询价就是我们采购流程中的起跑点，无论我们面对的是一个新的供应商还是我们将要采购的一个新物料，如何获得正确、及时的报价将直接影响我们今后的采购决策、采购成本及是否能够赢得一个优秀的合作伙伴，因此完整、正确的询价是非常重要的。

一个完整的询价文件通常应考虑包括以下要素：

1、物料名称、物料编号

物料名称和编号是买卖双方在日后进行后续追踪时的一个快速检索的依据，在使用上要特别注意物料编号的正确性。

2、需求量

通常供应商在报价时都需要知道买方的需求量，这是因为采购量的多寡会影响到价格的高低。

3、技术规格书

规格书是一个描述采购产品品质的工具，应包括最"新版本"的工程图、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供应商报价的一切信息。

4、到货品质

表达到货品质的方式有许多种，依照产品或服务的不同特性，可综合使用品牌、同级品、商业标准、工程图、样品、性能或功能规格描述等几种方式来进行。

5、币值、贸易条件

在询价单中要明确货币的种类和价值以及贸易方式。国际上常用的贸易方式如EXW、FOB、CIF，采用不同的贸易方式，买卖双方所负担的责任和风险是不同的，其产品的报价也会发生变化。

6、付款条件

在询价中明确付款条件，卖方提出不同要求时，买卖双方经协议后确定。

7、交期

交期的要求包括买方对采购产品需要的时间，以及卖方需要多少时间来准备样品、第一批小量生产，及正常情况下单生产所需要的时间。

8、包装方式

9、交货地点、交货方式

10、售后服务、保证期限

11、供应商的"报价有效期"

为了方便采购进行报价的比较与分析，报价的到期日应该让供应商有所了解，对于较复杂的产品，应该给予供应商足够的时间来进行估价。　

12、"采购人员"与"技术人员"的姓名及联络电话

将"采购人员"与"技术人员"的姓名及联络电话告诉供应商，以供其咨询，澄清规格要求上的问题。

来源：采购与供应链专栏 

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