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“疫情财务导师”——令才科技王泽:成熟的RPA技术与体系

(2020-02-14 12:18:53)
标签:

rpa

线上分享

王泽

财务机器人

分类: 管理案例

这次过年有些特别,因为又是年底又是月底,有些财务人为了结账没有回家,有些财务人回家里因为疫情又无法返工。

在这个情况下,特组织在线上进行分享,正好社群里的财总有成熟RPA的问题,于是就在我的社群里组织了一个线上的分享,特别邀请了曾任阳光保险共享中心总经理助理、现任令才科技CEO、会计作业众包平台创始人、FSSC资深专家王泽在线分享RPA实践运用的观点与经验,由我这里抛砖引玉,提出各种例如对RPA的问题,由王泽回答,包括很浅的问题,如RPA是否需要鼠标、显示器、是否需要单独的房间等到RPA成熟的技术、成熟的实现场景等,如下为内容整理,再次分享给大家:

“疫情财务导师”——令才科技王泽:成熟的RPA技术与体系

RPA是一种控制技术,用以控制鼠标、键盘的操作,代替人工去做一些具有流程性、标准化、固定操作电脑的业务场景。

例如个税申报:企业系统把申报表做出来后,原来需要财务登录税务局网站输入账号密码后,复制粘贴很多数据。而应用RPA后,RPA程序将自动登录财务管理系统,导出并整理薪金数据,随后登录国家个税申报系统,导出基础信息与财管信息比对,完成个税系统信息更新,最后导入工资薪金模板完成申报。

“疫情财务导师”——令才科技王泽:成熟的RPA技术与体系

如下为RPA已经在企业实施过的一部分场景案例:

1、银企对账:每日从多家非直连银行下载银行流水;将银行流水转换为标准模板,导入资金系统操作资金系统完成银企账务核对。

2、银行回单查询场景一:到外派业务员申请查询收入银行回单的邮件;邮件中提供的客户信息进入对应网银;在网银中查询交易是否成功;若成功截图回单发送给业务员,若不成功则返回“无回单”。

3、银行回单查询场景二:业务人员通过微信公众号发送查询指令;RPA根据配置规则进入NC系统查询是否有对应回单;将查询结果反馈给客户。

4、银行回单下载:登录网银;切换账号查询回单;将银行回单保存至指定路径。

5、银行余额截图: 登录网银;切换账号,查询各账号余额;完成余额截图,保存到指定路径。

6、每日推送误差:登录收入稽核系统;选择“收入投账”菜单下的“收入投账汇总”,点击导出;取应存现金数和实际银行到账数差异,整理excel表格定点定时自动发送指定邮箱。

7、税务申报:每月税务申报日从NC系统取相关经营数据;登录各地税局,将数据通过公式计算后填入对应栏中;完成申报后,发送邮件通知。

8、申报数据扣款核对:每月15日前税务组提供当天已申报扣的税种金额;进入NC系统,按照各税号对应扣款银行,查找扣款日期银行流 水是否有该笔税金支出;比对结果反馈税务组。

9、税会核对:登录发票认证平台、费控系统、Oracle系统获取基础数据;进行数据核对;将税会差异表、拟认证专票清单、进项税转出差异汇总表、通行费明细等推送给财务共享相关负责人。

10、进项税导入:登录发票认证平台,进入“进项管理”-“发票管理”-“发票 查询”条件选择,下载认证清单;登录增值税管理系统,导入清单。

11、开具发票:固定的时间进行AK3系统开票;有固定操作顺序步骤-导入数据.折分等;报错处理;开具发票。

12、海关报关:每日接收报关申请邮件;根据邮件信息进入业务核心系统查询相关数据;海关报关页面,填入数据,完成报关。

13、应收应付核对:每日固定时间点进入SAP查询应收应付余额;根据余额制作汇报表;登录银行网银查询相关交易数据;完成核对并更新SAP数据。

14、营业收入核对:每日固定时间点进入SAP查询前一日营业收入记账情况;将情况通过电子表展示;依次登录各门店业务系统,查询前一日各类收款渠道的收入情况;

15、挂账清理:每月3日接收邮件发送的挂账表;根据挂账表内容进入SAP查询对应凭证;

根据凭证号发送邮件追踪结转情况;收到情况说明邮件后,完成结转。

16、收入归集:每日定时在费控系统查询前日各渠道收入;导出表格后和Oracle中的数据完成核对;依据核对信息和公式出具差异原因,并邮件发送。

17、支出核对:每日定时在费控系统导出前日费用明细;将数据和Oracle中数据进行比对;寻找差异,并邮件发送。:

18、凭证自动生成:此场景包括营收凭证、应付凭证等多种类型凭证生成;.以营收凭证生成为例,每日登录财务管理系统,自动进入结算 管理模块-早教凭证;根据查询条件筛选凭证,点击“生成凭证”,点击“保存”。

19、凭证自动送审:登录Oracle系统,点击进入“总账制单-输入日记账”界面;依据条件完成法人切换;使用快捷键F11输入相关筛选条件,使用Ctrl+F11快捷键后逐一,点击送审凭证。

20、凭证自动审核:登录Oracle系统,选择界面右侧“完成列表”;勾选“全选”,点击“打开”,依次对信息判断凭证,点击“ 批准”;重复以上操作进行下一页所有凭证的审核。

21、凭证自动过账:登录Oracle系统,点击进入“总账制单-输入日记账”界面;依据条件完成法人切换;选择“总账批量过账程序”,在参数框中输入上一个月份,点击提交。

22、供应商维护:依据公司业务部门发来的邮件,对供应商信息进行维护;按照邮件内容进入供应商系统完成。:

23、客户、供应商审批:登录天眼查系统,进入OA系统判断是否存在待办事宜;依据公司规定进行审核客户、供应商进行审核;完成审批或暂退人工处理

24、物料数据维护:OA系统中待办事项下载流程01.SAP物料新增、扩充流程里面要维护表格;将表格里中财务视图(利润中心、价格控制符、评估类)按照 规则填写;将表格里中销售视图(物料组1)按照规则填写;把保存表格传到OA流程里面,点击右上角批准,流程结束。

25、账套建立:按照项目开设专项管理,每个项目需要在初期建立自己的账套;运营专员通过邮件发送账套建立申请;根据申请进入运维后台,依据规则完成账套建立;

26、异常数据监控:进入业务核心系统,实时刷新数据并将数据摘抄至Excel记录;根据规则将异常数据标红,并预警;根据预警邮件回复的信息完成后续处理

27、考勤审批:客户领导长期出差,又不想对考勤系统做深度开发;员工请假后,领导发送微信给机器人;机器人进入考勤系统完成审批。

28、赔款计算分析:理赔专员会将现场查勘后的定损数据导入业务系统;业务系统完成计算后得出赔款数据;机器人摘抄赔款数据,运用封装的公式完成合理性分析。

RPA运行成熟后,也可无需显示器,通常情况下显示器关着的情况较多,若有显示器也可监控RPA运行的情况,但从技术上讲,其实是无需显示器的。RPA属于数据小软件,类似QQ这样安装在电脑或者服务器上,如遇到断电或断网情况,RPA可保存好突发情况前的记录,重启后继续跑。一般情况下RPA无需运维和维护,这是由于因为RPA去解决的问题较标准和固定,运维起来较简单

 

“疫情财务导师”——令才科技王泽:成熟的RPA技术与体系

当前从市场上看,对于企业来说外部采购RPA的情况较多,其主要是由于这部分业务场景通常不属于核心业务,所以由外部采购,企业本身则专注精力去做其它事情。但在外资企业也有另外一种情况,企业购买外部技术后,内部再组建一个团队,在基本技术上根据业务场景进行二次开发,这通常发生在企业需求比较多,可能有几百个场景会用到RPA。

 

RPA对业务的要求比较高,业务标准化,RPA技术就可以实现。但还要看投产比。投产比的两个考虑因素在于:

1、RPA替代的人力成本是否能hold住;

2、业务流程是否一直固定。后期如果业务流程变了,RPA也需要在开发。RPA也可以定义为系统自动化的补充。哪个环节系统无法解决,需要人工操作的,就可以试试RPA。

 

小公司一般没有RPA需求,主要是由于业务量不够,投产比不合适。企业可以先将财务信息化做起来,再考虑RPA。除非能确定系统无法解决,则可采取用RPA解决。

若没有财务共享可以用RPA吗?RPA看业务特性,跟财务共享的组织模式没有太大关系。财务共享使用RPA多,是因为财务共享将业务集中在一起,业务量越大,RPA的投产比越好。而RPA能否应用,就在于业务场景的标准化程度,是否要用RPA就在于投产比。

本次分享分别从,RPA基础问题,技术需要以及应用场景出发进行探讨。疫情期间FSSC临时做了一些内容调整,针对FSSC会员最关注的的话题,每月将有2-3次线上内容分享。

关于分享的形式与内容,期待你提出更多建议和想法~2月28日《最新技术:无人财务室-智能财务应对新冠疫情》特邀三井住友海上火灾保险cfo郑永强总进行分享,敬请期待,如果大家有想听的内容或话题 可扫描二维码参与调研告诉我们哦~

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