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浅谈OA系统如何实现审批文件自动分发

(2015-07-30 14:48:42)
标签:

财经

       来源:http://www.soft78.com/article/2015-03/f7b994dd4b7713b5014be28946b300bb.html  
      1、手工分发文件的困境
  文件审批完后,企业需要将其及时下发,以及时传达企业的各项公告、通知等信息,有的是发布给全体员工,有的是发布给全体领导人员,还有的是发布给部分指定人员等等。
  在传统的手工办公方式中,办公人员需要先打印文件,然后复印文件、盖章,再分别派送,或发传真给接收对象。这件事说起来容易做起来却很麻烦,因为经常需要进行大量的复印、装订工作,而派送则更是需要耗费大量的时间,而发传真后还要打电话确认对方是否收悉,文字是否清楚。有时候对于重要的文件,还需要接收人一一签字确认。
  所以这样一件很简单的事情办理起来往往是又费时、又费力,不但要耗费大量的办公用品,让一个大学毕业的文员处理这些很琐碎的事情,从人力资源的角度来说也是一种巨大的浪费。
  显然,企业需要一种新的办公方式,能够将审批完毕的文件自动、快速、准确的下发给相关人员,大大降低对人员、物品、时间的无效损耗。这正是OA系统的拿手好戏,华天动力OA系统是通过“分发阅读”的功能来实现文件自动分发的。
  2、什么是“分发阅读”
  所谓分发阅读,就是OA系统自动将审批文件分发给相关人员阅读,无需人工分发。相关人员在【待我阅读】中可以查看需要自己阅读的文件,但不能修改。如果阅读完毕,可以填写阅读意见,并标记为“已读”。
  同时,OA系统中正在审批的文件也可以实现自动分发阅读,分发阅读不影响原文件的正常审批流转。所以,无论是审批完、还是审批中的文件,都可以让系统自动分发,省去了人工操作。
  当然,如果企业觉得让OA系统自动分发“不方便”,还可以选择人工分发的方式。在流程中设置一个分发人,文件在审批完毕后会流转到分发人处,由他选择具体的接收人。这样既能够保证文件及时分发,也可以利用网络分发的方式节省大量人力物力。
  文件分发的对象则可以选择全体人员、一个人员、一个部门,或者多个人员、多个部门、多个部门和多个人员等各种方式(可以到www.oa8000.com上体验试用版)。
  华天动力OA系统提供了【表单监控】功能,管理员可以在【表单监控】中查看文件的阅读情况,包括已阅读人员、阅读时间、阅读意见等。还可以收回已分发的文件,或删除分发的文件,这样接收人在【待我阅读】中就无法看到该文件了。
  利用文件自动分发的功能,OA系统可以轻松的将原来需要半天甚至一天的工作,缩短为几分钟。
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