发文代字中的这个要素，很多人搞不清是什么意思，发文字号由发文机关的办公厅（室）负责统一编排。这个代字的要素的含义，也是办公厅（室）约定，但一般如下。

在公文写作中，“代字”的后面我经常分不清楚是用“字”还是“发”，有人说上行文是用“字”，下行文是用“发”，但我经常看到从省、市下发到区政府的文件还是用“字”，现想请问专家该怎样用，以解心中的谜团。 答复如下： 发文字号由机关代字、年份、序号三个小要素组成，机关代字又由行政区域代字、单位名称代字、行政关系代字三个更小要素组成。这位读者的问题实际上是行政关系代字的相关问题。所谓行政关系代字指发文字号中能够明确行文方向的代字，如“发”、“字”、“函”、“呈”等。但目前无论《国家行政机关公文处理办法》还是《国家行政机关公文格式》，对这种代字的使用规则均无明确规定。本书意见应当明确赋予其标明一份公文是“下发”还是“上报”亦或“平行”的作用。例如用“发”作为下行文的标志，用“报”或“呈”作为上行文的标志，用中性的“字”或“函”作为平行文的标志。如国务院文件的行政关系代字有“国发”、“国函”等，其中的“发”和“函”分别指明“下发”和“平行”两种发文性质。 （以上观点摘自吴新元著《公文正文三要素说与公文正文格式化导论》一书第118至119页。）

市人民政府办公室关于规范市政府公文发文字号的通知 
　　
襄政办发[2002]164号


各县（市）、区人民政府，各开发区管委会，市政府各部门：

　　根据省政府办公厅《关于规范向省政府报送公文格式的通知》（鄂政办电[2002]65号）要求，从2003年1月1日起，我市政府向省政府报送公文的发文字号要由现行的“襄政文”变为“襄樊政文”。为了规范公文格式，统一文号标识，避免市政府的上行文件和下行文件的文号机关代字不相一致，市政府决定，从2003年1月1日起，市政府及市政府办公室的文件发文字号变更如下：

　　一、上行文字号由“襄政文”变更为“襄樊政文”。

　　二、平行文字号由“襄政函”变更为“襄樊政函”（办公室函件字号由“襄政办函”变更为“襄樊政办函）。

　　三、下行文字号由“襄政发”变更为”襄樊政发”（办公室下行文件字号由“襄政办发”变更为“襄樊政办发”）。

　　四、电报发文字号由“襄政电”变更为“襄樊政电”（办公室电报字号由“襄政办电”变更为“襄樊政办电”）。

　　从2003年1月1日起，各地、各部门报送市政府的“请示”公文，必须按《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）规定，在公文附注处注明联系人的姓名和电话，以便于市政府就请示的问题进行核实和答复。否则，市政府办公室将不予受理。

　　特此通知。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二○○二年十二月三十一日

中国证监会办公厅关于启用新的发文字号的通知