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职场技巧:碎片化时间管理

(2013-06-13 10:46:04)
标签:

职场心理学

职场技巧

碎片化时间管理

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分类: 职场心理

心理导读:鲁迅先生说:哪有什么天才,我只是把别人喝咖啡的时间用在工作上。我觉得这句话还有一层含义就是鲁迅先生一定也是具备了利用喝咖啡这种碎片化时间的能力。 ——www.xinli001.com



我常被学生问一个问题:你是大学老师要带课,又在外面做讲座做培训,又在网上教我们做简历,还有时间玩微博微信,一年还能出几本书,我们做学生都觉得时间不够用,你是哪里来的时间做这么多事情?而且我们觉得像写书这样的事情,离不开大块的时间,你一天到底睡几个小时?


这个问题也是很多职场人共同的苦恼。上班后你要兼顾工作和生活,你的时间会变得支零破碎,想做一点正经事情都抽不出整块的时间。


还有人抱怨像微博微信这样的新媒体工具,本来是想用来打发碎片化时间的,慢慢上瘾后,总是忍不住去刷屏,结果你很难静心完整地只做一件事,本来想用碎片时间发微信,发微博,结果我们反而习惯让大块的时间被碎片化,失去了专注做一件事情的能力。


如果解决这一困境?有的人提出要恢复专注静心做事的能力,这是一条出路,但我认为绝大多数人不能奢望通过重新获得大块时间来解决问题。


在读大学阶段你还有找到大块时间做事情的可能,但在职场,你是不可能指望你能轻易挤出大块时间做工作,有句老话:计划不如变化快。在现代职场,总的趋势就是工作时间越来越被碎片化,没有微博微信的时代,我们的工作时间早就被电话,邮件,QQ,会议打断成了碎片,而微博微信这样的移动媒体只不过加剧了这一趋势而已。


认识到这一点,我觉得真正的问题是人有没有办法利用碎片化时间完成系统的工作?或者说在碎片化时间工作模式下,我们依然能够保持连续和整体化的思考,同时又不丧失对时代的快速反应能力?


大多数人会有一种误会,认为重要的工作一定需要大块的时间来完成,比如写一份方案,难道不就是需要至少一个上午不受打扰的时间吗?


事实上我们仔细回忆写方案的过程,有两种情况,第一种情况是下笔有如神,给你一个安静的时间段,你可以一蹴而就;第二种情况,你写了好几个开头,都无法深入下去,只能换个时间再写。


为什么会有这两种不同的结果?其实答案很简单,写起来顺畅的方案往往是因为你原来就这个问题有很多的积累,所以给你一个安静的时间段就能下笔千言。假如你对要表达的问题缺少积累,给你再多的时间也无法写好。


明白这一点,你就会意识到,有些工作的确需要大块的时间,但如果不是提前做够铺垫,这些大块的时间并不会有效率。


所以我自己的习惯是“五分钟方案法”。也就是说:


一份完整的方案=5分钟构思+…+5分钟构思+半小时提纲+5分钟构思+…+5分钟构思+半小时提纲+5分钟构思+…+5分钟构思+2小时高效率写作+5分钟修改…


当我需要写一篇文章的时候,往往没可能安排一个白天甚至一个上午的时间,即便安排了我也没有灵感动笔。我会预留一个写作时间,在此之前,我会利用一切可以利用的碎片化时间构思。


这里介绍的构思可以是带着问题查资料找素材请教他人,也可以是随手写下一些灵感,这样的片段多了,我就会抽出相对完整的半小时,把碎片化灵感整合成一个提纲,或者一个小片段的文章,然后继续积累素材。攒的内容多了,我自然有写的欲望,那个时候两个小时就可以一口气写完5000字,甚至10000字的文章,而且质量还不错。


写方案如此,其实很多其它的工作也是如此。比如营销的策划,项目的计划,出版的书籍,很多智力劳动都可以这样利用碎片化时间加以完成。


鲁迅先生说:“哪有什么天才,我只是把别人喝咖啡的时间用在工作上”,我觉得这句话还有一层含义就是鲁迅先生一定也是具备了利用喝咖啡这种碎片化时间的能力。


这就是现代人必须建立的一种时间管理能力:利用碎片化时间完成大块的工作。我的很多朋友,都有这种能力。我们可以完成大块的工作,而且是利用碎片化时间组合完成的。所以我这里提出我的第一个建议:认真思考你认为需要大块时间完成的工作,看看能否分解成利用碎片化时间完成的工作。


我给很多朋友介绍完碎片化时间利用的经验后,他们觉得非常有道理。但是实施起来往往效果不明显。这里面一个重要原因是他们没有为自己的碎片化时间建立结构化管理思维。


下面我简单介绍一下我的方法:学会给每一种碎片化时间单位寻求多元化用途


现在你可以问自己一个问题,你可以利用的最小时间单位是什么?是一分钟还是三分钟?

你的1分钟可以干什么?

你的3分钟可以干什么?

你的5分钟可以干什么?

你的10分钟可以干什么?


大部分人面对这个问题往往很难给出超过3种以上的回答,有的朋友甚至全部回答刷微博。


当你的碎片化时间找不到合理的用途的时候,它的最大可能就是浪费在无意义的事情上。


所以我要求你为你的每一样碎片化时间单位找至少3~5种有价值的用途,比如3分钟时间内你可以回复一条短信,回复一个消息,收看一下不重要的邮件,刷一下微博,用手机练习一下手绘笔某个单点技巧,构思一条微博,查找一个方案素材…


然后你要进一步思考在地铁上的三分钟你能干什么?在办公室的三分钟你能干什么?在卧室里的三分钟你能干什么?


我的建议是动手做一张表格:把你的碎片化时间单位用途和你生活中的情景关联起来。


这样在任何场合你意识到你有几分钟的碎片化时间,你马上可以安排完成零碎时间完成一件小工作,而不是临时去想你能干什么。而一旦你的碎片化时间用途越多,你的时间支配自由度就越高,你就能自由组合时间碎片完成不同的工作。


这样慢慢你就能够学会把每天的碎片化时间串联起来完成一件重要的工作。比如我这篇文章就是利用交通路上一点一点攒灵感,然后花上1个小时时间整理出提纲,再通过各种交流途径得到大家反馈意见,然后又在上班路上继续攒灵感,等到一个相对不忙的时间封闭自己,再一口气把内容写出来,真正写作时间大概只花了1个小时。


总之我的意思是与其养成依赖大块时间才能集中注意力工作的习惯,还不如提前训练职场真正需要的碎片化时间利用能力。当然我并不是说有些工作不需要大块的时间,而是利用好碎片化时间,可以大大节约你的大块时间,或者提高你大块时间的利用效率。


文/秋叶


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原文链接:http://www.xinli001.com/info/5043/

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