加载中…从头开始定义WORD的多级标题及相关设置
(2014-11-27 09:17:04)
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office2007多级标题自定义 |
多级标题是WORD文档编辑过程中一个非常重要而且使用频率颇高的功能，原来在WORD
2000/2003时进行多级标题定义与管理是非常方便地。但在进入Office
2007之后，可能是由于整体界面风格的转换，定义多级标题在Office 2007中就变得很麻烦，而且使用起来很不方便，Office
2007的初学者，包括那些Office 2003以前版本转过来的使用者，都不太能够快速找到详细的定义方法。
笔者作为具有十多年Office使用经验的人，对此在最初也是一筹莫展，在网上也找不到相关的说明或技巧，无奈之下最后只能定义一个标准文档，其中定义好具体的标题1、2、3、4等等样式后形成一个类似于模板似的文档，需要用时就将其复制一份出来作为最初的文稿。虽然这种方法的确可以解决部分问题，但问题始终没有得到彻底解决，这个问题就象一根刺一般，始终扎在我的心头。
在一个极为偶然的机会，一个平时不太注意到的小按钮，将这一切问题彻底消除。下面将记录下有关的操作和经验，以及还存在的部分问题列出来，与大家一同交流。
1、概念——多级标题及其作用
标题是WORD中的一种特殊样式，用于将文档按不同的内容部分组织起来，作用如下：
1、便于阅读者查看和组织思维，快速理解作者的思路和内容的组织；
2、可以生成相应的目录；
3、自动生成文档结构图，便于编辑者查看和快速跳转；
标题样式一般显示于样式栏处，如图：
图1 标题样式
在文档中可以在内容处点击相应的标题级别，整行即被设置为相应的标题级别，具体表现如下图所示：
图2 文档内容中的标题
利用标题样式生成的目录如下图所示：
图3 利用标题样式生成的目录
在文档结构图中的显示样式：
图4 文档结构图中的标题样式
在文档结构图中，可以对标题进行展开/折叠，亦可以点击某个标题，即可在文档中实现跳转。
2、 定义多级标题的主要流程
定义多级标题其实在WORD
2007中称为“定义多级列表”，因其是使用标题样式，故我将其称为多级标题，以符合常用的叫法。
从操作的流程上来看，整个定义流程如下所示：
定义新的多级列表（设置各级标题样式及其前导数字类型）-->设置/调整各级标题的段落-->在文档中应用标题样式（-->设置文档目录）
在这个流程中，定义新的多级列表是最核心的操作，只要完成了这个操作，不用设置/调整各级标题的段落即可应用于文档之中。
下面我们将逐个说明流程中的操作方法和内容。
3、 定义新的多级列表
定义新的多级列表是整个定义多级标题的核心操作。只要完成了多级列表的定义，后续很多操作都可以操作了，如应用于文档中、添加目录、在文档结构图中切换章节等等。
定义方法：
3.1
启动WORD，在“开始”菜单中的段落部分，点击这个按钮，即显示对于多级列表的操作菜单；在菜单中选择“定义新的多级列表”，如下图所示：
图5 启动定义新多级列表操作顺序图
3.2 在上述操作步骤3之后，系统启动了多级列表的定义窗口，如下图所示：
图6 多级列表定义窗口（重点）
这个窗口用于定义所有的多级列表样式，这也就是我们工作的重点窗口。它可以定义标题1至标题9等九个级别标题的样式，令我们可以自如定义自己需要的标题样式。
这个窗口看上去很简单，但完成定义后往往还是无法形成标准的标题样式，即无法在样式列表中显示相应的标题样式（依旧保持原有的标题1、标题2等等）。这其中关键的操作就隐藏在定义窗口的一个按钮之中，即“更多”按钮，此按钮所隐藏的内容决定了我们定义多级列表样式的关键性内容。
点击“更多”按钮，显示如下图所示的界面：
图7 显示完整的多级列表定义窗口
在图7中，被隐藏起来的部分内容将影响到标题定义信息在样式列表中的显示，如果没有设置正确，定义的内容将不会被正确应用，会很让人挠头。下面我们逐一说明其中的定义方法和相应内容。首先从标题1开始。
3.3 标题1样式的定义
在级别列表中，首先选择第1级别。
1、在下面的“输入编号的格式”输入栏中，输入标题1的样式。其中由系统自动添加到输入栏中的内容为标题1的第1序号，我们将调整这个序号的在文档中的显示样式，如将其改为“第1章”，那我们将在编号格式输入栏中输入：“第”1（系统自动添加的）“章
”，其中“第”、“章
”为我们手工输入的内容；另外，如果希望在“章”后面增加一个空格以将章与章标题隔开，那么就可以在这里增加一个空格，以在应用到文档内容时能自动增加一个空格间隔；然后再调整其他内容：在“将级别链接到样式”下拉列表中，选择“标题1”（它将决定标题1样式在样式列表中的显示，如不选择标题1，则样式列表中的标题1将显示缺省样式）；在“要在库中显示的级别”中保证选择结果为“级别1”（这是系统自动选择的，请确认其结果），其配置结果如下图所示：
图8 标题1定义完成后的窗口
这样的操作完成后，标题1样式即定义完成。但此时暂时还不能点击“确定”按钮关闭窗口，需要继续定义标题2、3等后续多个标题样式。
3.4 标题2样式的定义
标题2样式定义与标题1样式定义基本相同，只是在定义好“将级别链接到样式”项后，还需要定义“重新开始列表的间隔”，在本项选中后，通过下拉列表选择对应的级别，如图9所示：
图9 标题2定义完成后的窗口内容
标题2及其以下级别的标题（标题3、标题4、标题5……）样式定义与标题2样式的定义方法完全相同，都是调整图中步骤1-4这几个部分中的内容。值得注意的是，步骤3中所选择的级别比当前配置的标题级别高一个级别，如当前配置标题3样式，则在步骤3中的下拉列表中选择“级别2”，以此类推。
按照标题2样式的定义方法，我们将全部完成所需标题样式（工作所需）的定义，主要是标题编号样式，完成后点击窗口中的“确定”按钮保存设置结果返回WORD主窗口。此时，样式区将显示配置结果，如图1所示。
注意：要一次性将文档所需的标题样式全部定义完毕，不然需要增加新的标题级别（如标题5、标题6等等）时，操作起来就比较麻烦；对于暂时不需要但可能用到的标题样式，我们可以先在此设置其编号，其后在需要时再进行其他设置，这样就可以保证满足我们工作的需要。
下面我们将对各级标题的段落进行设置，以保证其能够满足我们工作的需要。
4、 调整各级标题的字体段落设置
调整各级标题的段落设置主要是调整其段落所涉及到的字体、段前、段后、行间距、后续正文样式等等，设置好后，只要将其应用到文档中相应文字中，那么就可以减少设置量而保证文档样式的一致性。
在调整各级标题的字体、段落过程中，所有操作都是相同的，故在此只用某一个标题样式的设置来代表所有标题样式的字段段落设置。
在样式区中，右键点击标题2样式，在弹出的菜单中选择“修改”项，开始了对字体段落的设置之旅，其操作步骤如图10所示：
图10 进入标题样式字体段落修改步骤
在图10的步骤2之后，弹出图11的窗口：
图11 字体段落对话窗的操作步骤
步骤1：可以对标题回车后的后续标题样式进行设置，缺省值为正文，使用者可以在此处设置其他的样式，如首行缩进2字符等等，可以是系统内含的样式，也可以是由使用者自行定义的样式。
快捷调整：即在此处可以直接对标题2的格式（字体、字号等）进行调整，也可以使用下面介绍的方法进行操作。
步骤2：这是进行字体段落设置的关键步骤，其中包含了若干项功能，包括字体、段落、制表符、编号等等，其中编号就是我们在第3部分所说的内容，此处仅能应用编号样式，而不是设置编号样式。
图12 标题2样式的格式菜单
关于段落定义：我们在此进行的段落定义，是针对样式进行的段落定义，而不是在具体的文本内容中进行段落定义，主要考虑到此处的段落定义可以应用于该样式的所有文本内容，做到一次设置、全面更新的效果，减少了因未一致定义而导致的同一样式的不一致性。
在“格式”菜单中，“段落”项是我们操作的重点，但此处的段落定义内容和操作方法与一般文本中的段落定义操作方法和内容完全一致：设置文本的段前、段后间距；设置文本的行间距、缩进等等内容，具体内容如下图所示：
图13 标题样式段落定义的界面窗口
这些内容由于是完全一致的，操作内容就不再重复了，只要大家确认所设置的样式是我们写文档所需的样式即可。
根据上述方法，定义完成我们设置的标题1到最低一级标题样式的段落后，就可以将其应用于文档中相应的内容处，以达到我们的最终目标。
5、 应用于文档内容
将定义好的标题样式应用于文档内容中，其操作方法非常简单，即将光标定位于在需要设置标题的位置，点击相应的标题样式即可；
另外，还可以通过格式刷来设置标题样式，这操作起来都非常简单。
6、 建立目录
在建立了标题样式并应用于文档之后，我们就可以建立文档的目录了，这个目录在我们建立后可以进行更新，而不再用手工一步步来修改目录内容和页码了，这样可以提高工作效率。
按下图所示步骤操作：
图14 插入目录操作示意图
在插入目录时，我们不选择已有的几种目录样式，因为这几种目录样式存在一定的限制（只能有三级样式，而且不能修改），不能完全按照我们的要求或意思进行设置。故我们采用“插入目录”项进行操作，只有这项才能按我们的意思进行插入目录或修改。
图15 插入目录设置界面
在这个界面中，首先设置目录的格式。目录格式有多种：来自模板、古典、优雅、流行、现代、正式、简单等等，操作者可以通过下拉列表来进行选择，选择后在“打印预览”区域有对应的样式显示出来，供操作者参考。
另外，考虑到不同文档的要求，部分文档要求目录的显示级别比较多，超过了系统缺省的三级，而是达到四级、甚至五级，这样就需要在建立目录时设置目录所显示的级别，即在图中“显示级别”处进行调整，达到预期的目录。
在完成上述两项设置后，再对目录的一般表现形式进行调整，即“显示页码”、“页码右对齐”、“制表符前导符”等，这些设置的结果在“打印预览”区域都能够看到，以便于使用者选择。
7、问题
1）也不知微软是怎么回事，在进行标题样式定义时不能把“将级别链接到样式”设置为同级别的标题（定义第一级标题就将其链接到标题1样式），而且还要将这些定义信息隐藏起来，造成操作不便；而且多级标题不能做为一个缺省样式提供给用户使用，也许是因为美国没有这样的做法吧，但实际上看到的各种美国出版的书籍，同样也有相同的标题、样式啊，也许是神仙看不到我们小人物的要求吧。不知道在Office
2010或以上版本有没有对这个问题进行改进（还未仔细用了2010），期待改进。
2）在定义多级标题样式时，“要在库中显示的级别”这项是什么意思？我在完成本文后再次试了一下这项配置内容，但发现其只能有一个结果，即系统只接受最后一次配置的级别，如标题1定义了该项内容为“级别1”，那么在后面定义标题5时设置该项为“级别5”，那么重新查看标题1样式定义时，该项配置的结果为“级别5”。这个配置项要起什么作用？目前我还没有得出一个明确的结论，如有知道的朋友，欢迎前来交流。
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