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如何用Excel处理海量数据

(2012-11-20 16:38:00)
标签:

杂谈

分类: 技术参考

 

如果您不知道如何正确处理 Excel 中存储的大量数据,那么处理这些数据将是一件令人非常头疼的事情。 以下技巧*将帮助您提高工作效率,并增强您处理数百条数据的信心。

1. 冻结窗口
您是否曾经因搜索某个特定单元格或数值而在含有海量信息的 Excel 电子表格中进行过大量搜索? 这种情况所带来的常见问题是很难说清数值属于哪个类别,或换句话说,很难说清包含您所搜索的单元格的行和列的名称。 这时就需要使用称为“冻结窗格”的 Excel 选项。 它可以在屏幕上冻结已定义行或列,使您仍可在任意方向滚动显示数据。 此功能的工作原理如下:
  • 如果您在第一行中嵌入了数据名称,且您希望它们持续在屏幕上显示,那么请使用 Excel 命令“冻结首行”。 要执行此命令,请转到“视图”-->然后进入称为“窗口”的区域-->按下“冻结窗格”,并选择“冻结首行”。 从这时开始,您就可以随意滚动显示,但含有数据标签的顶行将始终保持不动。
  • 如果您的第一列中含有数据标签,且您希望向右滚动显示,以查看更多数据,则可重复前面的步骤,但请在最后一步选择“冻结首列”。 现在,您就可以向右滚动显示数据了,但第一列中的行名称将始终保持不动。
  • 那么,如果您希望同时冻结第五行和第二列,该怎么办呢? 使用 Excel 也能实现这一操作! 首先,找到所定义的行和列的交叉点。 在本例中,该交叉点为 B5 单元格(B 列在 Excel 中始终为第二列)。 从这一单元格向下并向右移动一个单元格。 这时,您将来到 C6 单元格,它就是我们所需要的。 再次转到“冻结窗格”,并选择“冻结窗格”。 这时,您冻结了一个包含 2 列和 5 行的长方形区域。 您可以向下或向右滚动显示,但这个长方形区域将保持不动。
“冻结窗格”选项对于输入数据也非常有用,因为您将始终看到您需要嵌入数值的正确单元格。

在完成对数据的作业后,如何关闭“冻结窗格”选项? 只需单击“冻结窗格”,然后选择“取消冻结窗格”即可。 就是这么简单!

2. 按行和列对表中的数据进行排序

让我们想象一下,您已在 Excel 中创建了一个 6 行 8 列的表格,并在其中填充了数据,为行和列赋予了名称。而现在,您希望从小到大(或从大到小)对数据进行排序。 不仅如此,您还希望能够按行和列进行排序! 在这种情况下,可以使用 Excel 的“排序”选项。 它可以允许您按照升序或降序、 以水平或垂直方式对数值进行排序。
  • 首先,请从左上角的单元格将鼠标拖拽到右下角单元格,选中含有数据的整个表格。
  • 转到“数据”-->找到“排序和筛选”区域-->然后按“排序”。
  • 随即将打开一个用于排序的新窗口。 现在,设想您希望按照升序对第一列中的数据进行排序。 要实现此操作,请首先选中“数据包含标题”。 此举可将数据标签与数据本身分隔开。 然后,按下“选项”并选择“从上到下排序”,因为您将对列中的数据进行排序(即垂直排序)。 在“顺序”字段中,选择“从 A 到 Z”,它的含义为按升序排序(“从 Z 到 A”则表示按降序排序)。 完成后,按“排序条件”,然后选择您希望排序的列的名称。 按“确定”。 现在,您将看到列中的数值以从低到高的顺序进行排列。 请注意,行中的内容会根据所排序列中的数值进行变化。
  • 接下来,您希望在给定行中对数据进行水平排序,例如第 4 行。 要完成此操作,请再次选中您的表格,并再次转到“数据”-->找到“排序和筛选”区域-->然后按“排序”。
  • 接下来,单击“选项”,并选择“从左到右排序”。 完成后,选择排序顺序(例如,从 Z 到 A),然后在“排序条件”字段中选择第 4 行。 最后,按“确定”。 这时,您将看到表中第 4 行(4 表示 Excel 能够辨识的行号,并非您的行标签)所存储的所有数值都将按降序从左到右排列。
通过这个简单的技巧,您可以快速对数据进行水平排序和垂直排序。

3. 分类汇总

Excel 最有用的地方就是能执行各种计算,甚至是在您尚未察觉的时候。 如果您至少有两列数据,且某些行的类别重复,那么下面的技巧将非常有用。 通过下面的示例,此技巧将简单易懂。 想象一下,您的 Excel 中包含有关汽车销售的原始数据。 表中共有 3 列: 城市、汽车品牌和汽车售价。 您希望首先根据城市级别来查看销售结果(我们假设这对您是第一个级别),然后您希望查看每个汽车品牌在每个城市的销售情况(我们假设这对您的分析是第二个级别)。 很奇怪吗? 使用 Excel,您可以轻松实现。
  • 首先,对于存储第一级别数据组的列,使用从上文中获得的技巧对列中的数据进行排序。 我们已经提到此级别为城市:
  • 既然您已经按城市对数据进行了排序,请突出显示整个表(包括标题),并转至“数据”-->找到“分级显示”区域-->然后按“分类汇总”。 随即将打开一个新窗口:
  • 在“分类字段”字段中,选择分组类别“城市”。 在“使用函数”字段中,选择“求和”,因为您希望查看总销售额。 在“添加汇总项至”字段中,选择“销售额”,因为您希望查看总销售额。 最后,按“确定”。
  • 现在,您将看到您的表格中多了几行内容,每行表示一个城市的总销售额。 在表格的底部,您还将看到“总计”行,显示所有销售的总额。
  • 太棒了! 那么,如何按汽车品牌显示某个城市的销售额呢? 为此,请再次选中整个表格,然后转至“数据”-->找到“分级显示”区域-->然后按“分类汇总”。 随即将打开一个新窗口。
  • 在此处,您只需更改一个字段,那就是“分类字段”。 这次,请选择“汽车品牌”。 按“确定”。 请注意: 应取消选中“替换当前分类汇总”字段!
  • 现在,您的表格又有变化了。 您的销售额不仅按城市汇总,而且按每个城市中的汽车品牌进行了汇总。

尝试更改数值,看看 Excel 会在汇总单元格中有何反应。 现在,您的销售经理就可以实时更新数据了: 有了这个有用的技巧,您就可以始终掌握最新信息了!
如果您希望撤销表格中的分类汇总功能,请执行以下操作: 转至“数据”-->找到“分级显示”区域-->然后按“分类汇总”。 在新窗口中,按“全部删除”。 就是这么简单!

*所有这些技巧都基于 Microsoft Office Excel 2010 (Windows),但其他 Excel 版本也能提供相同或相似的功能。 (只是菜单和性能可能有所差别。)

希望这些技巧对您有所帮助!

Microsoft 和 Excel 是 Microsoft 集团公司的商标。

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