实验室每天填的记录表格，真的有必要吗？

 

百欧博伟生物：日常记录的各类表格是实验室管理体系文件中的组成部分，与记录属于同一层级，是对已完成的检验工作各环节的真实记载，也是开展检验活动的见证性文件。但因为记录表格种类多、数量大，检验检测机构目前编制的表格仍存在不科学、不依规的问题，所以本期整理了实验室常用记录表格编制的重点内容，希望对大家有所帮助！

 

01.编制记录表格的要求

 

02.记录表格的分类及目录

 

03.编制中常存在的问题

 

04.针对其改进的建议

 

一、编制记录表格的要求

 

实验室日常要真实、完整、准确地记录各项检测活动，就需要编制好一套简洁、实用且符合实际工作要求的记录表格，首先要了解的就是记录表格规范编制的要求：

 

1、记录表格的充分性

 

记录表格应尽可能全面地反映检测工作的全过程以及管理体系的运行状态和效果，为质量管理和质量保证工作提供必要的信息。但这并不意味着记录越多越好，原则是“做有痕、追有踪、查有据”，体现客观、规范、准确、及时的原则。

 

在编制记录表格时，要从总体上评价记录的充分性，除依据检测标准规定的必需信息外，记录应包括：采样或抽样、样品制备、仪器设备、环境条件、检测地点、检测时间、检测依据、检测人员、核验人员等内容，确保全面、有效地记录质量信息。

 

2、记录表格的实用性

 

对于事实上无法获得的数据，或现有条件得到的数据是不真实的，以及那些不能为质量管理和质量保证提供依据的信息，不应体现在记录表格中。所以，记录除应按照统一要求设计外，还应广泛吸收其他实验室的经验，紧密结合本单位实际情况来设计。

 

3、记录表格的规范性

 

标准化的记录格式应统一，以便于填制、统计和分析，同时也为使用计算机进行信息管理打下基础，如有国家或行业标准的记录表格模板，应优先使用规定的统一格式。同时，要保证记录的填写规范、正确、清楚，以满足可追溯性的要求。

 

4、记录表格的方便性

 

在检验检测实际工作中，经常有怕麻烦，做了工作不填表的现象。因此，在记录表格设计上应力求信息全面且使用方便。

 

在确定每一记录的内容时，应考虑记录的方便性，同时保证记录检索方便。在保证信息全面的情况下，需要手工填写的内容尽可能少，尽可能简单。

 

并不是每个岗位都要用到全部记录表格，实验室内部应有明确的说明。必要时，对某些较复杂的记录表格要规定填写说明。

 

二、记录表格的分类及目录

 

1、记录表格的分类

 

记录一般分为管理记录和技术记录两大类，相关记录表格也围绕这两类工作来编制、记录。

 

管理记录：指实验室管理活动中所产生的记录，如合同评审、内部审核、管理评审、文件发放、会议签到等。

 

技术记录：是指进行检测所得的数据和信息的累积，也是检测是否达到规定的质量或过程参数所表明的信息。具体信息一般应包括：项目名称、时间、地点、编码或序号、相关人员（包括检验人、核验人）、仪器设备、环境设施、采用方法、实施过程、样品描述等。

 

2、常用记录表格目录

 

（1）《实验室资质认定评审准则》等法律法规宣贯记录；

 

（2）监督员对检测工作监督记录表格；

 

（3）管理体系文件宣贯记录表格；

 

（4）方针和目标的贯彻与实施情况统计记录表格；

 

（5）文件批准、发布、分发、管理、更改、归档等记录表格；

 

（6）采购文件审批、供应商评价和供应品符合性检查记录表格；

 

（7）实验室从客户处搜集反馈资料记录表格；

 

（8）实验室针对客户申诉和投诉所开展的调查与纠正措施记录表格；

 

（9）纠正措施(原因分析、实施、监控、验证)相关记录表格；

 

（10）措施(启动、控制)相关记录表格；

 

（11）内部审核(计划、通知、检查表、首次会议、不符合项报告、末次会议、内审报告、跟踪验证)记录表格；

 

（12）管理评审(会议记录、管理评审报告、改进措施、跟踪验证)记录表格；

 

（13）员工岗前培训和资格确认记录表格；

 

（14）员工教育、培训和技能考核记录表格；

 

（15）实验室环境条件的监控记录表格；

 

（16）仪器设备使用记录表格；

 

（17）实验室选择使用新检测方法记录；

 

（18）采用非标准方法确认及客户同意记录；

 

（19）数据控制记录；

 

（20）合同评审记录；

 

（21）仪器设备的检定、校准、核查记录；

 

（22）仪器设备(含标准物质)日常使用、维护、管理、检定和校准状态、期间核查记录；

 

（23）内部校准设备量值溯源记录；

 

（24）抽(取)样品处置(标识系统，样品接收、管理)记录；

 

（25）检测样品处置(标识系统，样品接收、管理)记录；

 

（26）实验室内部质量控制及方法评审记录；

 

（27）各种原始检测记录、报告副本；

 

（28）其它记录。

 

三、编制中常存在的问题

 

1、遗漏必要的记填项

 

遗漏必要的记填项，是检验检测机构编制记录的常见问题。例如：许多检验检测机构编制的食品类菌落总数测定的记录/表格，遗漏了检测洁净环境(洁净度)这个重要的记填项。

 

使用遗漏了必要记填项的记录表格，将会造成相关信息数据不能予以记填，难以“确保每一项检验检测活动技术记录的信息充分”，也不利于“该检验检测在尽可能接近原始条件情况下能够重复”。

 

2、记录一律表格化

 

为了简化检测记录的记写，有的检验检测机构把记录一律表格化。但是，并非每项活动的记录都适于表格化填写，也非每项活动的每个内容都适于编入表格。例如：不少管理活动的记录，因需要记写的内容较多，而不适于表格化。

 

3、不当简化与合并

 

部分检验检测机构在编制记录表格时，刻意为了简化记录表格而忽略某些本不该忽略的记填项。

 

有的检验检测机构还把若干个(通常是相关的)检测项目参数的检测记录，合并在同一个检测记录表格里，这样做可能会造成类似“遗漏”的后果。

 

4、启用不依规

 

部分检验检测机构的有关部门(人员)不经相应的审批程序而临时使用新编制/修订的记录表格。

 

由于未经审批程序，新编制/修订的记录表格未在管理部门备案，其在管理体系内的文件编号等难以保证符合体系文件规定。此外，还可能造成该记录表格多个版本并行混用的现象。

 

四、针对其改进的建议

 

检验检测机构应对有关员工，尤其新入职的检验检测人员，进行记录表格相关内容的培训，加强员工对记录表格重要性的认识，规范记录表格的编制、启用、记填和更改。具体的改进建议如下：

 

1、完整编制记录表格

 

尤其在编制检测相关记录表格时，要跟相关技术人员充分商讨，确保记录表格包括相应活动尤其是检测的各个环节和每个必要的记填项，避免出现某个环节和必要记填项的遗漏。

 

2、适当表格化表格

 

表格适用于填写数字、符号或简短的文句。对于需要记写较多字符或文句的，编制成记录较为适宜，避免过度表格化。

 

3、控制简化合并

 

编制记录表格时，不能为了简化记录表格，而忽略某些应该记填的环节或记填项。

 

对于间接检测的项目参数，由于要对被检对象(样品)进行特定的处理，借助于一定的仪器设备和试剂材料，最后将检测的观测值代入特定的公式计算才得到检测结果，鉴于这类检测的复杂性和合并带来的不便，应当对每个间接检测的项目参数，分别编制检测记录表格，严格控制不当的合并编制。

 

4、依规启用表格

 

记录表格在编制、修订后应按照本机构质量管理体系既定的《文件控制程序》启用，即先办理编制和修订记录表格的申请和批准手续之后，方可启用新编制/修订的记录表格，并将原记录表格同时予以作废，防止多版本的记录表格混用，而致记录表格的失控。

 

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