成为时间管理高手的进阶之路

魏新益、雷雳

当人们谈到如何高效利用时间时，通常会回答使用一些策略。比如，洗衣服时用洗衣机代替手洗，或者一边看电视剧一边做家务活。基于这种思路，似乎我们用某些方法把零散的时间利用起来，就能成为一个时间管理高手。然而，虽然策略层面的内容很重要，但它却只属于时间管理过程和维度中的冰山一角。

也就是说，了解所有时间管理策略可能并不会让你的时间利用效率有显著提升，因为一些时间管理过程和维度（如反思和改进）或许比策略更为重要。

基于过去数十年时间管理研究，研究者Wolters和 Brady（2021）总结了一套理论框架，认为时间管理是一个环环相扣的过程。因此，我们可能需要在不同阶段做出不同努力或者改善某一个阶段。

一、 谋划阶段：包括任务分析与计划

1.任务分析 

第一，问问自己这个任务需要多少时间？假设你没有预估今天家庭扫除活动需要多少时间，那么你的时间消费就有可能变成一整个下午（实际你可能只需要一个小时）。

第二，问问你的时间投入意愿有多高？这可能很重要，因为它决定你的动力。

第三，问问自己的效率会有多高？如果你的答案是我比较或非常没有效率，那么这个时候就要想想用哪些策略来保证效率。

第四，给自己设定一个截止日期。如果你仔细回答了上面问题，那么你会对自己多久能完成任务有一个总体把握。这时候，设定任务截止日会帮助你保持奋进的心态。

2.计划制定

第一，设定目标和完成时间。具体而言，目标可以分为年度、月度、每周和每天目标，而每天目标又有大目标和子目标之分。此外，完成时间也可以根据不同目标划分。

第二，问问自己何时做这件事。一般而言，晚上适合做一些相对不需要费脑和控制的事情，而不适合做重要工作或学习一项技能。但这可能不适用于夜猫子型的人。

第三，设定每个进度和最终成功的时间标准。

第四，问问自己哪些时间管理策略可以利用？研究表明，使用计划本、使用日程表、使用待办清单、使用时间记录日记、提醒笔记、设定截止日期、减少浪费时间和整理工作空间（以减少分心）是目前常见的时间管理策略。

二、执行阶段

第一，你根据你的计划（何时执行和多久完成）开始初步执行。

第二，监控时间消费和任务顺序。例如，你可以每隔1小时写下你做了什么事情。

第三，评估你的成果。研究表明，结果和标准的差距有多大、花费多少时间、在多大程度上能够感知到时间消费、投入哪些事件是常见的时间管理评估标准。

第四，开始改变。通过上述思考，你自然而然就对你下一步的改进有所想法。在之前研究中，改变时间分配、调整时间管理策略以及选择放弃目标或计划是常见的时间管理改变。

三、后执行阶段

这个阶段你已经完成了任务，但为了成为时间管理高手，你需要开始反思和反应。

1. 反思

第一，问问自己是否在截止日前完成了任务？

第二，投入了多少任务时间？

第三，任务顺序安排是否能优化以及不同任务是何时完成的？

第四，有哪些动机和情绪让你浪费时间？

第五，对时间的估计能力是否有所欠缺？

第六，时间管理策略是否需要改进？

第七，时间相关知识是否有所不足？

2.反应

第一，未来会用哪些策略做这个事？

第二，对自己时间感知能力的认识。

第三，对时间管理得失进行归因。值得一提的是，某些归因（如认为失败的原因是能力不足）可能会引起消极情绪（如焦虑）或认知（如对未来任务信心不足）。

Wolters和 Brady的理论框架为人们成为时间管理大师铺垫了道路。

然而，完成所有阶段和维度可能过于困难，或许可以挑选一个对时间管理帮助最大的部分进行改善（但是某些阶段似乎必不可少，如监控时间花费）。

另外，这套方案可能不适用于所有人，因为他们的研究群体是大学生。

最后，有些阶段可能特别困难。例如，监控自己每小时做了哪些事情或许是一件痛苦的差事。未来研究可以关注如何帮助人们更好地度过这些过程，比如开发一些智能化的时间管理产品。

资料来源：

Wolters, C. A., & Brady, A. C. (2021). College students’ time management: A self-regulated learning perspective. Educational Psychology Review, 33(4), 1319-1351.