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大学毕业生应该了解的人事档案管理制度

随着7月份的临近，大学毕业生就要走出陪伴了四年的大学校园，去社会的大潮中一展身手了，校园里弥漫着离别的气氛。然而，通过座谈调查发现：目前，多数大学毕业生对自己毕业后的档案去向并不关心，绝大多数当今的大学毕业生对档案管理制度基本不了解，甚至人力资源管理专业、人事劳动关系专业的学生也缺乏这方面的相关知识，这里笔者希望通过浅谈人事档案管理制度，以达到普及档案管理知识，提高档案管理知识，优化劳动关系管理的目的。

认识人事档案管理

简单的说，人事档案就是一本文案，一本记录一个人一生做的事情的归档文案。这本人事档案是在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。档案主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励出发等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

   人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。通俗的说，人事档案管理就是管理人的人事档案，也就是将记录人事的文案进行管、理、档的三大步骤。理是整理、使用，档是归档、收集、统计，管是保管、鉴定。

人事档案管理的目的

   档案管理，意义重大，关系到保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。只有对人事档案进行妥善保管，方能有效地保守机密。人事档案的泄漏或丢失，不仅会给组织带来伤害，对于其个人的影响也关系甚远，将会影响到其今后社会生活的各个方面。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。良好的档案管理，便于档案材料的使用。毕竟保管与利用是紧密相联的，高效利用档案材料的前提和保证就是要做到档案管理的科学有序。

人事档案管理一般需要首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次按照材料属性、内容，确定其归档具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。同时也需要对档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等；也包括对人事档案的保管环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

一般来说，档案管理包括：材料归档制度，检查核对制度，转递制度；保卫保密制度；统计制度等五部分。除此外，还有一些列的规定和要求。这些严格的要求足可以说明其重要性。

大学毕业生的档案管理

人事档案作为青年学子青少年时期的见证和记录，是真正的学习经历和成长历程的书面证明。档案里面各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有学生的党团材料。这些都是重要的原始材料，不可复制。

不论过去的岁月里，记录的是学生成长中的光彩万千，还是光辉岁月不再，都是人生的中青涩的记忆，过去不等于忘记，档案是永远的记录，如果大学生不关心自己的档案，将其看作“鸡肋”随处丢弃，将会给未来带来巨大的麻烦。

丢失档案的原因多是由于思想上的不重视。可是丢失档案的麻烦却不少，主要会产生以下方面的问题：

一、工龄方面。很多大学毕业生在找到工作后，出于思想的主观不重视或是不了解档案的重要作用，没有及时办理参加工作手续，工作几年后仍然是学生身份，从而影响了自己的转正定级，也影响到工龄和退休金的计算。

二、福利与成长方面。有不少大学毕业生在毕业后不关心自己的档案问题，导致在进行个人养老保险的办理、继续深造(如出国、考研)、考公务员等事关个人切身利益的问题时，一头雾水，遇到巨大的麻烦。

三、因公出国政审方面。因公出国政审也必定要依据人事档案进行政治审查，如果档案材料不全，政审机构就会拒绝审查。

更有甚者，在档案丢失后，无法说明自己的身份，造成个人成长的黑洞，无法正常的找到工作。