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大中型安防工程与竣工财务决算审计

2015-01-13 13:52:49
标签: 教育

大中型安防工程与竣工财务决算审计

自2008年奥运安保工程、世博安保工程,到近几年在全国兴起的平安城市建设、“天网覆盖”工程建设、全国公安机关图像信息联网建设等大型安防工程相继上马,投资规模越来越大,一个县,一个地级市动则百万、千万、上亿甚至数十个亿的资金投入,给安防行业带来了勃勃生机。为适应这一形势,近几年来,本人相继发表了一些技术文章,就建设中方案的编写、招投标文件的制作、工程的实施,直至工程的检测验收,都提出了一些指导性意见。但从这些年对一些县、市建设进行指导的工作中,发现很多建设技术思想对路了,施工质量做得不错,甲方(一般是主管建设的政府部门)满意了,承建公司却很难及时按照合同收回应得的收入。这当然有很多原因,但通不过工程竣工财务决算审计(以下简称决算审计),已经成为了一个主要原因。工程竣工、检测、验收合格了,该整改的部分整改完成了,一年半载通不过决算审计,甚至几年都通不过,工程时间拖长了,利润滩薄了,已经成为建设的常态。尤其这几年整治工程中的腐败,决算审计越来越严格规范,由于决算审计结果可能直接影响一些人的前途和命运,大家也就越来越谨慎、小心,反映到工程建设实践上,就造成决算审计越来越难通过,投入越来越难收回,参加建设的方方面责任越来越重大的现象。从整肃社会风气、工程建设的规范化、正规化角度看,这是好事。从参与建设的个人和单位角度看,这是必须面对的、残酷的现实。

本人是工程技术专业,对财务审计不大在行。通过这几年指导一些县、市大型工程建设中对决算审计过程的观察、学习、理解,就审计部门的一些要求、操作方式,以及建设参加单位(主要是甲方、承建方、监理方)响应审计工作的一些注意事项,进行一些探讨,如有不妥,欢迎指正。

一、 工程审计

工程审计是依据国家《审计法》等相关规定,对工程预算、决算在执行中是否超支,有无隐匿资金、节流收入和投资包干结余,以及有无以投资包干结余的名义私分建设投资的违纪行为等进行的财务核查。工程审计包括两大类型:工程造价审计和竣工财务决算审计。

根据规定,政府性投资的建设项目,一律要进行工程审计。即所有行政、事业单位的建设项目都要经过造价审计和财务决算审计。非政府性投资的建设项目,规模较大而且涉及的利害关系方面较多的(如房地产项目),也必须进行工程造价审计。

造价审计一般是对单项、单位工程的造价进行审核,其审计过程与乙方(工程承建方)的决算编制过程基本相同,即按照工程量套定额,由造价工程师完成。

竣工财务决算审计是工程竣工、检测、验收完成后,审计部门对各承包单位、监理、造价咨询单位及建设单位提交的工程结算资料所进行的审计活动。

二、工程结算审计的主要内容和工作方法

审计内容一般包括以下项目:

1.审核竣工结算编制依据

编制依据主要包括:工程竣工报告、竣工图及检测、验收文件;工程施工合同或施工协议书;施工预算或招标投标工程的合同标价;设计交底及图纸会审记录资料;设计变更文件及现场施工变更记录;经建设单位认可批准的施工技术方案、组织措施;预算外各种施工签证或施工记录;合同中规定的定额,预算价格,设备、材料价格;国家或地区新颁发的有关规定。审计时要审核编制依据是否符合国家有关规定,资料是否齐全,手续是否完备,对遗留问题的整改、处理是否合规。

2.审核工程量

(1)工程量是决定工程造价的主要因素,核定施工工程量是结算审计的关键。审计的方法可以根据施工单位编制的竣工结算中的工程量计算表,对照图纸资料进行计算来审核,也可以依据图纸重新编制工程量计算表进行审计。在经过的决算审计实践中,审计部门常用的方法一是要重点审核投资比例较大的分项工程,如前端采信息集点安装工程、各级平台安装调试工程、传输网络建设等。二是要重点审核容易混淆或出漏洞的项目。如前端点位安装设备的序列号,在核查时根据施工图纸、安装设备清单、监理工作日志等进行对应审核。三是要重点审核容易重复列项的项目。四是重点审核容易重复计算的项目。对于资料缺乏、无法相互印证的一般会拒绝审核。

(2)审核设备、材料用量及价差。设备、材料用量审核,主要是审核主要设备、材料的消耗数量是否准确,列入直接费的材料是否符合预算价格。设备、材料代用和变更是否履行相关手续,总价是否符合价差的规定,数量、实际价格、差价计算是否准确,并在审核工程项目设备、材料用量的基础上,依据预算定额统一基价的取费价格,对照设备、材料耗用时的实际市场价格,审核退补价差金额的真实性。

(3)审查隐蔽验收记录。验收的主要内容是否符合设计及质量要求,其中设计要求中包含了工程造价的成份达到或符合设计要求,也就达到或符合设计要求的造价。因此,作好隐蔽工程验收记录是进行工程结算的前提。目前,在很多建设项目中隐蔽工程没有验收记录,到工程验收或竣工结算时,施工企业才找有关人员后补记录,然后列入结算。有的甚至没有发生也列入结算,这种事后补办的隐蔽工程验收记录,不仅存在严重质量隐患,而且使工程造价提高,并且存在严重徇私舞弊腐败现象,因此,审计部门在审查隐蔽工程的价款时,一定会严格审查验收记录手续的完整性、合法性。验收记录上除了监理工程师及有关人员确认外,还要求加盖建设单位公章并注明记录日期,防止事后补办记录或虚假记录的发生,为结算审计减少纠纷扫平道路,有效地控制工程造价。

另一个重点是审查设计变更手续。设计变更应由原设计单位出具设计变更通知单和修改图纸,设计、校审人员签字并加盖公章,并经建设单位、监理工程师审查同意。重大的设计变更应经原审批部门审批,否则不能列入结算。审计部门在审查设计变更时,除了有完整的变更手续外,还十分注意变更工程量的计算,对计算有误的工程量要求进行调整,对不符合变更手续要求的不予列入结算。

(4)审查工程定额的套用。主要审查工程所套用定额是否与工程应执行的定额标准相符,工程预算所列各分项工程预算定额与设计文件是否相符,工程名称、规格。计算单位是否一致。正确把握预算定额套用,严格防止高套、错套和提高工程项目定额直接费等问题。

(5)审核工程类别。对施工单位的资质和工程类别进行审核,是保证工程取费合理的前提,确定工程类别,应按照国家规定的规范认真核对。

(6)审查各项费用的计取。建设安装工程取费标准,应按合同要求或项目建设期间与计价定额配套使用的工程费用定额及有关规定。在审查时,审计部门一般会审查各项费率、价格指数或换算系数是否正确,价差调整计算是否符合要求,并在核实费用计算程序时会注意以下几点:①各项费用计取基数,如安装工程间接费等是以人工费为基数,这个人工费是定额人工费与人工合调整部分之和。②取费标准的确定与地区分类工程类别是否相符。③取费定额是否与采用的预算定额相配套。④按规定有些签证应放在独立费用中,是否放在定额直接费中取的费计算。⑤有无不该计取的费用。⑥结算中是否按照国家和地方有关调整结算文件规定计取费用。⑦费用计列是否有漏项。⑧设备、辅料正负差调整是否全面、准确。⑨施工企业资质等级取费项目有无挂靠高套现象。⑩有无随意调整人工费单价。

(7)审查附属工程。在审核竣工结算时,对列入建设安装主体的水、电、暖与室外配套的附属工程,会分别审核,防止施工费用的混淆或重复计算。

(8)防止各种计算误差。工程竣工结算是一项非常细致的工作,由于结算的子项目多,工作量大,内容繁杂,不可避免地存在着这样或那样的计算误差,但很多误差都是多算。因此,审计部门会对结算中的每一项进行认真核算,做到计等横平竖直。防止因计算误差导致工程价款多计或少计。搞好竣工结算审查工作,控制工程造价,同时也会要求建设单位、监理单位及施工单位等方面人员的积极配合。要求出据的资料真实可靠。

3.审核施工企业资质

审计部门一般会严格审核施工企业的资质,对挂靠、无资质等级及无取费证书的施工企业,就会降低综合单价或审计确定综合单价及造价。

4.审核工程合同

工程合同审计是投资审计的一项重要内容,审计部门会仔细查阅相关文件资料是否齐全、合法合规。

当对合同文件有异议时,国内合同会按国内合同文件顺序解释执行,对涉及外企(设备供应或集成商)参与的工程,特别是按FIDIC条款订的合同,索赔费用会是重点审计对象。

以上是我所能了解的工程决算审计的审计内容,但各个地区财政审计部门依据的地方法规、审计规定有一些差异,实际情况也可能有所差异。

审计部门为较好的完成工程决算审计工作,也有一些实用有效的工作方法。不同地区财政审计部门所采用的审计方法不尽相同,归纳下来,常用的主要方法有以下几类:

1、分组计算

分组计算审查法是把预结算中的项目划分为若干组,并把相连且有一定内在联系的项目编为一组,审查或计算同一组中某个分项工程量,利用工程量间具有相同或相似计算基础的关系,判断同组中其他几个分项工程量计算的准确程度的方法。

2、对比法

本方法是用已建成工程的预结算或虽未建成但已审查修正的工程预结算对比审查拟建的类似工程预算的一种方法,结算审计中用的较少。

3、全面审查法

对于一些工程量比较小、工艺比较简单的工程, 编制工程预结算的技术力量又比较薄弱,可采用全面审查法。此方法具体审查过程与编制预算基本相同,比较全面、细致, 经审查的工程预算差错比较少,质量比较高, 但工作量大。

4、重点抽查法

重点审查工程量大或造价较高、工程结构复杂的工程,补充单位估价表,计取的各项费用的计费基础、取费标准等。此方法审查时间短,重点突出,效果好。

5、手册利用法

把工程常用的设备及构、配件,如前端图像信息采集点建设、机房环境建设、避雷接地网建设等按标准图集计算出工程量,套上单价,编制成手册,利用手册进行审查,以简化预结算的编审工作。

二、 大型安防工程各方应对工程结算审计的一些建议

如本文开篇所述,长期以来,参与大型安防工程的建设部门、承建公司和监理公司在遇到结算审计时,都会承受相当的压力。对于少数有一定实力的大单位、大型公司,高薪聘用专业的造价师、决算财务人员,编制决算报告,协调、推动、配合决算审计工作。一些中小型公司则利用经济手段,与社会上的财务公司签订决算报告编制合同,以通过决算审计。在决算审计遇到问题时,则通过人脉关系打通关节,解决问题。这些传统做法以后恐怕越来越难了。如何适应新形势下工程结算审计工作的变化,所谓提高认识、加强组织、分工负责之类的套话就不说了,提几点具体的建议吧。

1、 做好工程资料的编制、搜集、整理工作,制作合格的工程结算报告

所谓结算审计,实际主要是对工程资料的审计,因此,从工程的起始到工程的结束全过程中,除了做好工程的技术、质量、进度、成本控制外,还一定要按照相关的标准、程序做好工程所有资料的编制、搜集、整理、存档工作,并根据工程程序要求,对工程资料该论证的要论证,该审批的要报批,该会签的要会签,该核准的要核准。只有把这些工作做到位,才可能编制出符合决算审计要求的基础文件《xxx工程决算报告》。

《工程决算报告》都需要些什么资料?对资料有什么要求呢?由于中国的审计制度是从建筑工程开始的,对于信息化工程而言,只是近十几年才出现的“新事物”,各地尚无一个统一的标准,在信息化工程审计工作实践中,也都是参照建筑工程审计标准,各地做了一些不尽相同的修正。从经验上讲,我觉得起码有以下15项是应该做到的:

1)结算书:每项工程的结算书要求分两部分组成:第一部分是竣工图部分,要求包括施工图、图纸会审记录、设计变更、工程洽商记录、监理工程师通知或业主施工指令等部分的内容,这部分内容包括合同价和变更合同价,变更合同价部分按资料和计算书顺序逐项以“宗”计算;

第二部分由现场签证和其它有关费用组成,现场签证子目应按现场签证的时间先后排序,对项目内容一样,但签证单号不一样的要求合并在一起计价。上述两部分不应有重复列项的内容,用电脑编制的结算书要求提供相应的拷贝磁盘或光盘。

2)工程量计算书:工程量计算书应由工程量汇总表和详细工程量计算式组成,工程量汇总表排列序号、工程结算书排列序号及详细工程量计算式排列序号三者顺序应一致。详细工程量计算式上应注明图号、轴线位置(土建、市政专业适用);工程量应有详细的计算表达式、小计和合计,小计和合计应注明它们的范围,施工图、图纸会审记录、设计变更、工程洽商记录、监理工程师通知或业主施工指令等部分的内容应在工程量计算式中一次计算。现场签证应注明签证单号,对项目内容一样但签证单号不一样的要求合并在一起计算,但必须反映出合并后的总数由哪些签证单的哪几笔数组成。用电脑编制的工程量计算式应提供相应的拷贝磁盘或光盘。

3)施工合同:包括甲方(指业主)与乙方(指施工单位)签定的承建施工合同、经甲方确认的乙方与第三方签定的分包合同、各类补充合同、合同附件、合同协议书等,不仅要提供主体工程施工合同,而且要提供新增工程施工合同和变更工程施工合同,要求将上述合同文件列出总目录按顺序整理装订成册。

4)竣工图:用于结算的竣工图必须有施工单位竣工图专用章及其相关人员签字,同时要求有监理单位和项目部的审核人签字和单位盖章确认。图纸会审记录、设计变更、工程洽商记录、监理工程师通知或业主施工指令等内容均应反映在相应的竣工图上(具体如下:将变更或洽商内容简明扼要地标注在竣工图相应位置上,但必须注明标注的内容引自的具体位置,即由哪一本资料的哪一页哪一条而来)。对未在竣工图上反映的图纸会审记录、设计变更和工程洽商记录等,其费用的增减,结算审核时不予调整。

5)竣工资料:这里所指的竣工资料是指在工程验收时所需的所有资料。具体包括开工报告、竣工报告、工程质量检测报告、设备、材料检验报告、产品质量合格证、经业主批准的施工组织设计或施工方案、隐蔽工程验收记录、安装工程的调试方案和调试记录等。竣工资料要求监理单位和承建公司项目部负责人在确认表上盖章确认,以证明竣工资料上的相关内容(如使用设备、材料的品牌等)与需审核工程的实际内容一致。整理装订成册的竣工资料需编制总目录,并在每一页的下方统一编号,以便于查找。

6)图纸会审记录:要求按图纸会审的时间先后整理装订成册,然后在每一页的下方统一编号,以便于竣工图图纸会审记录标注内容的查找,对同一部位在不同时间的图纸会审记录必须以最后实施且完工的内容作为竣工图的标注内容。图纸会审记录须有各参加会审人员签字及会审单位盖章确认。

7)设计变更:要求按设计变更的时间先后整理装订成册,然后在每一页的下方统一编号,以便于竣工图设计变更标注内容的查找,对同一部位在不同时间的设计变更必须以最后实施且完工的内容作为竣工图的标注内容。设计变更要求有设计人员的签名及设计单位的盖章,同时要求有监理公司、咨询公司和项目部同意按相关的设计变更进行施工的签认意见和单位盖章确认。

8)工程洽商记录:要求根据工程洽商记录的时间先后整理装订成册,然后在每一页的下方统一编号,以便于竣工图工程洽商记录标注内容的查找,对同一部位在不同时间的工程洽商记录必须以最后实施且完工的内容作为竣工图的标注内容。工程洽商记录要求有设计人员的签名及设计单位的盖章,同时要求有监理公司、咨询公司和项目部相关人员的签字和单位盖章确认。

9)监理工程师通知或业主施工指令:要求根据监理工程师通知或业主施工指令的时间先后整理装订成册,然后在每一页的下方统一编号,监理工程师通知或业主施工指令只要求将涉及工程的内容标注在竣工图上,对同一部位在不同时间的监理工程师通知或业主施工指令必须以最后实施且完工的内容作为竣工图的标注内容。监理工程师通知或业主施工指令要求有监理公司、咨询公司和项目部相关人员的签字和单位盖章确认。

10)会议纪要:指工程质量、安全、技术、经济等现场协调或调度会会议纪要等。要求根据会议纪要的时间先后整理装订成册,然后在每一页的下方统一编号,会议纪要只要求将涉及工程的内容标注在竣工图上。会议纪要要求有项目办盖章确认。

11)现场签证:要求根据现场签证的时间先后整理(安装工程要分专业)装订成册,然后在每一页的下方统一编号,现场签证要求有监理公司、咨询公司和项目部相关人员签字和单位盖章确认。

12)设备、材料定价确认单:要求提供有建设、施工、审计三方签字盖章的定价确认单,方能作为结算计算依据,对每一份定价确认单必须有编号,分类归档成册;

13)招标文件:招标文件包括招标图纸、招标文件、招标答疑纪要、投标须知、问题澄清等。招标文件应整理装订成册,并编制总目录。

14)投标文件、中标通知书:包括技术标、商务标、投标承诺书、投标补充函、中标通知书。

15)其他结算资料:凡上述未提及而在结算评审中需要的资料均需提供,例如:施工日记、现场勘察报告、非常用的标准图集、应由施工单位承担而由建设单位支付的费用证明等。

由上述15条可见,整理出一份合乎要求的工程决算报告,需要整个工程的全部文件支撑。但在工程实践中,项目经理往往比较注重施工过程管理,而对工程文档的搜集、保管管理较为粗放。例如在很多工程进入整理资料阶段时,我会提醒项目经理在整理已装设备清单时,应将设备出厂序列号与安装位置在清单中进行关联,这让项目经理们很为难,由于前期工作做的不细,几千只摄像机已经安装在现场的高杆上,爬到杆上把摄像机生产序列号抄下来,工作量无疑是非常大的。另一个常见问题是对一些小的变更,往往是建设方、施工方和监理方在现场口头一商量就做了,没有形成规范的现场签证和记录,到编制决算报告时再根据回忆补充,有些已经忘掉了或者经手人员跳槽了,造成不必要的麻烦。

2、建立一支高素质稳定的造价、结算财务人员队伍。

虽然工程造价、结算需要建设方、承建方和监理方的共同努力,但编制决算报告主要是由承建公司承担的,因此承建公司应该配备一支高素质并且稳定的造价、结算财务人员队伍。从目前现状来看,一般工程公司比较注重相关技术、市场和工程队伍的培养和配置,往往不太看重造价、结算财务人员的培养和招录。而造价师、结算财务人员的工资水平相对较高,一些民营公司或中小公司为降低公司运营成本也不太愿意聘用这些人员。这是一种典型的占小便宜吃大亏的理念。遇到这样的公司老总,我对公司做好做强的前途不大看好。

3、 用风险管理的理念做好造价、决算审计工作

风险管理的基本思路是:“风险是可能导致资产损失的潜在因素” ;造价、决算审计工作一旦出现失误,肯定也会对建设单位和工程公司造成资产损失。因此“需要对风险作出反应,对潜在的威胁采取遏止的措施” ;并且应“将对策上升到风险管理的层面去规划和实施” 。

应对风险的对策,或者说风险管理策略一般有四个基本方法:

一是风险规避,意在回避风险发生之可能性,或者是放弃某项活动,以达到回避因从事该项活动而可能导致的风险损失。那么因为有风险,我们就放弃造价、决算审计,也就等同于不做任何建设,这显然是不可取的,此路不通。

二是风险转移:是指通过某种安排,将自己面临的风险全部或部分转嫁予其他个人、组织;对于一些中小公司或不具备造价、结算审计能力的公司,这不失为一个好办法。与财务、审计公司签订一个风险合同,先付一部分定金,将涉及审计的事情交给他去做,自己公司的项目经理、施工人员全力配合,审计通过后付清全部合同款。虽然付出了一定经济代价,事情也可圆满通过。

三是风险预防与控制。也就是公司具有完全能力,通过对审计工作可能存在的风险进行识别与分析,制定出完善的风险管理预案,通过决算评审。这是正道,是一个工程公司应该具备的素质

四是风险留置:指理性或非理性地主动承担风险。非理性留置风险是指对损失发生存在侥幸心理或者对潜在的损失程度估计不足而暴露在风险中;理性留置是指经过分析和评估,认为损失是可预见和可承受的。具体到造价、结算审计,对于一些非主流的、损失比较小,强求通过的代价大于损失的的单项审计项目,可以采取风险理性留置策略,删除这些项目,承担一些损失,以求整体审计的通过。

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