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第二章   工作薄的基础操作

第一节     输入数据

在工作表中,我们可以输入两类数据,一类是字符型数据(如汉字、英文字母等),另一类是数值型数据(如数字、日期、时间、货币值等)。

输入数据时,如果发现错误,您可以用Back Space键删除错误字符,如果要清空单元格重新输入,请按下Esc键,如果想在当前单元格内用左右光标逐字删改其中的内容,请先按下F2。

在当前单元格完成输入后,请将焦点移到其他单元格,以表示您确认刚才的输入。

按下Enter键,焦点到下方相邻单元格;

按下Shift+Enter键,焦点到上方相邻单元格;

按下Tab键,焦点到右侧相邻单元格;

按下Shift+Tab键,焦点到左侧相邻单元格;

当然您还可以应用定位功能,将焦点移动到任意单元格。

一、输入字符型数据

所谓字符型数据其实就是我们平时说的文本,一般用来为表格的行和列命名,如名称、项目之类,或者对表格中其他数据进行简短说明,如摘要或备注等。文本在单元格中的对齐方式默认为左对齐。

一个单元格的列宽默认是八个字符,也就是四个汉字,如果输入的文本长度

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杂谈

第一章  Excel2003入门    

中文版Excel2003是微软公司推出的中文版office2003软件套装中的重要组成部分,是目前最常用的电子表格处理软件。

Excel以其强大的数据分析管理功能而被广泛地应用于财务、行政、金融、经济、统计、审计等领域。

第一节  安装启动和退出程序

一、安装程序

安装程序,其实没什么好说的,只是想在这里给大家一点小提示,首先,建议您安装完整的Office程序,这样您的Excel在应用过程中会很稳定并且功能完备。其次呢,如果您是通过光盘来安装中文版office2003,那么请不要自动播放光盘,因为这样会弹出图形化的安装界面,读屏软件无法操作。建议您在插入光盘后,打开“我的电脑”找到CD驱动器,弹出右键快捷菜单,通过“打开(O)菜单”来打开光盘,然后在列表中选中office文件夹,打开以后,找到setup.exe回车,就能顺利地用键盘完成安装操作了。

二、启动程序

要启动您PC中的Excel2003,最便捷的方法莫过于点击桌面的快捷方式了,如果您的桌面没有程序快捷方式,那么请按下Windows键弹出“「开始

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第十一章  其他常用功能

Word2003除了为用户提供强大的文字、图像、表格的编辑和排版功能外,还为用户提供了一些非常实用辅助功能,诸如修订和批注功能、主控文档功能、公式编辑器以及工具栏和菜单栏的自定义功能等,本章将对上述功能进行简要说明。

第一节       使用修订标记

    一篇文档往往需要多人反复修订、审阅才能最终完成。Word中的修订功能用于标记审阅者的每一次编辑,当然,在最终定稿时,我们可以视具体情况对这些标记进行操作。

一、设置修订标记

    执行“工具(T) 子菜单”下的“选项(O)... 菜单”,弹出“选项”对话框,在“修订选项卡”有如下选项:

“插入内容(I):组合框”:用于设置标记插入文字的格式。

“颜色(C):组合框”:用于选择标记插入文字的颜色。

“删除内容(D):组合框”:用于设置标记删除文字的格式。

“颜色(O):按作者组合框”用于选择标记删除文字的颜色。

“格式(F):组合框”:用于设置标记格式更改的文字格式。

“颜色(L):组合框”:用于选择标记格式更改的文字颜色。

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杂谈

第十章样式和模板

样式和模板是Word程序提供的快速处理文档外观的方式,它简化了文档编辑过程中繁复的格式设置,使我们的工作变得非常轻松。

第一节       样式

样式是应用于文本的一系列格式特征,在Word中,我们可以应用和创建段落样式、字符样式、表格样式和列表样式。保存文档时,它的样式也将一同被保存。

一、应用Word2003的内置样式

所谓内置样式,就是程序本身提供的现成的样式。

方法一、通过任务窗格应用样式

选中要应用样式的文本,执行“格式(O) 子菜单”下的“样式和格式(S)... 菜单”,或者按下工具栏上的“样式和格式...按钮”打开“样式和格式”任务窗格,在“所选文字的格式文字”处,显示被选中文本的当前样式,在“ 请选择要应用的格式”处,列出了可供使用的样式,如果没有找到需要样式,请用Tab键切到“显示:”组合框,并用上下光标选择“所有样式”。当然我们也可以直接在工具栏上的“样式:组合框”中选择需要的样式。

方法二、为样式指定快捷键

在任务窗格选中需要的样式,弹出右键菜单,执行“修改(M)... 菜单”打开“修改样式”对话框,Tab切到

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杂谈

第九章     大纲、目录和索引

我们有时候需要编辑和管理一些多章节的长篇文档,word2003为此提供了大纲、目录和索引功能,这样,当我们在大纲视图下完成文档提纲的编辑后,程序会自动为我们生成目录和索引,有了目录和索引的帮助,长篇文档的编辑和管理就变得比较轻松了。

第一节        大纲

   Word中的大纲就是文档中标题的分层结构。

一、使用大纲视图

在阅览长篇文档时,使用大纲视图可以迅速了解文档的结构和内容梗概。

    执行“视图(V) 子菜单”下的“大纲(O) 菜单”,我们就能以大纲视图方式来阅览文档了。在大纲视图下,文档标题和正文文字被分级显示出来,根据需要,一部分的标题和正文可以被暂时隐藏起来,以突出文档的总体结构,当然这一切都是以文档创建了大纲为条件的。

二、创建和修改大纲

大纲的创建与修改,只能在大纲视图下进行。假定我们需要编写一篇讲解针灸学基础的文档,现在开始创建大纲:

打开一个空白文档,选择大纲视图,并做如下编辑:

第一章  经络总论

第一节&nb

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第八章    使用宏、域和窗体

    宏是一系列Word命令和指令的组合,用于自动执行一项或一组操作。

域是指示Word 在文档中自动插入文字、图形、页码和其他资料的一组代码。

窗体是包含可以输入信息的空白区域或窗体域的文档。

第一节    使用宏

当我们需要反复执行一项或多项操作时,我们可以应用宏,Word 提供两种创建宏的方法,宏录制器和Visual Basic编辑器。本文只简单介绍使用宏录制器录制宏。

一、录制宏

展开“工具(T) 子菜单”下的“宏(M) 子菜单”,上下光标到“录制新宏(R)... 菜单”回车,弹出“录制宏”对话框,在“宏名(M):Macro1可编辑文字”处,为将要录制的宏编辑一个名称,宏的名称只能以字母数字和下划线组成,如果输入的名称有错误,程序会弹出对话框提示“无效的过程名”,此时我们只需要按下“确定按钮”回到“录制宏”对话框重新编辑即可,如果需要查看帮助,请按下“帮助按钮”,当然我们也可以使用程序默认的宏名称,word以“Macro”加序号的形式自动生成宏名,比如刚才我们听到的“宏名(M):Macro1可编辑文字”中的“Macro1”就是程序默认的

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第七章        使用图形对象

除了语言文字以外,图形也是一种很好的表述方式,因此恰当地在文档中嵌入图片或图形对象,能增强文档的表现力和说服力。

第一节         插入图片

一、插入来自文件的图形

    此操作可以帮助用户将存放在磁盘中的图片文件插入到当前文档,常见的图片格式有BMP、TIE、PSD、GPE、JIF等等。

光标来到需要插入图片的位置,展开“插入(I) 子菜单”下的“图片(P) 子菜单”,执行“来自文件(F)... 菜单”打开“插入图片”对话框,在这个对话框中,我们可以浏览存放在我们磁盘中的图片文件,选中文件后回车,该图片就会插入到当前文档中。

二、以对象的方式插入图片

此操作让用户可以在Word文档窗口中直接调用图像编辑程序来编辑要插入到当前文档的图片而无需切换窗口。

通过“插入(I) 子菜单”下的“对象(O)... 菜单”打开“对象对话框”在“新建选项卡”下的“对象类型(O):”列表中选择需要的程序。例如:我们选择“Microsoft Word 图片”回车,就会在当前文档

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第四节        使用排序和公式

一、使用排序

为了使表格查阅起来更便捷,我们需要对表格中的数据进行排序, 以下面的表格5为例

表格 5

数字

英文字母

中文

1

A

2

B

3

C

 

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第六章  文档表格

表格与文字、图形并称为word静态文档的三大要素,只有熟练地掌握了表格的阅读和编辑,我们在处理word文档时才能得心应手。阳光软件为阅读文档表格做了大量的快捷键,我们将罗列在文档末尾。

第一节  创建和删除表格

在word文档中,表格有两大功能,一是呈现文档内容,二是控制文档结构,当然,最常用的还是它的第一个功能,即呈现文档内容。如果朋友们对表格的概念比较模糊,那么不防找块盲文写字板出来,假如我们把一块九行三十方的写字板当成一个表格,那么它就是一个九行、三十列的表格,由二百七十个单元格组成,所谓单元格,是组成表格的最小单位,就象写字板上的一方。

一、创建表格

方法一、直接点击工具栏上的“插入表格...格线下拉按钮”然后用鼠标左键或者键盘的光标键选择表格行列数,然后单击鼠标或者按下回车键就可以创建一个表格,只是目前读屏在选择行列数的时候不能朗读,所以这个方法不太适合盲人朋友。

方法二、在行首按下“tab”然后连续按下加号键,回车后,就能创建一个单行多列的表格,表格的列数是加号数减去1,例如我们在按下Tab后,连续按下5次加号键回车,我们就可以

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第五章  文档的排版与打印

第一节  设置页面

一、选择纸张类型和来源

通过“文件(F)子菜单”下的“页面设置(U)...菜单”打开“页面设置”对话框,在“纸张选项卡”中有“纸张大小(R):组合框”上下光标会听到不同类型的打印纸,A4和B5是比较常见的纸型,A4是档案的标准用纸,如果选择A4,那么下面的“宽度(W):21 厘米数字显示框”和“高度(E):29.7 厘米数字显示框”就是A4纸的尺寸,如果有特殊需要,用户可以在宽度和高度数值显示框中更改数值,一般使用默认值。纸张来源是针对打印机而言的,在“首页(F):”“其他页(O):”列表中选择,一般使用 “默认纸盒 (自动供纸器)”,在“应用于(Y):组合框”中,确认上述设置在文档中的应用范围,通常选择“整篇文档”这样能使文档的每一页都以相同样式被显示或打印,如果选择“插入点之后”,那么光标后的文本将被另起一页显示或打印。

二、设置页边距和纸张方向

所谓页边距,就是文字块与纸张边缘间的空白距离,在“页面设置”对话框中找到“页边距选项卡”,上下左右四个数字显示框就是让用户编辑或选择页边距的。

多页的纸质文档通常需要装订成册,订书钉或装订孔的轨迹

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