么搜索，才没有发现。
我自己原来对于Word的认识是一款比较基本的排版软件，功能比较实用。但是没有专业排版软件来的可靠、准确和强到。其实，现在回头来看一下Word，它其实有很多相较专业软件都会逊色的好功能：例如邮件合并、域……只要你再多挖掘以下，会发现其实Word原来也很强大！http://www/uc/myshow/blog/misc/gif/E___6743EN00SIGG.gif
题外话：
其实Word也在一个文档中生成多段小目录，只需要为需要生成目录的访问定义书签，之后在修改一下目录域的代码，添加\b开关，并在\b后面加上定义书签的名称即可。例如{TOC \o "1-3" \b AA}。(AA是定义的书签名称)
以下引用一下其他网友关于此问题的一篇文章：
http://www.officefans.net/cdb/viewthread.php?tid=20442
对于长文档，通常的做法是将其分割成若干个短文档，然后分篇录入和排版，不过，如果文档需要创建目录，事情可就不大好办了，因为用标记样式的方法创建目录， 只能检索到当前文档的样式，而无法检索到其他文档中的样式。印象中的WORD好象有没有合并目录这样一个功能。最后还是通过查找WORD的帮助功能，才知 道通过域功能可以合并目录。
此方法主要是通过TOC（目录）域和RD（引用文档）域命令来实现的，假定在C盘Manual文件夹下有1.doc、2.doc、3.doc三篇文档需要合并目录，只需在一新建文档中键入如下域命令：
(其中外层的花括号不是直接输入的，而是CTRL F9产生的，里面的内容直接输入即可)
{TOC \o "1-3"}
{RD C:\\Manual\\1.doc}
{RD C:\\Manual\\2.doc}
{RD C:\\Manual\\3.doc}
其中{TOC}域是根据文档的中预先设置好的标题样式来创建目录。{RD}域则是用以指定合并目录时所要包含（引用）的文档。
使用时有以下几点需注意：
1、默认情况下，RD 域被设置成隐藏属性。要查看该域，要单击“显示/隐藏编辑标记”按钮。
2、引用文档时如果路径中包含带空格的长文件名，需用引号将其括起来。并且路径要用双反斜杠而非单反斜杠来分隔，如： “C:\\My Documents\\l.doc”。
3、引用文档中的顺序必须和最终文档中的次序一致，且页码要连续。如：
1.doc的页码为1-100，则2.doc的起始页码应为101,且1.doc要置于2.doc之前。
4、如果引用文档的页码发生了变化，需要更新{TOC}域以便得到正确的页码。
怎么样，这一功能是不是和专业排版软件的合订书册功能类似呢！看来，Word的域功能蕴藏的宝藏还真不少，“不怕做不到，就怕想不到”呀！
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