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项目管理之如何实现“一体五制”

(2013-04-23 13:37:59)
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项目管理

项目管理师

教育

  项目管理要建立以“一体五制”为核心的新型项目管理体系。“一体”是指一级管理专业分包的管理体制,这是项目管理的根本。主要在于削减管理层次、落实管理责任、硬化管理成本、增强核算意识、提高管理效率。“五制”是指项目经理责任制、项目成本核算制、项目招标制、项目审计制、项目公开通报奖惩制,这是项目管理的基本措施。以此对项目管理的关键人物和关键环节实行有效的激励、约束和控制,保障项目管理有效运行。

  中冶建工在传统的项目管理中实行的是由“工程项目指挥部”和属下的“二级项目部”组成的“两级管理体制”。前者主要负责工程项目的组织指挥协调,后者主要负责项目的具体实施,是独立核算单位,承担项目成本赢亏等责任,但又缺乏对人财物的支配权,导致责、权、利无法统一,管理关系混乱,无法有效落实管理责任。因此上下关系之间总存在着一些利益纷争和矛盾,严重影响管理效率。鉴于此,中冶建工通过不断探索,逐步形成了以“一体五制”为核心内容,包含项目薪酬制度、项目审计纪检联动制度、项目质量安全管理制度等严密配套的新型项目管理体系,奠定了项目管理精细化的体制基础。

  明确项目管理主体。项目组建模式是项目管理体制的核心和基础性内容。在新型项目管理体系中,每一项工程仅设立一个责任主体(项目经理部),即“一级管理”,项目经理部直接对企业负责,负责整个项目的组织、统筹、协调及实施;对存在多专业的工程项目经理部,下设专业分部,即“专业分包”,负责专业分包工程的具体实施,专业分部直接对项目经理部负责,以清晰责任关系,确保管理责任落实。

  落实项目经理责任制。一是要建立项目目标责任制。以项目经理与企业法人代表签订《项目管理目标责任书》的形式,明确项目经理部的责、权、利。二是要建立风险抵押机制。“风险抵押金”(具体额度视工程项目的专业性质和体量确定)是包含项目经理在内的所有项目管理人员,对实施项目的经济责任的一种具体体现。中冶建工将按时缴纳项目风险抵押金作为项目经理任职的必要条件。同时,对其余项目管理人员,将风险抵押金的实际缴纳额度作为其最终获得奖励高低的重要依据之一。转自项目管理者联盟

  强化成本测算、核算与分析。科学确立项目责任目标成本测算标准,合理项目责任水平。一是确立“项目责任目标成本略优于企业实际成本控制水平,逐步向同行业标杆靠拢”的基本测算原则。二是明确项目责任目标成本测算依据,包括:工程施工合同、协议、招投标文件;工程所在地《工程预算定额》、人工、材料、机械台班等市场价格水平;企业内部施工定额、劳动定额、材料消耗定额、机械台班定额和各种费用支出标准;企业内部成本管理和成本控制水平、同行业成本管控的平均先进水平;其他与工程相关的情况和信息资料,如工程项目二次经营空间、项目资金支付款条件、工期、安全和质量要求等。

  集中项目成本核算,强化项目成本监督。一是构建项目成本集中核算机制,实行项目财务人员派出制(项目财务人员由企业两级财务部门统一派出,按管理权限受财务部门直接领导),将工程项目成本核算收归两级财务部门,充分发挥会计核算监督职能,强化项目成本监管,促进项目成本核算制的有效落实。二是为实时掌握项目成本监控情况,实行了精细化的3周期成本分析制度,即开展月度成本分析、季度成本分析、年度终结成本分析。每个周期的成本分析都以成本管控目标为准进行,以避免成本失控。

  优化招标采购。执行项目招标制,明确项目招标范围。项目实施过程中的工程分包、劳务分包、材料采购、设备采购、设备租赁、周转材料租赁等能够用市场手段解决的经济活动,均须集中采购、集中招标,以降低成本。

  严格项目招标操作。为强化对项目招标活动的监管,按照招标事项及所涉金额对项目招标实行定级分类(分为重大招标、重要招标及一般性招标)。重大招标须有企业主要领导参加,重要招标须有企业分管领导参加,一般性招标则须有相关部门负责人参加,同时招标结果经由董事长办公会审批确定。

  明确审计范围。实行全数审计,所有的工程项目都属于审计范畴,落实项目审计制。同时改变单一的事后审计为事中和事后审计相结合,所有项目均须进行终结审计,且须待工程分包与劳务分包的结算经审计确认后方能支付分包尾款,重大项目和有异常情况的项目还须进行过程审计,实现从传统审计向现代审计的转变。

  进一步完善项目审计内容。从项目管理的关键环节入手,确立了项目目标责任书的签订及执行、工程(劳务)分包管理、项目财务管理、项目结算与竣工决算及其他等五大项目审计事项,并对五大项目审计事项的具体审计内容进行细化。

  严格界定审计时限。一是项目竣工验收并办理工程决算和内、外财务决算后10日内,启动项目终结审计。二是对工期在一年以上的项目,每年至少进行一次过程审计。三是对实施过程中成本严重超支已出现亏损,或出现重大异常情况的项目及时进行过程审计。四是审计部门可根据项目的运作实际和企业领导的要求等进行项目专项审计。

  实行项目成本风险预警监控。在实行项目过程审计、成本异常情况审计和项目终结审计相结合的项目成本审计制度过程中,当项目实际成本达到风险监控警界线时立即发出预警警报,进行过程详查,查明原因,并提出整改措施,避免成本失控,保障项目成本控制的合规合法性。

  针对完工已决算但未做终结审计的项目建立动态月报制度。两级财务部门按月向审计部门滚动报送完工已决算但未做终结审计的项目动态情况(包括工程项目名称、决算时间、决算值、计划终结审计时间等情况),以便于审计部门对完工已决算但未做终结审计的项目的监督管理。

  从一开始的项目组建模式一直到完工决算,每个步骤都有自己意义所在。项目管理者只有了解才能重视这些项目的各个事项,才能达到控制,才能把“一体五制”正确的应用到项目中去。

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