书亚档案综合管理系统——目录制作

文/湖北省荆门市掇刀石中学  李维成

书亚档案综合管理系统使用方法，需要长时间的实践与摸索。对于动手能力相对较强的理科专业来说，难度可能还小点，对于动手能力相对较弱的文科专业来说，可能有一定的难度。现在，就个人几年的使用和摸索，将“目录制作”程序跟大家分享，但愿，对同行有些微之帮助。

需要说明的是，书亚档案综合管理系统中，“目录制作”是需要“上海书亚计算机科技有限公司”提供模板的，联系售后服务，帮助拷贝。书亚档案综合管理系统自带的模板保存在计算机“C盘→Program Files（x86）→Joshua书亚→书亚档案综合管理系统→Reports”文件夹中。模板不同，所提供的“字段分类”不同，而“一级类目”不同的档案，目录格式是有所区别的，只有选择与不同的“一级类目”相匹配的模板，才能编辑出所需要的目录格式。

打开“书亚档案综合管理系统”→点击“目录制作”按钮→进入“制作目录”界面→点击需要制作目录的“一级类目”词条→比如“出版物类”。

点击“出版物类”→点击“报表”下“案卷档案”→点击左上角“编辑”按钮→进入“目录编辑”界面→左边为“目录格式”—右边为“报表主对象”。

1、“目录编辑”→“报表头：Report Headerl”→“出版物类目录”→点击它即可进入编辑→至于“字体”、“字号”在左上角“宋体”右边的下拉菜单“”选择“字体”→“二号”右边的下拉菜单“”选择“字号”。

2、“标题行”→“案卷级档号”→右边“外观”下“文字对齐”选择“中中”——即“上下左右居中”的意思。

3、“题名”→右边“外观”下“文字对齐”也选择“中中”。还有“实体分类号”、“保管期限”、“总件数”与上述程序一样，在右边“外观”下“文字对齐”选择“中中”。

4、注意：“标题行”中，“案卷级档号”、“题名”、“实体分类号”、“保管期限”、“总件数”字数最多只有五个汉字，故“文字对齐”选择“中中”即可。因为字数少“文字自动绕行”选择“否”即可。

5、但是“内容行”中的“案卷级档号”（注意：点击“案卷级档号”会显示下拉菜单“”，在这里可以选择“字段分类”，其它“题名”、“实体分类号”、“保管期限”、“总件数”同）是显示档案的“案卷级档号”的，一般比较长，比如：“DDZX-DQ•2021-Y-008.001”,所以，“文字自动绕行”选择“是”，这样太长的内容一行显示不下，会自动绕行到下一行显示。

6、“内容行”中的“题名”、“实体分类号”→都要在“文字对齐”选择“中中”；“文字自动绕行”选择“是”。

7、“页脚”→右边“第[＃SystemVar(bageNumber)＃]页”共“第[＃SystemVar(bageNumber)＃]页”是目录模板自带，不用编辑。但是，点击后可以拖拽到想显示页码的位置——比如：靠左，居中或者靠右。

8、编辑完成，点击“保存”，目录制作结束，“目录制作”自动生成所编辑格式的目录。

这里还需要给大家补充说明一点，打印目录的过程如下：以“出版物类”为例。点击“出版物类”→在下面中间“每页30条”中将“30条”改为“出版物类”实际总条数（在最下面中间有显示），如：“档案404条”，将“30”改为“404”→点击上面第二行“刷新”按钮（一定点“刷新”，档案条数太多，软件反应时间相对会长一点，所以，需要耐心等软件反应，千万别操之过急，不然软件会出错。）

“刷新”结束→点击左上第二行“查询”按钮→点击右下角“目录打印”按钮→跳出“选择目录”界面→选择“案卷档案”→点击“确定”→显示“出版物类目录”→点击“打印预览”→进入“打印预览-你的报表标题”界面→点击左上角“打印”按钮→跳出“打印”界面→在“页码范围”中设置“页码数字”，打印你所需要的页码目录（说明：档案每三年复检一次，目录不需要每一次都从第一页打印到最后一页，再就是双面打印节省纸张，所以，一定根据档案年份，按照自己的需要打印目录，通过设置“页码数字”实现双面打印，不然非常浪费纸张和墨粉，对打印机磁鼓磨损也很大。）。