什么是工作流管理？

工作流管理是创建和优化数据路径，以完成给定流程中的项目。工作流管理包括查找冗余任务、在理想状态下绘制工作流、自动化流程以及识别瓶颈或需要改进的领域。

工作流的基本组件

工作流由三个基本组件组成。

1、预定义步骤

步骤是工作流中任务的预定义框架。它们提供了清晰的工作流程的每个阶段发生的事情，直到端点。步骤可以是手动的，也可以是基于不同工作流的自动化步骤。

工作流中的步骤可以是线性的、分支的，或者两者的混合。

2、利益相关者

利益相关者是负责执行工作流中特定任务的人员。利益相关者被分配到工作流的每个步骤、一组步骤或整个工作流。

在某些工作流中，这些步骤是完全自动化的，使涉众的活动性降低。利益相关者只在特定条件下或出现问题时介入工作流。

3、条件

条件是工作流的规则。他们确定什么时候完成了一个特定的步骤，以及下一步应该是什么。条件对于基于信息跳过某些步骤的审批类型工作流最有用。

下面是工作流的示例。

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基本工作流管理实践

工作流管理是一种全公司的实践，需要放在每个领导者的优先地位。下面是三个基本的工作流管理实践。

1、明确定义的工作流

每个团队和部门中通常有数百个工作流。这些工作流隐藏在不同的工具和员工之间。良好的工作流管理标志显示整个组织何时意识到所有这些工作流。

没有压力自动化每个工作流，但它们应该被记录下来。当时机成熟时，您不需要挖掘100封电子邮件和软件来采用自动化。

有些工作流定义清晰，可见，有些工作流不清晰。但是，您应该不断地尝试识别这些工作流并记录它们。

2、优先化和精简的工作流

您的首要工作流程应该以其最佳运行状况运行。他们应该是精益、敏捷和目标导向的。

例如，从面向客户的工作流开始，如销售流程和折扣审批，或者以员工为中心的工作流，如招聘和入职。这些是对组织有巨大影响的关键工作流。

这些主要工作流中运行着辅助工作流。他们应该被给予下一个优先权，并始终集中于为其主要工作流服务。例如，营销的创造性请求工作流应优先于重要的销售工作流。

3、定期监测和优化

拥有高效工作流的唯一方法是通过优化。您第一次尝试构建工作流，无论它多么智能和数据驱动，仍然是无效的。纸质工作流程是完美和不人道的。实时运行的工作流是不完善的，也是人为的。

一个运行在高效工作流上的组织，可以轻松地解决所有业务目标。

什么是工作流管理系统？

工作流管理系统（WMS或WfMS）是一种软件工具，旨在帮助简化常规业务流程，以达到最佳效率。工作流管理系统涉及创建一个表单来保存数据，并自动执行数据的顺序任务路径，直到数据完全处理为止。

工作流中的任务可以由人或系统完成。有这么多的选项和这么多的产品自称为工作流工具，很难知道您会得到什么。一个简单的看板项目管理工具现在宣称是一个完全自动化的工作流系统是什么。

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工作流管理系统（WMS）做什么？

当您在市场上使用工作流管理系统（WMS）时，您正在寻找

• 允许个人自动化重复过程

• 在流程中自动跟踪未完成的任务

• 提供工作流的总体图以及性能指标

为了获得WMS承诺的真正的金钱价值，它至少应该具备这10个基本特性。不要为那些不能跟上您的操作顺序、不能提高生产力的事情而定下决心。

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