每到学期结束前都是班主任老师一个学期中最忙的时候，其中，学生成绩通知单的填写，特别评语的填写是重中之重，几乎占用了班主任大多数时间，有时时间紧，经常出现不得不加班加点地赶写情况。

近些年来，学生成绩已经电子化，评语的书写也早已在电脑上进行，但成绩通知单的填写由于每个学生的姓名成绩和评语都不一样，如果直接在电脑上输入的话，显然并不能节省时间。

其实成绩通知单可以利用word域调用excel数据清单自动生成，这就大大节省了成绩通知单的填写时间，并且生成的成绩通知单样式统一，与手写效果完全一样，更可以统一设置字体、字号等。

一、建立成绩数据表

成绩数据表可以利用期末考试现成的成绩册，或者是你的期末总评成绩册（Excel格式）。不过为了能在Word中调用，要将成绩册设置成“数据清单”的形式。即将标题去掉，使工作表的第一行是成绩数据字段名称（“列标题”）。如“姓名”、“语文”、“数学”、“英语”等（如图）。

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作为生成“期末成绩通知单”的需要，最后一列你要加上这个学期你对学生的“操行评语”（写评语的时间，作为一个负责任的班主任，不能省）。工作表的第二行开始可以输入学生的成绩、评语等信息，一行（即一个学生的成绩等信息）就是一条“记录”清单。成绩册中的“合并单元格”最好全部取消。

二、建立成绩单模板

一般学校都有一个现成的成绩单模板（Word格式），可以直接拿来用。当然你也可以自己在Word中设计一个成绩通知单，保存为模板备用。

我校的成绩单构成分为两大部分：将一张A4纸横向分成两栏，左边部分为“致学生家长一封信”，强调学生假期应该注意的一些安全问题，提醒家长注意督促孩子认真学习等等；右边设计成Word表格形式，为“学生成绩”、“操行评语”及“签名栏”等（如图）。

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现在的任务就是根据不同的学生在成绩通知单中填写不同的学生姓名、成绩和操行评语等内容，手工输入虽然可行，但费时、费力。若利用Word域调用Excel成绩表中的数据自动填写，并生成成绩通知单，则原来数小时的工作量，可以在几分钟内快速完成。

三、利用模板生成学生成绩单

前面的准备工作做好后，就可以着手生成成绩通知单了。

1、运行Word2007，双击成绩单模板，则新建一个与模板完全一样的Word文档。单击“邮件”→“开始邮件合并”→“普通Word文档（默认）”。

2、选择“邮件”→“选择收件人”→“使用现有列表”，找到前面建立的Excel“成绩数据表”打开，弹出提示框，一般成绩都放在“sheet1”中，直接点“确定”即可。

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3、光标放在“致学生家长一封信”的抬头称呼处“        学生家长：”的下划线处，填写学生姓名。由于每份成绩单的姓名都不一样，因此不可能直接在此处填写学生姓名，但可以利用Word域调用Excel成绩表中“姓名”字段中的学生姓名：选择“邮件”→“插入合并域”，在下拉菜单中选择“姓名”（如下左图）。此时光标处显示“《姓名》”，表示此处已经插入了“姓名”域（如下右图），在自动生成成绩单的时候，此处自动插入Excel“成绩数据表”对应记录的“姓名”。

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同样的重复第3步操作，在成绩单“语文”成绩处插入《语文》域，“数学”成绩处插入 《数学》域，……，“操行评语”处插入《评语》域。如果你的成绩表中有如“名次”等项目，都可以在成绩单中设置对应栏目，然后插入对应的域。生成成绩单时，“域”会根据成绩数据表自动被替换成对应的成绩、评语等。

可以将“域”选中，象设置普通文本一样设置字体、字号等。

2013版及更高版本可以预览合并效果。

4、以上操作完成，确认无误后，就可以生成成绩单了。选择“邮件”→“完成并合并”，如不需立即打印，可选择“编辑单个文档”，弹出“合并到新文档”窗口（自动新建一个Word文档，放置生成的成绩单），让你选择合并记录的范围（如图）。

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如果你要生成所有学生的成绩单，可以选择其中的“全部”；如果只想打印当前（光标所在的位置）的成绩单，可以选中第二项“当前记录”；否则可以选中第三项并且输入成绩的起止序号，将按照Excel成绩数据表顺序，生成部分成绩通知单。最后单击“确定”，Word2007就会新建一个文档并生成全部或部分成绩单。

四、保存学生成绩通知单

所有学生的成绩单，均按照Word模板样式生成，一张成绩单对应Excel数据成绩表中的一条学生记录，自动放在一个新建的成绩单文档中，可以保存起来，以备打印分发给学生。

双击模板时，默认新建一个与模板一样的Word文档。也就是在此文档中，我们利用word域调用Excel成绩册中的数据生成了上面的成绩单。关闭时提示是否保存，可以选择“是”，也可以选择“否”，但不管你的选择是什么，所有修改对模板和已经生成的学生成绩单都没有任何影响。

这种方法还可以应用在其他类似的方面，如批量打印奖状、请柬、信封，甚至是课程表等。

PS: 注意：（1）在使用Excel工作簿作为数据源时，数据必须是“数据清单”形式，即数据必须第一行是字段名，数据行中间不能有空行等。

（2）使用邮件合并功能的文档，其文本不能使用类似“1.,2.,3.……”数字或字母序列的自动编号，应使用非自动编号，否则邮件合并后生成的文档，下文将自动接上文继续编号，造成文本内容的改变。

另外：编写评语的时候可以在word中进行，然后再复制到Excel中，再用Vlookup函数将其合并到绩册中。具体操作如下：

1．将你写好的评语由Word复制到Excel中

如果你的成绩册在Sheet1中，编写好的评语（由“姓名”与“评语”两列组成）由word直接复制到与成绩册所在的同一个工作簿的Sheet2中粘贴（为避免操作复杂，这里放在同一个工作簿中），不必注意顺序。

2.用Excel的Vlookup函数公式将评语与成绩单中的姓名对上并合并

可以在Sheet1成绩表的最后一列，有记录的第二行输入公式：

“=vlookup(A2,sheet2!$A$2:$B$30,2,0)”

然后向下拖动或光标指向右下角变成实心黑色“十”字时双击填充，即可将评语自动与成绩册的中姓名对应，评语成为成绩册中的一个字段，可以在第一行加上字段名“评语”。

3.公式解释

vlookup是垂直查找的意思；A2是查找的内容；sheet2!$A$2:$B$30是查找的范围；2表示如果查找成功引用查找范围第2列的内容；False或者用0表示精确匹配。

（第一行是字段名，故从第二行开始；假设最后一行的行号是30；另外，查找区域$A$2:$B$30的首行必须是成绩单A2的查找内容。）