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教会中小型企业经理看懂企业账目
——给全国中小型企业经理一封公开信（二）
中小型企业经理学会看懂企业账目要过“三道门槛”
第一道门槛：要以企业为主体
中小型企业经理创建自己的企业，从无到有，从小到大，殚精竭虑、历尽艰辛。他们对自己的企业，爱之深，痛之切。视企业如生命。把自己和企业融为一体。在企业生产经营中，以自我为中心，发号施令。企业兴则喜，企业衰则忧。这是不足为奇的。但是，既然要办企业，办公司。就要按客观规律办事。也就有“以企业为主体”的问题。
中小型企业经理往往身兼两重身份：既是企业投资人，又是企业管理者。
在这种情况下，中小型企业经理要善于“转换身份”。
一、你做为“企业投资人”，你可以按《公司章程》规定：按比例出资、按比例分红。通过《公司股东大会决议》影响公司的“大政方针”，但不要干预公司具体事务。
譬如：出资人的投资，把钱打到公司银行账户。哪怕出资人就是你自己。站在公司角度：
（一）你打到公司银行账户的钱，算是公司的资产，归公司所有并使用，无论是用这笔钱作什么，如办照、租房、买车，都是公司的事情。你个人无权干涉。
（二）而你作为出资人，被公司作为“内部负债——资本金”记在帐上，算是长期欠你的。而且根据《公司章程》你还不能随便撤走。
“=”代表企业主体，你打入银行账户的钱，取名叫资产列在左边，你投入企业的资本，取名叫负债列在右边；按照“等价交换”原则，两方面是相等的。
你在没有“转换身份”前，可能总认为企业资产就是我的。企业是以我为主体。
现在再从公式来看：企业是以公司为主体。
你把现金投到公司来，这现金就是公司的资产，你不过是公司的债务人而已。
即使你自己任经理，你也是被受托管理公司财产的。譬如实行“制度化管理”、“以经济手段管理生产、经营”等。和你原来的出资没有任何关系。
第二道门槛：要全面了解公司财产
中小企业经理主要精力是抓“创收”，这是对的。不创收就无法生存。但是要想让公司生命持久，不管好公司的财产是不行的。中小企业经理把管好公司财产的工作往往认为是会计的事。自己只要卡住“花钱关”就行了。这种认识是不全面的。怎样管好公司的财产呢？
首先要全面了解公司财产。譬如：
公司资产有多少？流动资产——货币资金、结算资金（应收、预付款项）、储备资金（材料、成品等）各多少？长期投资、固定资产、无形资产各多少？
负债方面：外债（银行借款、应付、预收货款、其他负债）有多少？ 本期利润和未分配的利润有多少？
其次是要全面了解公司财产的变化
公司各项资产是不断的变化着的，有的呈现循环往复形式。这种循环往复是“良性”、还是“恶性”？通过什么渠道了解变化信息呢？多数公司经理依靠《会计报表》。但我认为：最好的办法是“直接看账”。因为“直接看账”，可以获得第一手资料，可以保证及时、真实、直观、系统。甚至可以和相关数字“建立感情”，“过目不忘”。俗话说：“领导工作两件大事，一是了解情况二是掌握政策”。你对你的公司财务情况“了如指掌、烂熟于心”，管理也就自然而然的跟上去。
第三道门槛：是归结到正题——如何看懂会计账目
西方会计历史发源于银行会计，其最初表现形式是：借主、贷主，后来演变成借方、贷方，经历了三个阶段：
（一）
（二）热那亚复式簿记改进阶段，除债权、债务人名账户外，还包括商品、现金。
出现“拟人化”学说及“丁字型”账户；
（三）威尼斯复式簿记初步完备阶段，除债权、债务、商品、现金账户外，还包括损益和资本账户。
意大利数学家、僧侣帕乔利在其出版的《算术、几何、比及比例概要》一书中的第一部分，第九篇，第十一论（计算与纪录要论）第十四章中写到：“分录帐中每一纪录，至总帐时，须记载两处，一记借方，一记贷方，在分录帐中，借主一借字表现，贷主以贷字表现。……但在总账中，借与贷须分别纪录，既借主在左方、贷主在右方”。
从此：借主、贷主， 由借方、贷方所代替。
通俗的说：
1、凡账户呈现借方余额的是债权、商品、现金等资产类账户；
2、凡账户呈现贷方余额的是债务、资本、收益等负债类账户；
3、资产类账户借方发生额表现为增量，贷方发生额表现为减量；
4、负债类账户借方发生额表现为减量，贷方发生额表现为增量；
5、根据公司损益全部归出资人所有的原则：
综合以上表述，可以在简化为两句话，概括借方、贷方的意义：
凡资产增加、负债减少、费用增加、收益减少记在账户的“借方”；
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教会中小型企业经理看懂账目
——给全国中小型企业经理的一封公开信
我是一名会计，1950年至1984年做会计工作。我又是一名审计1984年至2008年改做审计工作。可以说，无论是做会计工作、还是做审计工作，都和会计结下不解之缘。
最近的十几年，我国经济发展迅速，中小企业如雨后春笋，审计业务也蓬勃发展。我乘审计工作之便，到过上百家中小企业、单位，和中小企业的经理、主管们打交道、交朋友。我对他们的印象是：他们能在市场竞争的大潮中，创建一间属于他们自己的企业，屹立与商海之林。他们是很了不起的。虽不能称他们为“精英”，起码也是“优秀”。但是，他们中的绝大部分，却不懂会计，特别是不能看懂《会计账目》，尤其是《会计电算化软件》。严重影响他们对企业的管理。这是个极不合乎常理的现象。
《会计账目》究竟有多难？难道一定要《会计专业》人员才能看懂？
会计记账是给谁看的？是不是给企业经理看的！给企业出资人看的！你会计记得帐，你的经理看不懂，你的工作怎能受到经理重视？又怎能在企业中发挥作用！
公平的说：问题的症结，既不在于经理，也不在于会计本身，在于“记账程序的设计”。
从中外会计历史看，“三帐”设置有几百、上千年历史。会计账目并不复杂、深奥；而且是易看易懂的。
中式会计：
西方会计：
是不是由于工业化程度的提高，生产经营状况的复杂，而使账目变的复杂了呢？
也不是。是在于我们引进西方会计后，把日记账、分录簿改换为《记账凭证》造成的。
我在拙作《会计电算化新思维》一文中，曾说过：《流水账》被《记账凭证》所代替，是一件不得已的事情。世界文明发展到二十世纪，进入工业化时代，私人企业从经营范围上，或是交易规模上，都有了很大的发展。公司的记账事务急剧膨胀，记账人员或由一两个人担任，发展到两个以上甚至更多的人员担任。众多的人登记账目都要从《流水账》做起。而每个公司，只有一本《流水账》，并且需不间断的使用。形成《流水账》要想保留自己的“记账时间”，就耽搁了他人“登记分类账”时间；此人占用《流水账》登记分类账，也就占用了彼人使用《流水账》的时间的“供不应求”尴尬局面。
于是乎改用《记账凭证》登账。原来的流水账、分录簿是序时的、连续的、平面的，直观易懂。改用《记账凭整》后，序时、连续性被打散了，只是手工记账还保持平面的，直观易懂两个特点。近年来改用《会计软件》后，会计账目被“分散的藏在计算机”中，原来的流水账、分录簿的特点几近于零。不用说企业经理，就是我们做审计时，也感到不如手工帐那样平面的、直观易懂。
于是我先是推测，后是想法改进。
我先是推测是：设计“会计软件”的工程师，不一定是会计专业人员，他们只能模仿手工记账，而不精通会计原理。可能更不熟悉会计发展史。如果他们寻根溯源，“从《流水账》（备查帐）被《记账凭证》所代替，是一件不得已而为之时”做起。保留《流水账》（备查帐）序时的、连续的、平面的，直观易懂的特性。在登帐、结帐、编制报表上做文章，岂不是两全其美。但是，我十分欣赏《会计软件》带给会计记账、结帐、编表的快捷、方便，十分尊重《会计软件》工程师的劳动。要不是因为企业经理无法看懂现在的账目外，我也想不起来在这几年，费如此大的力气，用“土洋结合”的“笨”办法，提出改进会计电算化工作。
旧社会，在偏僻农村，尽力供孩子上一、两年学，首先就是让他能记“豆腐帐”（即流水账）。还有一种说法：“读完《六言杂字》就能记“豆腐帐”（即流水账）。《流水账》这样通俗、简易，人人都看的懂的。我的这套《会计电算化新思维》并没有新奇东西，就是在《保留流水账》的前提下，通过“粘贴”方法，把《流水账》上的交易事项，分门别类的“粘贴”到各个“账户”中去。完成传统的登记《总账》、《明细分类账》的工作。似这样简单的“记账原理”，各位经理一定看的懂的。又何况所记得账目都是你公司自己的业务呢！
我的这套《会计电算化新思维》准备结集成册，正式出版付印。书中有“核算程序”及《操作要领》，一般稍有计算机知识的会计人员都能操作。您们可以用自己公司2008年的财务资料，请公司会计进行实验，一个月的账目，大约在一、两天即可完成。边做边看，试一试看的懂、看不懂。
我还要声明的是：我出书目的是想“回报社会”。我今年76岁，计划干到2012年我80岁为止。名利对我来说，已经无关紧要了。紧要的是，如何在生命的最后关头，把知识、经验贡献出来。免得带进坟墓，落得个终生遗憾。
为了证明这点：《会计电算化新思维》这本书，购买书号，由我自己掏腰包，出版、印刷费计算在书本成本内。热心参与改革的同行，索要样书，我准备无偿赠阅。（以100本为限）
服务单位：北京中燕通会计师事务所有限公司
地
电
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《收支项目清单》（即细流水）的编制步骤
（一）细流水以“Excel”表格，采用报告式的排列形式，反映当期业务交易状况。
（二）细流水“Excel”表格内容：分三部分顺序排列：
第一部分：反映现金收入和支出项目和金额；
第二部分：反映银行存款收入和支出项目和金额；
第三部分：反映转帐业务收入和支出；（包括月末结帐转帐分录）
（三）新建“Excel”文件夹，取名“细流水”，输入《***公司经济业务流水清单》表头
***公司经济业务流水清单
2007年2月1至28日
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注意：企业的《现金日记账》《银行存款日记账》和《转帐业务登记簿》格式与内容均需与本表格式相同。手工纪录的《现金日记账》、《银行存款日记账》改用“电子版”。
（四）
第一步，将本期《现金日记账》收支纪录“粘贴”于本表；
第二步，将粘贴后的收支分录，按总帐科目、日期、凭证号，“拼音、升序”重新“排序”；
第三步，将借方、贷方数字，全部对调，既：原来在借方的数字全部移到贷方，原在贷方的数字全部移到借方；
第四步，将对调后的分录，再按借方、贷方会计科目前后排列：贷方在前，借方在后；
第五步，在对调后的贷方上面，“插入”一行，输入日期、总账科目“1001现金”和“借方金额”（即贷方各科目的合计金额）。形成“一借多贷”的分录模样。
第六步，和第五步道理一样，作相反操作。即在对调后借方分录前边插入一行：输入：日期、总账科目“1001现金科目“和“贷方金额”，（即借方各科目的合计金额）。使之形成“一贷多借”的分录形式；
（关于为什么要颠倒借、贷方向问题，我将另做专题讲述）
（五）将《银行日记账》输入《***公司经济业务流水清单》第二部分
第一步，将本期《银行日记账》收支纪录“粘贴”于本表；
第二步，将粘贴后的存、取款分录，按总帐科目、日期、凭证号，“拼音、升序”重新“排序”；
第三步，将存、取现金科目全部删除；（因第一部分已有银行存、取现金相关分录）
第四步至第七步，操作方式与第一部分第三步至第六步相同，只是把1001现金科目，变换成“1002银行存款”科目。
注：第一、第二部分完成后，应将借方、贷方分别加总，看一看借、贷双方是否相等，以检查在以上操作中有、无错误。
（六）将《转帐分录日记簿》输入《***公司经济业务流水清单》第三部分；
第一步，将《转帐凭证日记簿》借方、贷方纪录“粘贴”于本表；
第二步，将粘贴后的转帐分录，按总帐科目、日期、凭证号，“拼音、升序”重新“排序”；
（七）将各总帐科目中的二级账户按“拼音、升序”重新“排序”；
（八）在最末一行，加计“总计”验算，借方、贷方金额应该相等。
以上操作完成后后，排版、打印成：《附表二 ***公司经济业务流水清单》（如附表）
细流水“Excel”表格内容的编制：可以灵活、随心所欲的、反映以上经济信息。
（一）
（二）
1、
2、
如一个时期重点是收入和费用，可以把收入和费用“细化”或“着色”显示；又如这一时期着重关注应收、预收货款变化情况，可以把应收、预收货款的二级科目重点显示；这样的按不同重点、有繁有简的编制出的《细流水——收支清单》，把呆板、枯燥的数字，变成“跳动于纸上的鲜活信息”。
如果把公司计算机用网络连接，把每期的细流水“Excel”表格输入到经理们“笔记本”内、或邮箱内、或者陆续打印、结集成册，可供公司经理们随时、随地的浏览公司财务信息，使之成为公司经理们的好资料、好伙伴，对企业生产经营肯定起着绝对作用的。达到会计记帐的终极目的。
四、登记明细分类账
（一）根据企业规模，按资产类、负债类、权益类和损益类分别设置明细分类账；
（二）明细分类账户的设置，按“拼音字母”升序次序，变动排列。采用序时报告式；
（三）明细分类账户格式与《经济业务流水清单》格式相同，但在后面加“余额”栏；
（采用A4纸、竖排版、字号五号）
（四）建账时：有上年结转金额的账户：
1、输入日期——“2007/01/01”
2、摘要——“上年结转”
3、科目及编号——***科目
4、子目——***子目
5、“借方金额”（或贷方金额）；（结转金额不放在余额栏）
6、每个账户只留两行“空格”，在最末一行，输入：
6-1输入日期——“2007/12/31
6-2摘要——累计
6-3累计行计算Σ借方金额、Σ贷方金额
6-4累计行余额，资产类科目=Σ借方金额-Σ贷方金额
负债及权益类科目=Σ贷方金额-Σ借方金额
（五）登记明细分类账
1、按《经济业务流水清单》上的“各科目发生额”，分别按资产类、负债类、权益类和损益类依次分别粘贴到各类明细分类账户的尾端；
2、“选定全部区域”按“科目、日期、凭证号”升序排列；（排列后即完成登账工作）
3、用Σ计算“累计金额”和（借方累计-贷方累计）=月末金额（资产类明细科目）
4、资产类一级科目“月末金额”=Σ资产类科目二级科目“月末余额
负债及所有者权益类一级科目=Σ负债及所有者权益类二级科目“月末金额”；
二、***公司2007年负债类明细分类账
三、***公司2007年权益类明细分类账
四、***公司2007年损益类明细分类账
五、登记总分类账
（一）编制《日（月）计表》
（二）《日（月）计表》的编制过程：
第一步，建立“日（月）计表”文件夹并命名 ；
第二步，将《******公司经济业务流水清单》“移动复制”于该文件夹（1）内；
第三步，将每一个“一级科目”下面均插入（合计）行（借贷方只有一行的不做）；
第四步，（合计）行输入日期、一级科目；
第五步，分别计算出各个一级科目的借方、贷方合计金额；
第六步，将“一级科目合计金额”的“Exiel”表“复制”、“选择性粘贴”（数值）到贴入“日（月）计表”文件夹内（2）内；
第七步，将“日（月）计表”文件夹内（2）内的“合计”数字保留，其余细目删除；
第八步，在表的末端，添加“总计”行，看借、贷双方是否相平，以检查是否存在操作错误。
第九步，排版、保存。供登记《总分类账》使用。
附： ***公司2007年2月28日《 日（月）计表（2）》。
三、登记总分类账
（一）
总分类账户的设置，采用序时报告式。
（二）输入日期“2007/01/01”“上年结转”“借方金额”（或贷方金额）；
（三）粘贴本期《日（月）计表》于总分类账户尾端；
（四）“选定全部区域”按“科目、日期”升序排列；（排列后即完成登账工作）
（五）总账科目“有发生额的”，应在该科目下方插入：
5-1日期“2007-12-31”、
5-2摘要“累计”
5-3科目及编号“该科目编号、名称”；
5-4用Σ计算“累计金额”；
5-5计算：余额
5-5-1（借方累计-贷方累计）=月末金额（资产类科目）
5-5-3 Σ资产类一级科目“月末金额”=Σ负债及所有者权益类一级科目“月末金额”
5-5-4损益类一级科目Σ“借方金额累计” =Σ“贷方金额累计”。
六、报表（略）
王
2008年7月 14 日
（未经本人许可，请勿用于商业目的）
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会计电算化新思维核算程序实验——程序操作说明
一、记账凭证（《原始凭证粘存簿》）
（一）记账凭证的选用，可以根据公司规模大小、业务量多少情况，选用《现金收入凭证》、《现金支出凭证》和《转帐凭证》三种或《记账凭证》一种。单独设置出纳部门的公司，适宜用前一种，否则用后一种为好。用《记账凭证》编制分录可以多借多贷、可以同时反映银行存款和现金的收支情况，可以完整的反映“每笔业务交易”的全部状况，不受“一借一贷”、“一借多贷”、一贷多借“或部分现金、部分转帐必须分别填制《记账凭证》的限制。
（二）《记账凭证》日期，应该以本项业务实际发生的日期为准，不应按填制《记账凭证》当天日期填写，以免记入账簿后的信息反映失实。
（三）《记账凭证》编号，按三段式编写，前一个字为业务种类，第二个字为月份，第三个字是顺序号。
如一月份现金为X-1-1、X-1-2、X-1-3……；
银行为Y-1-1、Y-1-2、Y-1-3……；
转帐为Z-1-1、Z-1-2、Z-1-3……。
（四）《记账凭证》编号以现金、银行次序优先。一项业务同时出现现金、银行存款或转帐收支时，编号依次冠以字头X或Y，只有全部是转帐业务才冠以Z。
（五）《记账凭证》装订凭证时，也是按上述次序前后排列。这样，在日后查阅凭证时，可根据凭证编号，翻看几月、几号凭证。
（六）《记账凭证》的科目填写要规范，一级科目需按《企业会计制度——2002年版》规定的科目、编号填列。如 “1001库存现金”、“1122应收账款”、“2211应付职工薪酬”、“2221应付税费”等。
（七）二级科目不必编号，二级科目不管是全称、简称，只要求前后一致即可。
（八）《记账凭证》摘要填写应全面，要照顾到借、贷两方科目的需要。
如 ：以现金支票支取发放工资为例：摘要写“支票***#
这样无论是
贷：1002银行存款——**行，
摘要都能说明事实。
倘若摘要写成“支工资”，
借：1001库存现金，写“支工资”，就有些“词不达意”。
又如在做提取“社保费”分录时，摘要有的写成：“发工资”。因为提取社保与从工资表中扣减职工个人负担部分金额，编制在同一组会计分录上。但在记录分户账时，其他应付款二级帐户，无论是养老保险、失业保险、医疗保险和住房公积金等帐户，如果摘要都写成“发工资”了。就很难说明事实。所以，这组分录摘要，最好写成“职工负担社保费”或“企业负担社保费”——内涵比较丰富的词句，让每个子目摘要都能适用。
（九）附件要客观、充分。
凭证附件是反映交易真实性的证据。也是考核凭证编制正确性、合规性的依据。这里强调的“充分”，是所附凭证必须满足所列全部交易内容的需要。
如：某单位拿走支票，不能仅以经手人在支票存根上签名为依据，还必须得到对方财务部门的《书面证据》，如《发票》、《银钱收据》等。更不能以《红字发票》作为本公司支付的依据。
（十）《内部转帐凭证》附件也应充分，不可以用“摘要”代替。
如：提取折旧、摊销无形资产，要附《单项折旧计算表》、《无形资产摊销计算表》等。
其他摊提、调整事项，都需附上计算公式和帐项说明。
月末结转损益，不论收支，都应该附上当月的《明细表》才能符合“真实、完整”的要求。
更正纪录错误，要附上原纪录的复印件，以及标明错误部位和填写更正说明。
总之，附件客观、充分不应以会计本人“知情”为标准，应该让“证据说话”，更应该经得住历史的验证，不应因时间久远 “想不起来” 而影响事实的真实程度。
（十一）《记帐凭证》装订成册后，其功用就等同于《原始凭证粘存簿》。
（附：主要会计科目编号、名称表）
二、草流水
草流水是借用中国传统对日记账的叫法。它是在以现金为主体的基础上，不分交易性质，按时间顺序先后，逐笔、连续登记账目的一种形式。它在交易现场（外柜）登记。每日交易终了，连同现金，转到“内柜”轧帐。再登记到《细流水》。凭《细流水》过入《分类账》（俗称往来帐）。现在使用的《现金日记账（簿）》、《银行日记账（簿）》，实际上属于《草流水》的范围。
（一）《现金日记账》
凭《记账凭证》先后顺序，逐笔登记现金收支事项，并自动结出“余额”，以便随时与现金实际库存相核对。
（二）《银行存款日记账》，按开户行设二级账户。并按先后顺序，逐笔按户分别登记存款、取款以及结算利息等事项。《银行存款日记账》，要和《银行对帐单》相勾对，一般情况下，还要编制《银行存款余额调节表》，以便及时查出“错帐”、轧出《企业已收、银行未收》、《企业已付、银行未付》《银行已收、企业未收》、《银行已付、企业未付》等未达帐项金额和未达原因。
需要指出的是：《企业已收、银行未收》、《银行已付、企业未付》款项，如超过一定时限时，必须由出纳员及时上报主管，以便查明原因，及时解决问题。防止造成资金流失等弊端发生。倘若出纳员不这样做，经验证明：贪污、挪用等弊端发生的概率可能增大。
（三）《转帐分录日记簿》是本著作新增的日记簿。用以登记不涉及现金、银行的交易事项，即“非货币交易事项”。此外，月末调整分录和结平“虚账户”过程的分录，也登入《转帐分录登记簿》中。
以上日记账、备查簿都必须用《电子账》，为下一步记录《细流水》奠定基础。
三、细流水
所谓“细流水”是相对于“草流水”的传统叫法。它的功用有三：
（一）它是将本公司当天或一段时间的草流水账目，进行整理、汇总，使之成为直观醒目、排列有序的交易状况实录——《收支项目清单》；
（二）它是纪录总分类账、明细分类账的依据，也是“会计电算化核算程序”的起点；
（三）它也是为公司经理、主管人员找到“能够直接看懂会计账目、获取第一手会计信息资料的方法。”可以说，绝大多数的中小企业经理、主管对《收支项目清单》是看的懂的。
一是《收支项目清单》项目排列有序、直观醒目、易看易懂；
二是《收支项目清单》上的每个数字，代表着某项交易事项。而他们是的交易事项直接参与者、知情者，背后都有他们的故事；
三是《收支项目清单》微观的反映公司近期的生产、经营的实际状况，自然而然的会引起他们对公司近期目标和远期目标的联想。
由于细流水反映的是本企业最近时间段的业务经营收入项目和金额、成本费用支出项目和金额，债权、债务增减变化金额以及利润、纳税等管理层最为关心的信息，且“平面”直观、耐看易懂、切合实际，因此它必将受到企业经理、主管们的欢迎。
细流水——《收支项目清单》，可以通过“粘贴”登记到《总分类帐》、《明细分类帐》，记帐原理简单。能看懂《收支项目清单》，就能看懂《总分类帐》、《明细分类帐》。
为了证明“会计电算化必须能使企业经理、主管人员看懂、会计电算化必须从根源上，在保留《流水帐》的前提下进行”的课题，我用2007年北京某杂志社全年的账目资料，以“新思维核算程序”重新做账，以检验其实践效果。（为了替用户保密，账目资料内容已做了技术处理）
如附表，是该杂志社2007年2月1-28日的《收支项目清单》（即细流水）。
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会计电算化新思维
第一部分：对会计电算化的意见
我是一名会计工作者。从1948年到现在的六十年时间里，亲临了我国社会的巨大变革，参与了各个历史阶段的经济建设，同时也见证了我国会计事业的改革和发展。1952年以前，我国私营企业基本使用中式会计记账。1993年，我国实行《发展国民经济第一个五年计划》，全面引进苏联模式。会计上采用《借贷式复式记账法》以及实施“按不同所有制、不同行业”的《会计制度》，之后的一段时期，还采用“增减记账法”记账。1978年以后，随着我国改革开放政策的贯彻实行，国民经济迅猛发展，会计工作在社会上越来越得到重视。1993年7月，我国实行《新会计制度》并一律采用“借贷式记账法”和“国际会计制度接轨”。1998年以来更因为“会计电算化的引进和普及，使我国会计工作进入了一个全新的局面。多数企业搁置纸、笔、算盘，使用《会计软件》，会计人员只要输入《记账凭证》，就可以完成所有在过去需要做的几道手续——编制凭证、登记日记账和明细分类账、合并《记账凭证》和登记总账、结帐和编制《会计报表》。这真是一个不小的进步。然而，它是不是已经达到尽美尽善的程度了呢？我经过近三年多的观察和实践，可以找出至少有三方面不足。我并且提出相应的改进办法，供会计界的朋友们共议。
一、会计电算化、会计记账软件不能做到让企业经理、主管人员看懂
1989年至今，我一直做审计工作，而这一时间段，也是我国会计电算化由试点到普及的时期。在我所接触数以百计的中小企业客户中，绝大多数的经理是看不懂的会计账目的，特别是电脑记账。他们只能从会计报表中获得一些数目字。很难说他们的生产、经营活动与这些数目字有那些紧密联系和得到那些启发和灵感。会计账目、会计报表基本上是落在生产、经营活动后面的。有些经理，为了及时得到会计信息，另辟蹊径，自制一些表格让会计填报，既削弱了账目的功用，又无形中增加会计人员的负担。当前，企业会计账目、会计报表的最大功用，可能是应付来自方方面面的检查。
从会计地位来说，它是处在“中介人”的地位；从记账的目的来说，它是写给企业经理、出资者、“利害关系人”看的。你把帐分散地记在电脑中，他们怎样看的懂？一年后打印出来，这账对他们还有那些兴趣？
二、企业会计实行电算化后，对企业的管理呈现削弱的趋势
会计工作对企业的管理，是渗透在生产经营活动的方方面面，是在生产经营活动过程中参与管理。会计在用手工记账时，一些相关数据在记账过程中尚能留下记忆。有的能够达到“烂熟于心”、“过目不忘”的程度。这样的会计对生产经营活动的参与管理，成效是可想而知的。而改用电算化软件后，数据在电脑中自动生成。会计不能在记账过程中留下记忆，会计工作对企业的管理呈现削弱的趋势。
三、企业会计实行电算化后，增加了企业的记账成本
企业会计实行电算化，的确是快捷多了。一般情况下，由于自动化程度提高，应该节约劳动力。但是，会计工作是管理工作，是脑力劳动。它不因电算化程度提高而缩编岗位、裁减人员，节约人员开支。相反；由于要支付“软件和网络维护费用”更增加了企业的记账成本。
综上所述，会计电算化存在的这些缺陷有目共睹的，是无可争议的。怎么办？
“然则废釁钟欤？”答曰：“何可废也”。
针对以上情况，经过几年时间思考、实践，萌生新思维，提出以下改进意见。
第二部分：会计电算化新思维（上）
会计电算化新思维核算程序
一、恢复《流水账》——也称《日记账》，西方称之为《备查簿》。
为了使所记账目，能够被公司经理、利害关系人看懂，必须恢复被历史证明的、直观易懂的《流水账》。
（一）从中外会计历史看，《流水账》制度延续了几百年乃至上千年的历史时期，可见其存在的重要价值。
（二）《流水账》制度为何被《记账凭证》所代替？
《流水账》被《记账凭证》所代替，是一件不得已的事情。世界文明发展到二十世纪，进入工业化时代，私人企业从经营范围上，或是交易规模上，都有了很大的发展。公司的记账事务急剧膨胀，记账人员或由一两个人担任，发展到两个以上甚至更多的人员担任。众多的人登记账目都要从《流水账》做起。而每个公司，只有一本《流水账》，并且需不间断的使用。形成《流水账》要想保留自己的“记账时间”，就耽搁了他人“登记分类账”时间；此人占用《流水账》登记分类账，也就占用了别人使用《流水账》的时间 “供不应求”的尴尬局面。
会计先辈们为此想尽一切办法：
譬如在流水（日记）账里，开辟“现金专栏”，节约了总帐现金科目登帐的时间等。后来一度发展成多栏式的《日记总账》。把登记日记账和登记总账“合二为一”。1946年时，我在北京（北平）一家“钱庄”，就曾亲眼看见过《日记总账》，它是“订本、横排、对开”的样式，帐本打开后，收项在左页、支项在右页。
再后来，就有了《记账传票》。《记账传票》有四种：即《现金收入传票》、《现金付出传票》、《转帐收入传票》和《转帐付出传票》。实际上等于把原来订本使用的《日记账》“化整为零”，《日记账》的一行交易内容，等于一张《传票》的交易内容。《传票》中纪录的交易事项，涉及哪个会计子目登账，就传递到分管此账户的会计那里登帐。分帐会计登帐完成并签字后交给总账会计汇总。总账会计收集全部传票，按总账科目归类、汇总。无误后，编制《科目合并表》登记总账。自此：总分类帐改用按科目合并、汇总金额方式登记。
《记账传票》每月装订成册（客观上代替了《原始单据粘存簿》），其次序是按《科目合并表》的科目次序排列的。与原来按流水式登记的《日记账》次序不同。即打乱了每笔交易的时间次序，又破坏了每笔交易的完整性，给核对账目造成困难。于是改用《记账凭单制》。
《记账凭单》的使用：为“固定装订顺序、保持每笔交易的完整性，采取事先排定顺序号的方法，按会计科目次序，事先排序、编号。”如把借：现金分录，定为“1#凭单”则本期的借：现金分录 分别为1-1、1-2、1-3……号，登记总账时，按“一借多贷”合并记入总账科目。又如贷：现金分录定为“2#凭单”则本期的贷：现金分录，分别为2-1、2-2、2-3……号，登记总账时，按“一贷多借”合并记入总账科目。如此等等………。
《记账凭单制》比起《记账传票》，虽然“保留交易双方对应关系的完整”问题，但合并、汇总登记总分类帐，不如《记账传票》快捷、方便，因此，只使用了不到两、三年左右时间，就改用现在仍然使用的《记账凭证》。
使用时间比较长的是《记账凭证》，它是集借方、贷方为一体的《记账凭证》，每笔交易全部编制在一组《记账凭证》上，它还可以根据交易的复杂程度，采用“一借多贷”、“一贷多借”、“多借多贷”等复杂分录，从而保证了每笔交易的完整性。只是合并会计科目、汇总金额较为困难，多采取登记“丁字型”账户方法，计算各帐户借方、贷方发生额后，编制《科目合并表》登记总分类账。
（三）会计界先辈们，费尽心思，以《记账凭证》代替《流水帐》，解决了手工无法保证及时登记明细分类账和总分类帐的难题，却为“弃用了《流水账》”付出了高昂代价。加上西方借贷原理引进我国后，没能对企业经理普及，企业经理往往看不懂企业帐目。再加上当前的会计电算化的设计：一、只是对手工记账的模仿，二、是会计软件不如手工账直观、集中。就更进一步造成企业经理，看不懂会计账目的奇异现象。
（四）我之所以不惜篇幅，追述《流水账》被“弃用”的全部过程，是想要说明的一条真理，“如果会计电算化从历史根源上，在保留《流水帐》的前提下，着手解决手工记账当时难于解决的问题，何愁企业经理看不懂会计账目”。
往来账必须定期核对才能消除差错，避免涉诉案件发生
往来账记账形式大致可分三类：
这一类要求设置往来账户记账的企业、单位，必须时刻注意往来账户随时“结零”。不使“余额”长期挂账。否则，将因对账困难或不及时而造成损失。
第三类是综合多户往来记账法：即把在短期内能够清账的、临时性的往来账户综合在一个账户内，采用“序时平行记账方式”记账的记账方法。这种方法可以减少“开户的个数，节省账页、和记账时因翻看账页而耗费的时间。但在月末应编制《本账户余额明细表》，并且注意随时清账，不使其中某个账户挂账时间过长。
编制《本账户余额明细表》的方法是：
1、
2、
3、
4、
一、
（一）阳东刀具厂只设“备查部”登记，以《发货托运单》和《送货单》粘附在“备查簿”上，作为应收销货款的依据；收到货款在“备查部”进行登记。以此代替正规的“账簿”。
（二）北京刀剪店没有设置“应付账款-阳东刀具厂”账户，核算方法：
1、于收到阳东刀具厂发货后，填制《入库单》验收，暂不做账务处理；
2、付购货款时，凭阳东刀具厂开具的《增值税发票》做进货、付款做账务处理。把《增值税发票》和《送货单》、《入库单》“捏对”做付款附件；
3、发生退货、换货在开增值税票时抵消。付款后做账务处理。
（1） 入库部分： 如陈华娟为老乡进货42,187.00元、金经理直发部分11,400.00元、优惠让利10,255.00元、已退货抵款部分55,079.80元、送金经理礼品3,849.00元等阳东刀具厂都计算在发货金额内。北京刀剪店财务没有掌握准确数字；
1、
（1）收到阳东刀具厂货物，凭阳东刀具厂“出库单”“托运大票”，做“入库单”验收入库，凭“入库单”做“暂估进货”；（序时平行登记）
（2）等阳东刀具厂开来《发货票》时，冲“暂估进货”，记“应付账款”账；
（3）还款时凭《汇款单》冲“应付账款”账。
3、这样：
（1）阳东刀具厂“发出商品”账面金额与北京刀剪店“暂估进货”账面金额相一致；
（2）阳东刀具厂“应收账款”账面借方金额与北京刀剪店记“应付账款”账面贷方金额相一致；
（3）阳东刀具厂收到货款后冲减“应收账款”账与北京刀剪店还款时冲减“应付账款”相一致。
但是，阳东刀具厂与北京刀剪店的供销关系，是口头约定的、松散的供销关系。是“先送货、售完再付款”的经销关系。如果按增值税规定开票，就要按时交纳增值税和按时记销售收入、提前实现利润并缴纳所得税。而提前缴纳税款就意味着“流失”了流动资金。为了延时缴纳增值税、所得税，供销双方达成默契，迟开发票，违规避税。
三、以上审计结果，均附有相关“单据”，得到原、被告双方的确认。也获得区人民法院的采信。我们较好的完成了司法鉴证审计工作。
客户经济业务往来如果双方记账及时、单据完整、定期核对是出不了差错的。这次诉讼双方之所以在往来账目上出现差异，以致诉至法院，有以下几个原因：
一、
按照正常手续，阳东刀具厂发给北京刀剪店的货物，“按赊销和分期收款方式合同约定的收款日期的当天”应做销售记账的规定。
1、
（1）发给北京刀剪店的货物发出时凭“出库单”、“托运大票”记“发出商品账”；
（2）按合同约定的收款日期开《发货票》做销售收入，记“应收账款”账；
（3）货款收到后凭《汇款单》冲减“应收账款”账。
（4）双方退货、换货按以上相反的方式做账处理。
一、基本情况
北京市老字号刀剪店（简称北京刀剪店）与广东省阳东市刀具厂（简称阳东刀具厂），自1997年建立业务关系。阳东刀具厂是北京刀剪店的供货单位。至2002年年底，阳东刀具厂累计供货价值336.6万元，累计收款290.6万元，扣除残损、短缺和退换等19.2万元，应收未收北京刀剪店货款26.8万元。而北京刀剪店账面应付阳东刀具厂仅10.4万元。北京刀剪店不承认多欠的16.4万元部分。为此：阳东刀具厂起诉到当地区人民法院，要求北京刀剪店如数还款。北京刀剪店则要求对双方业务往来审计后，方能付款。区人民法院委托我所“对双方的财务账册进行财务审计”。
二、审计调查结果
（一）提供资料：
原告方-阳东刀具厂提供《送货单》、《托运单》、《1999年11月16日、2002年8月12日对账单》以及《发货、退货、收款记录本》等；
被告方-北京刀剪店提供1998年至2002年账册、记账凭证、及相关原始凭证等。
实际收款2,959,005.60元
